أفضل برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والدخل للمرحلة الثانية

قريبًا أكثر من 90٪ من المنشآت في السعودية سيُطلب منها الامتثال الكامل لمتطلبات المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية من الهيئة العامة للزكاة والدخل، وهو التزام لا يقبل الخطأ. بالنسبة للمديرين الماليين وفرق المحاسبة، فإن ضمان الامتثال لا يعد مجرد التزام قانوني، بل ضرورة استراتيجية للحفاظ على كفاءة العمليات وتجنب الغرامات المكلفة. يُعد اختيار البرنامج المحاسبي المناسب أساسي لتحقيق هذا الهدف، من خلال أتمتة الامتثال، وتوفير سجلات جاهزة للتدقيق، وتكامل سلس عبر العمليات المالية.

يستعرض هذا المقال أبرز البرامج المحاسبية الموثوقة والمعتمدة من قبل الهيئة، ويحدد الميزات الأساسية المطلوبة للامتثال بالمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية، ويقدم إرشادات عملية للمحترفين الماليين لاتخاذ قرارات مستنيرة.

أهمية الامتثال التنظيمي للشركات في السعودية

يُعد الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والدخل شرطًا أساسيًا لجميع الشركات العاملة في السعودية. تُدخل المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية التزامات متقدمة، بما في ذلك الفواتير الإلكترونية المنظمة، والتقارير في الوقت الفعلي، والتكامل مع أنظمة الحكومة. قد يؤدي عدم الامتثال إلى فرض غرامات كبيرة، وتعطيل العمليات، وزيادة التدقيق. إلى جانب الالتزام القانوني، يُحسن الامتثال لهذه اللوائح دقة البيانات، ويقوي الرقابة المالية، ويعزز الشفافية، مما يمكّن فرق المالية من اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.

المتطلبات الأساسية للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية وتأثيرها على الشركات

تمثل المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية تقدمًا مهمًا في التحول الرقمي للامتثال الضريبي. على عكس المرحلة الأولى، التي ركزت بشكل أساسي على إنشاء وأرشفة الفواتير الإلكترونية، تُدخل المرحلة الثانية فواتير إلكترونية منظمة (بتنسيق الفاتورة)، وتكاملًا في الوقت الفعلي مع أنظمة الهيئة، ومتطلبات تقارير محسنة.

تقدم المرحلة الثانية من متطلبات الفوترة الإلكترونية للهيئة العامة للزكاة والدخل، التي دخلت حيز التنفيذ في 1 يناير 2023، متطلبات أساسية لتعزيز الامتثال الضريبي ونزاهة البيانات:

• التكامل في الوقت الفعلي مع الهيئة يجب على الشركات دمج أنظمة الفوترة الخاصة بها مع منصة فاتورة التابعة للهيئة عبر واجهة برمجة التطبيقات (API). يتيح هذا التكامل التحقق والموافقة الفورية على الفواتير، مما يضمن الامتثال الفوري ويقلل من الأخطاء اليدوية.
• تنسيقات الفواتير المنظمة يجب إنشاء الفواتير بتنسيقات منظمة مثل XML أو PDF/A-3 مع XML مدمج. يسهل هذا الهيكل المعالجة الآلية ويضمن الاتساق عبر المعاملات.
• المصادقة الرقمية والأختام التشفيرية يجب أن تتضمن كل فاتورة ختمًا تشفيريًا (CSID) صادرًا عن الهيئة ورمز QR يحتوي على تسعة علامات بتنسيق TLV base64. تؤكد هذه العناصر على أصل الفاتورة ونزاهتها، مما يمنع التلاعب والاحتيال.
• جداول التقارير الإلزامية يجب الإبلاغ عن الفواتير المبسطة (B2C) إلى الهيئة خلال 24 ساعة من الإصدار. يضمن هذا المتطلب تقديم البيانات في الوقت المناسب ويعزز الشفافية.
• الاحتفاظ بالبيانات والأرشفة يُطلب من الشركات تخزين الفواتير الإلكترونية والوثائق ذات الصلة بأمان لمدة لا تقل عن ست سنوات. تدعم هذه الممارسة الجاهزية للتدقيق وتضمن الامتثال لفترات الاحتفاظ القانونية.

يجب على الشركات التأكد من أن برامجها المحاسبية قادرة على إصدار الفواتير المتوافقة، والتحقق منها في الوقت الفعلي، والحفاظ على سجلات آمنة وقابلة للتدقيق. يضمن تطبيق المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية ليس فقط الالتزام التنظيمي، بل أيضًا تحسين الكفاءة التشغيلية ودقة البيانات والشفافية في العمليات المالية.

الميزات الأساسية للامتثال السلس للمرحلة الثانية

يُعد اختيار البرنامج المحاسبي المناسب أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تسعى للامتثال للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية من الهيئة. يجب على المحترفين الماليين التركيز على الحلول التي توفر الميزات التالية:

1. الفوترة الإلكترونية الآلية للمرحلة الثانية يجب أن يقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء الفواتير المنظمة، والتكامل مع منصة فواتير الهيئة، وتطبيق الأختام التشفيرية ورموز QR بدون تدخل يدوي.
2. التحقق والتقارير في الوقت الفعلي يجب أن يكون النظام قادرًا على التحقق من الفواتير في الوقت الفعلي، والتنبيه عند وجود أخطاء، وإنشاء تقارير متوافقة مع الجداول الزمنية للامتثال.
3. تخزين البيانات الآمن وسجلات التدقيق يجب أن يحافظ البرنامج المتوافق على سجلات مشفرة لجميع الفواتير للفترة الزمنية المطلوبة ويقدم سجلات تدقيق كاملة للفحص.
4. الوصول متعدد المستخدمين وسير العمل للموافقات يسمح إدارة سير العمل القوية لعدة مستخدمين بالتعاون بشكل آمن، والموافقة على الفواتير، والحفاظ على السيطرة على العمليات المالية.
5. الدعم ثنائي اللغة والعملة المحلية يجب أن يدعم البرنامج واجهات باللغتين العربية والإنجليزية، مع التوافق الكامل مع معاملات الريال السعودي لضمان سهولة الاستخدام للفرق المالية المحلية. معرفة المزيد عن: أهمية دعم تعدد العملات واللغات في المحاسبة لتوسع الشركات في الخليج.
6. التكامل مع أنظمة ERP والمالية يقلل التكامل السلس مع أنظمة المحاسبة أو ERP أو الرواتب من إدخال البيانات يدويًا، ويُحسن الدقة، ويسرع التقارير.
7. التحليلات ولوحات المعلومات تتيح لوحات المعلومات المتقدمة للفرق المالية مراقبة حالة الامتثال، وأحجام الفواتير، واتجاهات المدفوعات بكفاءة.

اقرأ أيضًا: مقارنة بين أفضل برامج المحاسبة في السعودية.

أفضل الحلول المحاسبية الموثوقة والمعتمدة من الهيئة للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية

هناك العديد من البرامج المحاسبية في المملكة العربية السعودية المعتمدة أو المعترف بها من الهيئة للامتثال للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية. يضمن اختيار حل موثوق التكامل السلس مع أنظمة الحكومة، والفواتير الدقيقة، والتقارير الآمنة. تشمل الخيارات الرئيسية:

1. وافِق هو برنامج محاسبي وضريبي معتمد من الهيئة مصمم لتبسيط الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

الميزات الرئيسية:

• الامتثال الكامل للمرحلة الثانية من الهيئة: يضمن وافيـق أن جميع الفواتير تُنشأ بتنسيقات XML وPDF/A-3، متوافقًا مع متطلبات البيانات المنظمة للهيئة.
• تكامل سلس مع أنظمة ERP: يقدم البرنامج واجهة REST API حديثة وسهلة الاستخدام، مما يسمح بالتكامل التلقائي مع أي نظام ERP لإنشاء وإرسال الفواتير.
• قابلية التوسع: تم تصميم وافِق للتعامل مع ملايين الفواتير، مما يجعله مناسبًا للشركات بجميع أحجامها.
• إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني: يمكن إرسال الفواتير مباشرةً للعملاء مع مرفقات PDF، مما يسهل عملية الفوترة.
• واجهة سهلة الاستخدام: توفر واجهة وافيـق البديهية سهولة في الاستخدام وتقليل منحنى التعلم للفرق المالية.

2. SAP هو حل شامل لإدارة السفر والمصروفات يتكامل مع حلول ERP الشاملة من SAP.

الميزات الرئيسية:

• التكامل مع الهيئة: يقدم SAP ميزات تدعم التكامل مع متطلبات الهيئة للفوترة الإلكترونية، مما يسهل الامتثال التلقائي.
• إدارة مركزية للوثائق: يقوم النظام بمركزية وتسهيل دمج حلول SAP مع السلطات الضريبية والشركاء التجاريين عالميًا.
• الامتثال العالمي: على الرغم من تركيزه على إدارة السفر والمصروفات، فإن إمكانيات التكامل في SAP تدعم الامتثال لمختلف اللوائح الضريبية حول العالم، بما في ذلك متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية.

3. Oracle NetSuite هو حل ERP سحابي يقدم إمكانات شاملة لإدارة المالية والمحاسبة.

الميزات الرئيسية:

• التكامل المباشر مع الهيئة: يوفر NetSuite تكاملًا سلسًا مع الهيئة، مما يمكّن الشركات من معالجة الفواتير الإلكترونية مباشرة وبأمان من حساب NetSuite الخاص بها.
• دعم امتدادات UBL: يمكن للحل إنشاء امتدادات UBL بالقيم المطلوبة مثل SignatureValue وX509Certificate، لضمان الامتثال لمعايير الهيئة للمرحلة الثانية.
• أتمتة إنشاء الفواتير: يقوم NetSuite بأتمتة عملية إنشاء الفواتير، مما يضمن أن كل فاتورة متوافقة مع معايير الهيئة.
• التقارير في الوقت الفعلي: يقدم النظام تقارير مالية وتحليلات في الوقت الفعلي، مما يساعد على مراقبة الامتثال واتخاذ القرارات.

4. TallyPrime - تالي برايم هو برنامج محاسبي مصمم للشركات الصغيرة والمتوسطة.

الميزات الرئيسية:

• الامتثال لمتطلبات الهيئة: يتوافق TallyPrime بالكامل مع متطلبات الهيئة للفوترة الإلكترونية، بما في ذلك إنشاء رموز QR، وحساب الضرائب بدقة، وتضمين جميع الحقول المطلوبة.
• إنشاء الفواتير دون اتصال بالإنترنت: يتيح البرنامج للشركات إنشاء الفواتير الإلكترونية حتى بدون اتصال بالإنترنت لضمان استمرارية العمل.
• الدعم ثنائي اللغة: يدعم TallyPrime كل من اللغتين العربية والإنجليزية، لتلبية احتياجات بيئة الأعمال المحلية.
• واجهة سهلة الاستخدام: تسهّل الواجهة البديهية عملية الفوترة وتقليل الحاجة للتدريب المكثف.

كيف يساعد وافِق الشركات على الامتثال للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟

يوفر وافِق حلاً متكاملاً لضمان قدرة الشركات في المملكة العربية السعودية على الامتثال بسلاسة لمتطلبات الهيئة للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية. تُبسط ميزاته المتقدمة دورة الفواتير بالكامل وتقلل الأخطاء، وتوفر وقتًا ثمينًا لفرق المالية.

الفوائد الرئيسية:

• إنشاء الفواتير تلقائيًا يقوم وافِق بإنشاء الفواتير المنظمة تلقائيًا بتنسيقات XML وPDF/A-3 مع الأختام التشفيرية المدمجة ورموز QR، مما يلغي الأخطاء اليدوية.
• التحقق والإرسال في الوقت الفعلي يتم التحقق من الفواتير في الوقت الفعلي عبر منصة فواتير الهيئة، مما يضمن الامتثال الفوري وتقليل خطر الرفض أو مشاكل التدقيق.
• الأرشفة الآمنة وسجلات التدقيق تُخزن جميع الفواتير بأمان وتكون قابلة للتدقيق بالكامل لمدة تصل إلى ست سنوات، مما يفي بمتطلبات الاحتفاظ القانونية للهيئة ويضمن الجاهزية للتدقيق.
• واجهة ثنائية اللغة ودعم العملة المحلية يمكن لفرق المالية العمل بكفاءة باللغتين العربية والإنجليزية، مع دعم كامل للمعاملات بالريال السعودي، مما يعزز سهولة الاستخدام والدقة.
• التكامل مع أنظمة ERP والمحاسبة يتكامل وافِق بسلاسة مع أنظمة ERP والمحاسبة الحالية، مؤتمتًا عملية إنشاء الفواتير، ومقللاً من إدخال البيانات المكرر، ومحسنًا دقة المالية.
• لوحات معلومات متقدمة للامتثال يوفر النظام رؤى في الوقت الفعلي حول حجم الفواتير وحالة الامتثال، والموافقات المعلقة، مما يتيح لمديري المالية مراقبة العمليات واتخاذ القرارات.

اقرأ أيضًا: دليل تفصيلي معمق حول إعداد وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق للشركات السعودية

يُعد اختيار البرنامج المحاسبي المناسب أمرًا أساسيًا للامتثال للمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية من الهيئة. توفر حلول مثل وافِق أتمتة إنشاء الفواتير والتحقق منها، بالإضافة إلى رؤى فورية وأرشفة آمنة، وتكامل سلس مع أنظمة ERP. باستخدام نظام موثوق ومتوافق، تقل الأخطاء، ويوفر الوقت، وتصبح الجاهزية للتدقيق أمرًا سهلاً.

الأسئلة المتداولة حول البرامج المحاسبية المتوافقة مع الهيئة للمرحلة الثانية

ما الذي يجعل البرنامج المحاسبي متوافقًا مع الهيئة للمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

يجب أن يولد البرنامج المتوافق فواتير بتنسيقات منظمة (XML وPDF/A-3)، ويضمن تضمين الأختام التشفيرية (CSID) ورمز QR يحتوي على الحقول المطلوبة بتنسيق TLV، والتحقق من الفواتير في الوقت الفعلي عبر منصة فواتير الهيئة، وتخزين جميع الفواتير بأمان لمدة لا تقل عن ست سنوات. كما توفر الحلول المتقدمة تكاملًا سلسًا مع أنظمة ERP لأتمتة سير عمل الفواتير.

هل يمكن استخدام أي نظام ERP مع المرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية؟

الأنظمة التي تسمح بتصدير البيانات المنظمة والتكامل عبر واجهة API مع الهيئة فقط هي المناسبة.

ما المخاطر المرتبطة باستخدام برامج غير متوافقة؟

قد يؤدي استخدام برامج غير متوافقة إلى رفض الفواتير وفرض غرامات، ومشكلات في التدقيق، ومخاطر سمعة الشركة، كما قد تواجه الشركات عدم كفاءة تشغيلية بسبب التصحيحات اليدوية ومتطلبات التقارير الإضافية، لكن يخفف استخدام برامج معتمدة هذه المخاطر.

كيف يمكن للشركات ضمان أرشفة آمنة للفواتير الإلكترونية؟

تطلب الهيئة تخزين الفواتير الإلكترونية بأمان لمدة لا تقل عن ست سنوات. توفر الحلول المتقدمة تخزينًا مشفرًا وسجلات تدقيق، والتحكم في وصول المستخدمين لضمان سلامة البيانات وقابليتها للتتبع والامتثال أثناء التدقيق.

هل الدعم ثنائي اللغة ضروري للشركات السعودية؟

نعم. العديد من الشركات تعمل باللغتين العربية والإنجليزية. تضمن البرامج ذات الواجهات ثنائية اللغة دقة التقارير وتقليل الأخطاء، وتعزز اعتماد الفرق المالية متعددة اللغات.

كيف تؤثر المرحلة الثانية على الفوترة B2C مقابل B2B؟

يجب الإبلاغ عن فواتير B2C إلى الهيئة خلال 24 ساعة من الإصدار، بينما تتطلب فواتير B2B تنسيقات منظمة مع التحقق التشفيري. تضمن البرامج المتوافقة أتمتة هذه الفروق، مما يقلل التأخيرات ويضمن الالتزام بالجداول الزمنية التنظيمية.