---
title: Wafeq help
pageTitle: Wafeq Help
description: Get help on using Wafeq
---

Learn how to use Wafeq.{% .lead %}

{% quick-links %}

{% quick-link title="Send an invoice" icon="installation" href="/wafeq-help/invoicing-and-receipts/creating-and-sending-an-invoice" description="Send your first invoice in less than a minute." /%}

{% quick-link title="Import your contacts" icon="presets" href="/wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts" description="Learn how to import your customers as contacts." /%}

{% quick-link title="Importing your invoices" icon="presets" href="/wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts/importing-your-data-2-4-invoices-and-bills" description="How to import your invoices from another system." /%}
{% quick-link title="How to use Sheet View" icon="theming" href="/wafeq-help/using-sheet-view/using-sheet-view" description="Sheet view is a powerful way to enter data quickly. Learn how to use it." /%}
{% quick-link title="Manage payroll" icon="theming" href="/wafeq-help/payroll/setting-up-payroll" description="Learn how to book salaries and send payslips to employees." /%}
{% quick-link title="Manage inventory" icon="theming" href="/wafeq-help/items-and-inventory/tracking-inventory" description="Let Wafeq automatically keep track of your inventory." /%}

{% /quick-links %}

---

## Don't have a Wafeq account yet?

Send your first invoice in a few minutes.

Go to [wafeq.com](https://www.wafeq.com) and create a new account for free.


---
title: مركز المساعدة
pageTitle: مركز المساعدة
description: إقرأ عن كيفية إستعمال وافق
---

تعلّم كيف تستخدم وافق.{% .lead %}

{% quick-links %}

{% quick-link title="أرسل أول فاتورة" icon="installation" href="/wafeq-help/invoicing-and-receipts/creating-and-sending-an-invoice" description="أرسل فاتورة مبيعات بأقل من دقيقة." /%}

{% quick-link title="إستورد عملاءك و مورديك" icon="presets" href="/wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts" description="تعلّم كيفية إستيراد جهات إتصال إلى وافق." /%}

{% quick-link title="إستورد فواتيرك" icon="presets" href="/wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts/importing-your-data-2-4-invoices-and-bills" description="كيف تستورد فواتيرك من برنامج آخر." /%}
{% quick-link title="إدارة الرواتب" icon="theming" href="/wafeq-help/payroll/setting-up-payroll" description="تعّلم كيف تدير الرواتب و إرسالها لموظفيك." /%}
{% quick-link title="إدارة المخزون" icon="theming" href="/wafeq-help/items-and-inventory/tracking-inventory" description="كيف وافق يقوم بتعقّب المخزون تلقائياً." /%}
{% quick-link title="إستعمال عرض الورقة" icon="theming" href="/wafeq-help/using-sheet-view/using-sheet-view" description="عرض الورقة مثالي للقيام بتعديلات عديدة بسرعة." /%}

{% /quick-links %}

---

## ليس لديك حساب بعد؟

أرسل أول فاتورة بأقل من دقيقة.

إذهب إلى [wafeq.com](https://app.wafeq.com/accounts/signup/) و إنشئ حساب مجاني للبدء.


---
title: Inviting users and managing users permissions
pageTitle: Inviting users and managing users permissions - Wafeq Help
description: Learn how to manage users in Wafeq.
section: account-settings
---

## Learn by watching

Watch this video on how to invite users to your Wafeq account and manage their roles or read on below.
[Inviting users and managing users' permissions](https://www.youtube.com/watch?v=8506AzyTWn8)

## Invite your users

To invite your users:

1. Go to your account’s Workspace, then click on Invite users.
2. Enter the user’s email, and in the Mapped to column enter their name. From the Role drop-down menu, choose one of the predefined roles you would like to give the user. Jump to roles or create a custom role.
3. The invite’s status will change to SENT.
4. The user will receive an email to accept the invitation.
5. Once the user accepts the invitation, the status of the invitation will change to ACCEPTED.
6. Since the user has now accepted the invitation, the Mapped to column in the Users tab will automatically be filled by Wafeq.

## Set up your user’s permissions per role

In the Roles tab, you will see the four system roles that Wafeq created by default. The Name column lists out these four system roles that a user can have in Wafeq: `Admin`, `Viewer`, `Accountant`, and `Employee`. On the left side of this column, you can view the number of users added to each role. The Permissions column lists out the various permissions given to the role.

### List of predefined roles in Wafeq

| Role       | Description                                                                                                                                                       |
| ---------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Admin      | Admins have full access to your Wafeq account.                                                                                                                    |
| Accountant | Accountants have full access to your Wafeq account, except for inviting users, managing users, and your subscription plan.                                        |
| Viewer     | Viewers have read-only full access, meaning they will not be able to modify anything in your organization. They will not be able to view the Manager Users sheet. |
| Employee   | Employees will have access to the Expense Claims module only if you map them to employee in the Mapped to employee column and set their Role to Employee.         |

### Creating your own custom roles

To create your customized user roles, enter your customized role’s `name`, then add `permissions` to specific modules that you deem necessary for your user’s role. Let’s say you want your HR employees to edit the Payroll tab and view the Aged Payables Report, then from the Permissions drop-down menu, choose the `Payroll Editor` and the `Aged Payables Report` permissions.

After creating the customized role, assign the role to the user by going to the Users tab and selecting the created role, in this case, the Human Resources role.

Your user will see only the specific modules that you’ve assigned to the customized role.


---
title: إدارة المستخدمين
pageTitle: إدارة المستخدمين - Wafeq Help
description: تعلم كيفية إدارة المستخدمين في Wafeq
section: account-settings
---

## دعوة مستخدمين

لدعوة مستخدمين:

1. انتقل إلى مساحة عمل حسابك، ثم انقر على `دعوة مستخدمين`.
2. أدخل البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم وفي عمود `اربط الموظف` اكتب اسمه. ثم اختر إحدى الأدوار المحددة في القائمة المنسدلة من عمود `الدور` لربطها بالمستخدم. ستتغير حالة الدعوة إلى مرسل.
3. سيتلقى المستخدم بريد إلكترونية لقبول الدعوة
4. بمجرد أن يقبل المستخدم الدعوة، ستتغير حالة الدعوة إلى مقبول
5. بما أن المستخدم قد قبل الدعوة، سيتم التعبئة التلقائية لعمود `اربط الموظف` في علامة تبويب المستخدمين

## إعداد صلاحيات المستخدم لكل دور

في علامة تبويب لأدوار، سترى أربعة أدوار نظامية قد أنشأها وافق بشكل افتراضي.
عمود `الاسم` يعرض أدوار النظام الأربعة التي يمكن للمستخدم أن يقوم بها: `مدير`، `مشاهد`، `محاسب`، و`موظف`. على الجانب الأيمن من هذا العمود، يمكنك رؤية عدد المستخدمين المضاف لكل دور. يعرض عمود `الأذون` الصلاحيات المختلفة الممنوحة للدور.

### أدوار النظام الإفتراضية

**المدير:** يتمتع المديرون بالإدارة الكاملة للحساب

**المحاسب:** يتمتع المحاسبون بالإدارة الكاملة للحساب، باستثناء دعوة المستخدمين وإدارة المستخدمين وخطة الاشتراك

**المشاهد:** يتمتع المشاهدون بالقراءة الكاملة للحساب، مما يعني أنهم لن يتمكنوا من تعديل أي شيء في مؤسستك. لكنهم لن يتمكنون من
رؤية صفحة إدارة المستخدمين

**الموظف:** من حق الموظفين إنشاء وتعديل طلبات مصروفاتهم فقط إذا قمت بتعينهم إلى دور الموظف في عمود الدور وربطهم لموظف في عمود
`اربط الموظف`

## إنشاء أدوار مخصصة لإحتياجاتك

لإنشاء أدوار مستخدم خاصة بك، أدخل اسم الدور المخصص في عمود `الاسم` في علامة تبويب الأدوار، ثم في عمود `الأذون` أضف الأذون التي تريد تعيينها للدور.
لنفترض أن موظف الموارد البشرية يريد إدارة صفحة الرواتب، فبإمكانك منحه الدخول إلى هذه الصفحة باختيارك `الرواتب` من قائمة الأذون المنسدلة.

بعد إنشاء الدور المخصص، قم بتعيين الدور للمستخدم بالانتقال إلى علامة التبويب المستخدمين وتحديد الدور الذي تم إنشاؤه. في هذه الحالة، دور الموارد البشرية.

سيرى المستخدم الصفحات التي قمت بتعيينها لدوره المخصص فقط.


---
title: Entering initial capital contributions
pageTitle: Entering initial capital contributions - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

You can enter initial capital contributions or investments used to fund your business.


## Step-by-step instructions
1. Go to `Bank transactions` on the left side menu.
2. Click on `Transactions` on the bank account you'd like to receive the funds into.
3. On the transactions sheet in a new row, enter the following:
- The `Date` the funds were received.
- A `Description`, for example, "Investment by Mr. Ahmed S.".
- The `Amount` received.
- Under `Classify to account`, choose `Owner's Equity`.

{% callout title="You can create your own Equity accounts" %}
You can create other `Equity` accounts in your `Chart of Accounts` if you're like finer control over the type of the investment.
{% /callout %}



---
title: إدخال مساهمات رأس مال أولية
pageTitle: إدخال مساهمات رأس مال أولية - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---


## الخطوات
لإضافة مساهمات نقدية أولية:
1. انتقل إلى صفحة `المعاملات المصرفية` في قائمة الجانب الأيمن. ثم اضغط على زر `المعاملات` للبنك حيث تم إيداع المال.
2. في صف جديد، قم بإدخال `تاريخ` الإيداع ثم أعطه وصفاً مثل “المساهمة النقدية الأولية”، ثم من قائمة `تصنيف لحساب` المنسدلة، إختار حساب `حقوقك ملكية المالك`.

{% callout title="أيقونة القيد الصفراء" %}
ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل المعاملة بنجاح.
{% /callout %}

---
title: Exchange gain or loss for invoices in foreign currencies
pageTitle: Exchange gain or loss for invoices in foreign currencies - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

Find out how Wafeq handles foreign currencies conversions and foreign exchange gains and losses automatically.{% .lead %}

## What happens when I create an invoice in a foreign currency?
When you create an invoice in a foreign currency, Wafeq will automatically convert that invoice to your base currency using the exchange rate prevailing on the date of the invoice.

## What happens when I record the invoice payment?
Once you record a payment against the invoice, Wafeq will automatically recognize an exchange gain or loss by fetching the exchange rate at the date of the payment. The gain or loss resulting from the difference between the exchange rate on the date of the invoice and the payment will be recorded against the `Exchange Gain or Loss` expense account on the date of the payment.

To view the exchange gain or loss amount, go to your invoices in sheet view and click on the `+` button in the payment column, then on the journal icon in the first column.

You will be redirected to the recorded payment transaction where you will see all of the accounts involved in this transaction, one of them being the `Exchange Gain or Loss` expense account that will either be debited or credited.

{% callout title="Pegged currencies" %}
If your base currency is SAR or AED, the exchange rate to USD is pegged at 3.6725 and 3.75 as per the Central Banks of UAE and Saudi Arabia.
{% /callout %}


---
title: الخسارة أو الربح في سعر صرف العملات للمبيعات بعملات أجنبية
pageTitle: الخسارة أو الربح في سعر صرف العملات للمبيعات بعملات أجنبية - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

يقوم وافق بحساب المعاملات بعملات أجنبية بشكل تلقائي من دون تدخلك. تعرف على كيف تتم هذه العمليات في وافق.{% .lead %}


## ماذا يحدث عندما أقوم بإنشاء فاتورة مبيعات بعملة الأجنبية؟
عند إنشاء فاتورة مبيعات بعملة أجنبية، سيقوم وافق بتحويل تلك الفاتورة إلى العملة الأساسية تلقائياً باستخدام سعر الصرف السائد في تاريخ الفاتورة.

## ماذا يحدث عندما أقوم بتسجيل دفع فاتورة مبيعات؟
بمجرد تسجيل دفعة مقابل الفاتورة، سيتعرف وافق تلقائياٍ على مكسب أو خسارة سعر الصرف من خلال سعر الصرف السائد في تاريخ الدفع. يتم تسجيل الربح أو الخسارة الناتجة عن الفرق بين سعر الصرف في تاريخ الفاتورة وسعر الصرف في تاريخ الدفع.

لعرض مبلغ الربح أو الخسارة الناتج عن سعر الصرف، انتقل إلى عرض الورقة للفواتير واضغط على زر `+` في عمود المدفوعات، ثم على رمز الدفاتر اليومية في العمود الأيمن.

ستتم إعادة توجيهك إلى حركة الدفع المسجلة، حيث سترى كافة الحسابات المشاركة في هذه المعاملة، أحدها هو حساب `مصروفات خسارة أو ربح` في صرف العملات والذي سيتم تسجيله كدائن أو مدين.

{% callout title="العملات المثبتة" %}
إذا كانت عملتك الأساسية هي الريال السعودي أو الدرهم الإماراتي فتكون قيمتها مثبتة على الدولار الأمريكي حسب المصرف المركزي للسعودية و الإمارات.
{% /callout %}



---
title: Importing your bank account and reconciling transactions
pageTitle: Importing your bank account and reconciling transactions - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

Bank reconciliation is an important part of the accounting cycle to ensure accurate books. {% .lead %}


## 1. Add a bank, petty cash, or credit card account

First, add your bank account:
1. On the left side menu, click on `Bank Transactions`.
2. In the `Bank Accounts` list, click `Add bank account`.
3. Enter a friendly name, e.g. “HSBC xxx101 Primary Account”, then select the account type and the currency.
4. Click `Save`.

Once you’ve completed these fields, an `Asset` account with the same name will be automatically created in the `Chart of Accounts` and linked to the bank account.

Additionally, your bank account will now show up as an option in the `Paid through` drop-down whenever you’re recording a payment for an invoice, bill, credit note, payslip, or expense.

## 2. Import your bank statement
Watch this video on how to import your bank statement or read on below.

[Importing your bank statement](https://www.youtube.com/watch?v=xDgQ5iH-z7Q)

### Step-by-step instructions
1. From your list of bank accounts, click on the `Statement` link, then click on `Import a statement`. 
2. You will be presented with a form asking you to upload your statement in the specific csv, xls, or xlsx formats. To do this, you can either drag and drop your file or click on the form to choose it.
3. Map the column names in your file to the column names in Wafeq. As you are doing so, Wafeq will present you with a preview of your import.
4. Once you are done, click on `Save` in the top right corner to import your statement.

{% callout title="Import your statement balance" %}
When preparing your statement CSV file, make sure you include your statement balance so you can verify that your books are correctly reconciled.
{% /callout %}

## 3. Reconcile your transactions
Watch this video to learn how to:
- Quickly classify transactions to accounts.
- Make advanced reconciliations to payments, invoices, bills, and expenses.
- Add adjustments to the reconciled transactions when needed.

[Classifying transactions](https://www.youtube.com/watch?v=RUl5aB4dEOU)

### Step-by-step instructions
To start reconciling, go to `Bank transactions` in the left side menu, then click on the `Statement` link.

#### Reconciliation by directly classifying transactions
In the `Classify to account` column, you can easily match transactions to accounts. For example, if you have charges coming from your bank account, choose the `Bank Fees and Charges` account for these transactions. Wafeq will mark these expenses as reconciled and will automatically create them in your expenses sheet. Other transactions are treated similarly and can be classified to their relevant accounts.

#### Reconciling by matching with existing transactions
If you've already recorded a transaction in Wafeq, you can match it with your bank statement transaction during reconciliation.
For example, when your customer pays you for an invoice, you can match the payment you’ve recorded in Wafeq to the transaction that you’ve received in your bank account. To do that, click on the
`Reconcile` button of the relevant transaction, and from the reconciliation panel select the invoice payment from Wafeq, then click on the `Match` selected button.

The status of your transaction will change to `Reconciled` and a green double tick will be added next to your payment indicating that it has been matched to its specific transaction.

If your customer has paid you but you still haven’t recorded that payment in Wafeq, you can also reconcile the transaction you’ve received in your bank account to your customer’s invoice. Wafeq will automatically create the invoice payment and will mark it as Reconciled, and Paid through your bank account.

In case you find differences between your bank statement’s transactions and Wafeq’s, you can add an adjustment to your reconciled transactions. Simply click on the
Add adjustment button in the Description column of the reconciliation panel, and choose the account where you’d like to record that discrepancy.

Then click on the  Match selected button for Wafeq to mark your transactions as reconciled and create the transaction of the account you’ve chosen for the adjustment.

## 4. Check the Bank Reconciliation Report
When you've reconciled all the transactions on your statement, the balance of your bank account in Wafeq and the balance from your bank statement must match.
If they don't, it means there are either additional or missing transactions that you haven't reconciled. 
The `Bank Reconciliation Report` explains differences in your bank statement balance versus your ledger balance and gives you the source of the difference.



---
title: استيراد حسابك المصرفي و تسوية المعاملات
pageTitle: استيراد حسابك المصرفي و تسوية المعاملات - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

تسوية حساباتك المصرفية هي خطوة مهمة لضمان دقّة حساباتك. {% .lead %}


## إضافة حساب مصرفي أو مصروفات نثرية أو بطاقة ائتمان
1. في قائمة الجانب الأيسر، انقر على `المعاملات المصرفية`.
2. أضغط على `أضف حساب بنك`
3. أعط حسابك اسم ثم حدد نوع الحساب والعملة.
4. أضغط على `حفظ`

سيظهر حسابك المصرفي الآن كخيار في القائمة المنسدلة لل`دفع من خلال` كلما كنت تقوم بتسجيل دفع مبيعاتك أو فواتيرك أو إشعاراتك الدائنة أو رواتب موظفيك أو مصروفاتك.

## استيراد كشف حسابك المصرفي
### شاهد كيف
شاهد كيف يمكن استيراد كشف حسابك المصرفي، أو ساهم بالقراءة.

[استيراد كشف حسابك المصرفي](https://www.youtube.com/watch?v=dqr3bvL0XUw)

### الخطوات

1. من قائمة الحسابات المصرفية، اضغط على رابط `كشف الحساب`، ثم اضغط على زر `الاستيراد`.
2. إختار الملف الذي يحتوي على كشف الحساب
3. قم بتعيين أسماء الأعمدة في ملفك إلى أسماء الأعمدة في وافق. بمجرد الانتهاء، اضغط على زر `حفظ` في الركن الأيمن العلوي.


## تسوية معاملاتك

### التسوية المباشرة
لتصنيف معاملاتك انتقل إلى كشف حساب البنك الذي تريد تسويته.
في عمود `تصنيف لحساب`، يمكنك مطابقة الحركات إلى حسابات بسهولة. على سبيل المثال، إذا كان لديك رسوم تأتي من حسابك المصرفي، اختر حساب `الرسوم الإضافية البنكية والمصاريف` لهذه الحركات. وسيقوم وافق بتسوية هذه المعملة وإنشاء مصروف مطابق في صفحة `الممصروفات`. وتتم معاملة حركات أخرى بنفس الطريقة ويمكن تصنيفها إلى حساباتها ذات الصلة.

### التسوية مع معاملات موجودة بالفعل في حساباتك
عندما يقوم عميلك بدفع فاتورة، يمكنك مطابقة الدفع الذي سجلته في وافق للحركة التي تلقيتها في حسابك البنكي:
1. اضغط على زر التسوية للمعاملة،
2. من لوحة التسوية إختار دفع الفاتورة من قائمة الإقتراحات، ثم اضغط على زر تسوية في أسفل اللوحة.

سيتم تغيير حالة المعاملة إلى تمت التسوية وسيضاف علامة تأشير مزدوج خضراء بجوار الدفع مما يشير إلى أنها تمت مطابقتها مع الحركة الخاصة بها.

إذا كان عميلك قد دفع لك ولكن لم تقم بعد بتسجيل هذا الدفع في خدمة وافق، فيمكنك أيضاً تسوية الحركة التي استلمتها في حسابك البنكي مع فاتورة العميل. سيقوم وافق بإنشاء دفع الفاتورة بشكل تلقائي وستوضع علامة “تمت تسويتها” والدفع من خلال حسابك البنكي.

في حالة العثور على إختلافات بين حركات كشف الحساب البنكي وحركات وافق، يمكنك إضافة تعديل للحركات التي تمت تسويتها. ما عليك سوى النقر على زر أضف تعديل في عمود الوصف في لوحة التسوية، واختيار الحساب الذي تريد تسجيل هذا الاختلاف فيه.

ثم اضغط على زر تسوية الذي تم تحديده لوافق لوضع علامة على الحركات التي تمت تسويتها وإنشاء حركة الحساب الذي اخترته لإجراء التسوية.


---
title: Recording a VAT payment to the Tax Authority
pageTitle: Recording a VAT payment to the Tax Authority - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

When you pay the Tax Authority your VAT liability, you need to record it to reduce your VAT liability on your balance sheet.{% .lead %}


## Step-by-step instructions
Assume you've made a payment of SAR 10,000 for your VAT liability to the Tax Authority. To record this payment:
1. Go to `Bank transactions` on the left side menu.
2. Click on `Transactions` on the bank account you made the payment from.
3. On the transactions sheet in a new row, enter the following:
- The `Date` you made the payment.
- A `Description`, for example, "VAT payment for Jan-Mar 2022".
- The `Amount` paid. Make sure you enter the amount as a **negative**, i.e. `-10,000`, since this is money leaving the account.
- Under `Classify to account`, choose `VAT`.

{% callout title="VAT is a system account" %}
The `VAT` account is the system account that Wafeq uses to keep track of your VAT.
{% /callout %}



---
title: تسجيل سداد ضريبة القيمة المضافة
pageTitle: تسجيل سداد ضريبة القيمة المضافة - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

عندما تقوم بسداد ضريبة القيمة المضافة لهيئة الضرائب، يتم تخفيض الإلتزام الضريبي من الميزانية العمومية.{% .lead %}

## الخطوات
لتسجيل سداد ضريبة القيمة المضافة لهيئة الضرائب:
1. انتقل إلى صفحة `المعاملات المصرفية` في قائمة الجانب الأيمن. ثم اضغط على زر `المعاملات` للبنك حيث تم السداد.
2. في صف جديد، قم بإدخال `تاريخ` السداد ثم أعطه وصفاً مثل “سداد ضريبة القيمة المضافة للربع الثاني”.
3. أدخل المبلغ **بالسلبي**، مثلاً **-1000**
4. من قائمة `تصنيف لحساب` المنسدلة، إختار حساب `القيمة المضافة`.


{% callout title="حساب `القيمة المضافة` هو حساب نظامي" %}
حساب `القيمة المضافة` هو الحساب الذي يستخدمه وافق للتبع القيمة المضافة.
{% /callout %}

{% callout title="أيقونة القيد الصفراء" %}
ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل المعاملة بنجاح.
{% /callout %}


---
title: Recording bank or petty cash transactions
pageTitle: Recording bank or petty cash transactions - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

Enter bank transactions such as petty cash or transfers between one of your bank accounts to another.{% .lead %}

## Learn by watching

In this video you will see how:
- Wafeq automatically adds your recorded payments to the relevant bank account’s transactions’ sheet
- You can add transactions directly to your bank or petty cash account’s transactions sheet

[Setting up an opening balance for your bank account](https://www.youtube.com/watch?v=g8ibsbauq84)

## Bank transactions that are recorded automatically
When you record a payment to or from a bank account that you’ve created in WeKeep, the payment transaction will be listed in the bank account transactions list.

Let’s follow an example of an invoice payment:

After you record an invoice payment paid to your bank account

Go to Bank transactions in the left side menu, then select the bank account where you’ve received the payment and click on the View transactions of that bank account. You will see that Wafeq automatically listed the invoice payment transaction with a backlink to the invoice payment.

{% callout %}
The same process applies to other payment transactions, such as bill payments, payslip payments, or manual journals
{% /callout %}


## Record bank transactions manually

There are some instances when you’d want to record bank transactions directly in the bank account transactions sheet. Some of these include entering an opening balance for the bank account, recording a profits withdrawal by the owner, or recording a tax payment.

{% callout title="" %}
A yellow journal icon will appear on the left side of your transaction, to indicate that it has been recorded in your books.
{% /callout %}

### Example: bank transfer between two accounts
Assume you've made a transfer of SAR 10,000 to one of your bank accounts.
1. Go to `Bank transactions` on the left side menu.
2. Click on `Transactions` on the bank account you made the payment from.
3. On the transactions sheet in a new row, enter the following:
- The `Date` you made the payment.
- A `Description`, for example, "Funding of other bank account".
- The `Amount` transferred. Make sure you enter the amount as **negative**, i.e., `-10,000`, since this is money leaving the account.
- Under `Classify to account`, choose the bank account that is receiving the money.


### Example: Profit withdrawal by owners
Assume you want to record a withdrawal of SAR 10,000 of profits to the owners.
1. Go to `Bank transactions` on the left side menu.
2. Click on `Transactions` on the bank account you made the payment from.
3. On the transactions sheet in a new row, enter the following:
- The `Date` the money left the bank account.
- A `Description`, for example, "Profit distribution to owners".
- The `Amount` transferred. Make sure you enter the amount as **negative**, i.e., `-10,000`, since this is money leaving the account.
- Under `Classify to account`, choose the account `Drawings`.



---
title: إدخال معاملات في حساب مصرفي أو خزينة
pageTitle: إدخال معاملات في حساب مصرفي أو خزينة - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

## تحويل من حساب بنك الى آخر
لإدخال تحويل قدره 1000 من حساب بنك الى آخر:
1. انتقل إلى صفحة `المعاملات المصرفية` في قائمة الجانب الأيمن. ثم اضغط على زر `المعاملات` للبنك حيث تم سحب التحويل.
2. في صف جديد، قم بإدخال **تاريخ** المعاملة ثم أعطه وصفاً مثل “تحويل”.
3. في عمود `المبلغ` أدخل المبلغ السلبي **-1000**
4. من قائمة `تصنيف الحساب` المنسدلة، إختار الحساب الذي تم التحويل إليه.

{% callout title="أيقونة القيد الصفراء" %}
ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل المعاملة بنجاح.
{% /callout %}

## سحب أرباح

لإدخال سحب أرباح قدره 1000 من حساب بنك:
1. انتقل إلى صفحة `المعاملات المصرفية` في قائمة الجانب الأيمن. ثم اضغط على زر `المعاملات` للبنك حيث تم السحب.
2. في صف جديد، قم بإدخال **تاريخ** المعاملة ثم أعطه وصفاً مثل “سحب أرباح”.
3. في عمود `المبلغ` أدخل المبلغ السلبي **-1000**
4. من قائمة `تصنيف الحساب` المنسدلة، إختار الحساب `المسحوبات`.

{% callout title="أيقونة القيد الصفراء" %}
ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل المعاملة بنجاح.
{% /callout %}


---
title: Setting up an opening balance for your bank account
pageTitle: Setting up an opening balance for your bank account - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---

## Learn by watching

Watch this video on how to set up an opening balance for your bank account to have accurate books when you first move to Wafeq.

[Setting up an opening balance for your bank account](https://www.youtube.com/watch?v=g8ibsbauq84)

## Step-by-step instructions
1. Go to `Bank transactions` on the left side menu.
2. Click on `Transactions` on the bank account you'd like to set up the opening balance for.
3. On the transactions sheet in a new row, enter the following:
- **The `Date` of the opening balance.** This is typically the date when you started to do your accounting in Wafeq.
- **A `Description`.** For example, "Opening Balance".
- **The balance in the `Amount` column**. This is the balance of your bank at the end of the day for that date.
- Under `Classify to account`, choose `Opening Balance Offset`. This is an `Equity` account used to set up various opening balances, including bank account balances.



---
title: إعداد رصيد افتتاحي لحسابك المصرفي
pageTitle: إعداد رصيد افتتاحي لحسابك المصرفي - Wafeq Help
section: bank-and-reconciliation
---


## الخطوات

لإضافة رصيد إفتتاحي بمبلغ 1000 ريال لحساب بنك:
1. توجه إلى `المعاملات المصرفية` في القائمة اليمن
2. أضغط على `المعاملات` لحساب البنك المرغوب
3. على سطر جديد، أدخل:
    - **التاريخ**: تاريخ الرصيد
    - **الوصف**: الرصيد الافتتاحي
    - **المبلغ**: 1000
    - **الحساب**: **إزاحة الرصيد الافتتاحي**

بعد إدخال هذه المعلومات ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل رصيد إفتتاحي.



---
title: Creating a bill
pageTitle: Creating a bill - Wafeq Help
section: bills
---

A bill, also called a supplier invoice, is an expense that you pay at some point in the future. {% .lead %}

## Learn by watching
Watch this video on how to create a bill or read on below.

[Creating a bill](https://www.youtube.com/watch?v=9Olb9dcfMFc)

## Step-by-step instructions
1. Go to the `Bills` section on the left side menu, then click on `Add bill` button in the top right corner to start creating a bill.
2. Enter a bill number. This is typically the supplier invoice number or reference.
3. Choose the Currency in which you’ve received the invoice
4. Choose the Contact corresponding to the supplier from your contact list, or create the contact directly in the billing form.
5. (Optional) Assign the bill to its specific Project. This allows you to track the profitability of your various projects.
6. Set the Date on which the bill is created and then its Due Date.
7. In the Bill Line Item:
    - (Optional) Choose the Item for which you are billing, or create it directly.
    - Write a short Description indicating the details of the item you’re buying.
    - Choose the Account where you’d want the expense to be categorized, this is usually your Operating Expenses.
    - Indicate the Quantity of the item bought and its Price
    - (Optional) Add a VAT Rate and a Discount if it applies in your case.
8. (Optional) In Notes, you can include details on how you would like to make the payment. Wafeq will automatically re-use this field the next time you create a bill.
9. Click Save for Wafeq to automatically change the status of your bill to authorized and create an expense in the P&L report, and an increase in the accounts payable in the balance sheet.

{% callout title="When is the expense recognized" %}
The bill must be in `AUTHORIZED` status in order for the expense to show up in your Profit & Loss statement, and for the liability to show up under `Accounts Payable` in your balance sheet.
{% /callout %}



---
title: إصدار فاتورة مشتريات
pageTitle: إصدار فاتورة مشتريات - Wafeq Help
section: bills
---

فاتورة مشتريات تختلف من مصروف و هي معاملة يتم تسجيلها كمصروف في الحسابات و لكن يتم دفعها في وقت لاحق متّفق عليه مع المورد.{% .lead %}

## كيفية إصدار فاتورة مشتريات
انتقل إلى قسم `فواتير مشتريات` في قائمة الجانب الأيمن، ثم اضغط على زر `سجل فاتورة مشتريات` في الركن الأيسر العلوي لبدء إنشاء فاتورة:
1. حدد **رقم الفاتورة**.
2. اختر **العملة** التي استلمت بها الفاتورة.
3. اختر **جهة الاتصال** المرادفة للمورد من قائمة جهات الاتصال، أو قم بإنشاء جهة الاتصال مباشراً في نموذج الفاتورة.
4. (خياري) قم بتعيين الفاتورة إلى مشروعه المحدد. وهذا يتيح لك بتعقب ربحية مشاريعك المختلفة.
5. عيين **التاريخ** الذي تم فيه إنشاء الفاتورة ثم **تاريخ إستحقاقها**.
6. وفي بند فاتورة المشتريات حدد التالي:
    1. (خياري) اختر **العنصر** الذي تريد فوترته، أو أصدره مباشرةً.
    2. اكتب **وصفاً** قصيراً يشير إلى تفاصيل العنصر الذي تشتريه.
    3. اختر **الحساب** الذي تريد تصنيف النفقات فيه، عادة ما تكون حساب المصروفات التشغيلية.
    4. حدد **كمية** السلعة الذي تم شراؤه وسعره.
    5. (خياري) أضف **معدل ضريبة القيمة المضافة** وخصم إذا كان يطبق في حالتك.
7. (خياري) في **الملاحظات**، يمكنك تضمين تفاصيل عن كيفية الدفع. سيقوم وافق بإعادة استخدام هذا الحقل تلقائياً في المرة القادمة التي تقوم فيها بإنشاء فاتورة.
8. اضغط على زر **حفظ** لكي يغير وافق حالة فاتورتك تلقائياً إلى `موافق عليه` ولكي ينشئ مصروفات في تقرير الأرباح والخسائر والإضافة على الحسابات المستحقة الدفع في الميزانية العمومية.

{% callout title="متى يتم تسجيل فاتورة مشتريات في الحسابات؟" %}
يجب أن تكون حالة فاتورة المشتريات `موافق عليه` ليتم تسجيل مصروف في تقرير الأرباح و الخسائر و رصيد للحسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية.
{% /callout %}



---
title: Recording a bill payment
pageTitle: Recording a bill payment - Wafeq Help
section: bills
---

## Learn by watching
Watch this video on how to record a bill payment or read on below.

[Recording a bill payment](https://www.youtube.com/watch?v=x4OfR6mrOAg)

## Step-by-step instructions
1. Select the bill for which you want to make the payment, then click on `Record payment`.
2. In the `Paid through` dropdown, choose the account from which you wish to make the payment. This is typically an account under `Cash and cash equivalents`, such as `Petty cash`.
3. If you wish to make the payment via wire transfer, select your bank account under the `Cash and cash equivalents` section. You can add your own bank account and import your bank statement in the bank transactions module on the left side menu.



---
title: تسجيل دفع فاتورة مشتريات
pageTitle: تسجيل دفع فاتورة مشتريات - Wafeq Help
section: bills
---

## الخطوات
1. حدد الفاتورة التي تريد إجراء الدفع لها، ثم اضغط على `سجّل دفع`.
2. في قائمة `الدفع من خلال` المنسدلة ، اختر الحساب الذي تريد إجراء الدفع منه. في أغلب الأوقات  يكون هذا الحساب من نوع `النقد وما يعادله`، مثل `المصروفات النثرية`.


{% callout title="ماذا يعنى `الدفع من خلال`" %}
هو الحساب الذي قمت بالدفع من خلاله. مثلاً إذا قمت بالدفع من حسابك البنكى فتختار `الحساب البنكي`.
{% /callout %}


---
title: Branches overview
pageTitle: Branches overview - Wafeq Help
section: branches
---

You can create branches, assign transactions to them and generate reports per branch.{% .lead %}

## Relationship between organization and branches

When you create a new organizatio in Wafeq, it does not have any branches by default. If your organization only has one branch, you do not need to create branches. Any transactions such as invoices will be issued directly from your organization.

If your organization has multiple branches, you can create branches to allow you to:

- Issue invoices, credit notes, quotes, purchase orders and payslips from specific branches
- Assign branches to bills, expenses, payslips for reporting
- Generate reports per branch

## Branches share the same tax registration number as the organization

A branch will have the same tax registration number as the organization. You will not be able to set a separate tax number for each branch.

{% callout title="Example" %}
If you issue an invoice for a branch, the branch's name, address and the organization's tax registration number will show on the invoice.
{% /callout %}


---
title: ما هي الفروع
pageTitle: ما هي الفروع - Wafeq Help
section: branches
---

يمكنك أن تنشئ عدة فروع في وافق و تعيين المعاملات لفرع معين لعرض تقارير حسب االفرع.{% .lead %}

## العلاقة بين المؤسسة والفروع

عندما تقوم بإنشاء مؤسسة في وافق، لا يكون لديها أي فرع.
جميع المعاملات التي تقوم بتسجيلها تكون مرتبطة بالمؤسسة مباشرة.

يمكنك أن تضيف فروع تنتمي للمؤسسة و بذلك ستتمكن من التالي:

- إصدار فواتير إشعارات دائنة و عروض أسعار و طلبات شراء من فرع معين
- تعيين المعاملات الأخرى كالمشتريات و المصروفات و الرواتب لفرع معين
- إصدار تقارير حسب كل فرع

## الفروع لهم نفس رقم ضريبي المؤسسة

الفروع سيكون لديهم نفس الرقم الضريبي للمؤسسة. لا يمكنك أن تحدد رقم ضريبي خاص للفروع.

{% callout title="مثال" %}
إذا قمت بإصدار فاتورة من فرع معين، سيظهر إسم الفرع و عنوانه، أما الرقم الضريبي سيكون ذا المؤسسة.
{% /callout %}


---
title: Creating a branch
pageTitle: Creating a branch - Wafeq Help
section: branches
---

Learn how to create a branch in Wafeq.{% .lead %}

## Step-by-step instructions

To create a new branch:

1. When you're creating an invoice, quote, credit note or purchase order, click on your organization name in the create page to open the dropdown
2. Click `Add branch` to add a branch
3. Enter the branch details
4. Click `Save`

You can now select the branch when you're issuing invoices, quotes, credit notes or purchase orders.
You can also select the branch when you're recording bills, expenses and payslips.

## How to edit a branch

To edit a branch:

1. When you're creating an invoice, quote, credit note or purchase order, click on your organization name in the create page to open the dropdown
2. Click on the pencil icon next to the branch name to edit it
3. Edit the branch details then save.

## Inactive branches

When a branch is inactive, you will not be able to select it when issuing documents, and you will not be able to generate reports for it.


---
title: إنشاء فروع
pageTitle: إنشاء فروع - Wafeq Help
section: branches
---

تعلم كيفية إنشاء و إستعمال فروع في وافق.{% .lead %}

## الخطوات

لإنشاء فرع:

1. حين إنشاء فاتورة أو عرض سعر أو طلب شراء أو إشعار دائن، أضغط على أسم مؤسستك في الطرف الأيسر لفتح قائمة الفروع
2. أضغط على **أضف فرع**
3. أدخل تفاصيل الفرع
4. أضغط **حفظ**

يمكنك الآن إختيار الفرع لإصدار فواتير و عروض أسعار و إشعارات دائنة و طلبات شراء.
يمكنك أيضاً تعيين مشتريات و مصروفات و رواتب للفرع.

## تعديل فرع

لتعديل فرع:

1. حين إنشاء فاتورة أو عرض سعر أو طلب شراء أو إشعار دائن، أضغط على أسم مؤسستك في الطرف الأيسر لفتح قائمة الفروع
2. أضغط على **أيقونة القلم** بجانب الفرع لتعديله
3. قم بتعديل الفرع ثم أضغط **حفظ**

## الفروع الغير مفعّلة

لا يمكنك إختيار فرع غير مفعّل حين إصدار وثائق أو تعيينه لمعاملات، و لن يمكنك عرض تقارير خاصة بالفرع.


---
title: Sub-accounts
pageTitle: Sub-accounts - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

In your `Chart of Accounts`, you can create sub-accounts. This allows you to summarize amounts at each account level for better reporting. {% .lead %}

## Learn by watching
Watch this video on how to create sub-accounts.

[Creating sub-accounts](https://www.youtube.com/watch?v=L7tPmg7OKtc&t=122s)

## Step-by-step instructions

To make an account a sub-account:
1. go to your `Chart of Accounts` and find the account. 
2. Under the `Parent account` column, select the parent account. The parent account type must be the same type as the target account.

{% callout %}
You can create as many levels of sub-accounts as you want.
{% /callout %}


---
title: حسابات فرعية
pageTitle: حسابات فرعية - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

يمكنك إنشاء حسابات فرعية لترتيب التقارير بشكل مخصص أكثر لإحتياجات شركتك.{% .lead %}

## كيفية إنشاء حسابات فرعية
لتعيين حساب كحساب فرعي لحساب آخر:
1. إذهب إلى `جدول الحسابات` في القائمة اليمنى.
2. في سطر الحساب الذى تريد تعيينه كحساب فرعي، حدد حساب الأصل في عمود `حساب الأصل`.


---
title: Setting up your chart of accounts
pageTitle: Setting up your chart of accounts - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

Your Chart of Accounts is the list of all accounts that your business needs to categorize the various transactions. {% .lead %}

## Learn by watching
Watch how to set up your Chart of Accounts or read on below.

[Setting up your chart of accounts](https://www.youtube.com/watch?v=L7tPmg7OKtc)


## Types of accounts
The Chart of Accounts is a list of accounts that your company needs for recording transactions.

There are five types of accounts, and each have further subtypes:
- **Revenue**
    - Income
    - Other income

- **Expense**
    - Cost of Goods Sold (COGS)
    - Operating Expense
    - Non-Operating Expense

- **Asset**
    - Cash and Cash Equivalents
    - Current Asset
    - Non-Current Asset
    - Fixed Asset

- **Liability**
    - Currenty Liability
    - Non-Current Liability

- **Equity**
    - Paid-in-Capital
    - Retained Earnings
    - Accumulated Other Comprehensive Income
    - Treasury Stock
    - Opening Balance Equity
    - Owner's Equity




## What do the rest of the columns in the chart of accounts represent?
Column | Description
-------|----------
`Parent account` | The parent account of the account. Makes the account a sub-account.
`Enable payments` | When the column is set to yes the account will show up in drop-down menus when recording payments.
`Debit` or `credit` | The debit or credit balance of the account.
`Activity` | The type of cash flow activity for the account: `Operating (CFO)`, `investing (CFI)`, or `Financing (CFF)`.
`Show in expense claims` | If this column is enabled, employees will have the option to choose this account when submitting their expense claims.

## How do I customize the chart of accounts for my business?
If you want to modify the standard chart of accounts offered by Wafeq, or create additional accounts, right-click on any row, then choose `Insert row`. In the account's `Name` column, give your account a name. From the `Type` drop-down menu, choose your account’s type.

## Deleting accounts
If you want to delete accounts, right-click on the account you want to delete, and then delete the row. 
{% callout title="Can't delete an account?" %} 
You won't be able to delete an account if:
- **It is a system account**. System accounts are reserved for Wafeq's internal system. You cannot delete them.
- **The account is a bank account**. To delete a bank account, you must do it from the `Bank transaction` menu.
- **The account has transactions**. You must remove the transactions from the account before you can delete it.
{% /callout %} 



---
title: إعداد جدول حساباتك
pageTitle: إعداد جدول حساباتك - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

جدول الحسابات هو قائمة بأسماء الحسابات التي حددتها شركتك وأتاحتها لتسجيل المعاملات.{% .lead %}

 
## أنواع الحسابات
هناك خمس فئات رئيسية من الحسابات:

- **حسابات الإيرادات**
- **حسابات المصروفات**
- **حسابات الأصول**
- **حسابات الخصوم**
- **حسابات حقوق الملكية**

يتم تقسيم هذه الفئات إلى أنواع في عمود `النوع`. يجب أن يحتوي الحساب على `اسم` و`نوع` على الأقل.


## الأعمدة الأخرى في جدول الحسابات هي
العمود | الوصف
-------|----------
`الحساب الأصل` | يستخدم لإنشاء حسابات فرعية.
`تفعيل عمليات الدفع` | عندما يتم تعيين هذا العمود إلى `نعم`، سيظهر هذا الحساب في قائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة في وافق، مثل عند تسجيل دفع فاتورة أو مصروفات.
`المدين` / `الدائن` | لرصيد المدين أو الدائن للحساب.
`النشاط` | نوع نشاط التدفق النقدي للحساب، مثل التشغيلات أو لتمويلات أو للاستثمارات.
`إظهار في مطالبات المصروفات` | عند التفعيل، فإنه يمكن لموظفيك إختيار هذا الحساب كفئة مصروفات عند تقديم مطالبات الموظفين.


## تخصيص جدول الحسابات لشركتك
لدى وافق  جدول افتراضي للحسابات يناسب معظم الشركات لتبدأ العمل بسرعة. ومع ذلك، قد ترغب في تعديله أو إنشاء جدول حسابات خاص بك.

لإنشاء حساب، اضغط بزر الماوس الأيمن على أي صف، ثم على `إدراج صف`. اعطي حسابك `رمزا رقميا`، و `اسم`، مثل “الإعلان الخارجي”، واختر `نوع` الحساب. بمجرد الانتهاء من هذه الحقول، سيختفي المثلث الأصفر الموجود في العمود الأول، مما يعني أنك قمت بإدخال حساب صالح.

## حذف حسابات
إذا كنت ترغب في حذف حسابات، اضغط بزر الماوس الأيمن على الحساب الذي ترغب في حذفه، ثم على `احذف الصف`.

{% callout title="لا يمكنك حذف حساب؟" %} 
لن تتمكن من حذف حساب في هذه الحالات:
- **حساب نظامي**. الحسابات النظامية خاصّة لبرنامج وافق و لا يمكنك حذفها.
- **حساب بنك**. لا يمكنك حذف حساب بنك مباشرة من جدول الحسابات. يمكنك حذفه فقط من قسم المعاملات المصرفية.
- **الحساب لديه معاملات**. يجب حذف جميع معاملات الحساب قبل أن تستطيع حذفه.
{% /callout %} 




---
title: What are Accounts Receivable?
pageTitle: What are Accounts Receivable? - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

Accounts receivable is money owed to you by your customers for service or goods you’ve sold them on credit.{% .lead %}

## How is the balance of Accounts Receivable determined?
When you issue an invoice to a customer, your `Accounts Receivable` balance increases by the amount of the invoice.

When your customer pays you an invoice, your `Accounts Receivable` balance decreases by the amount of the payment.

When you issue a credit note to a customer, your `Accounts Receivable` balance decreases by the amount of the credit note.

{% callout title="It's a balance sheet account" %}
`Accounts Receivable` is listed on the Balance Sheet as a Current Asset.
{% /callout %}

---
title: ما هي الحسابات مستحقة القبض؟
pageTitle: ما هي الحسابات مستحقة القبض؟ - Wafeq Help
section: chart-of-accounts
---

الحسابات المستحقة القبض هي أموال مستحقة لك من عملائك مقابل خدمة أو سلع بعتها على دين.{% .lead %}


## كيف يتم تحديد رصيد الحسابات المستحقة القبض؟
عند إصدار فاتورة لعميل، **يزيد رصيد** الحسابات المستحقة القبض بمقدار مبلغ الفاتورة.

عندما يسدد عميل فاتورة، **ينخفض رصيد** الحسابات المستحقة القبض بمقدار المبلغ الذي تم دفعه.

عند إصدار إشعار دائن لعميل، **ينخفض رصيد** الحسابات المستحقة القبض بمقدار الإشعار الدائن.


{% callout title="هو حساب يظهر على الميزانية العمومية" %}
الحسابات المستحقة القبض تظهر على تقرير **الميزانية العمومية** و هو حساب من نوع **أصول متداولة**. 
{% /callout %}


---
title: E-invoicing in Wafeq
pageTitle: E-invoicing in Wafeq - Wafeq Help
section: e-invoicing-ksa
countries:
  - sa
---

Learn how e-invoicing for Saudi Arabia works with Wafeq.{% .lead %}

## Phase 1: QR code generation

If you've created an organization in Wafeq with **Saudi Arabia** as the country, Wafeq will automatically generate a Phase 1 compliant e-invoice with a QR code for invoices you issue to your customers.

Invoices you issue to your customers **are not sent to ZATCA** during Phase 1 of the e-invoicing law.

{% callout title="Don't forget to enter your TIN number in Wafeq" %}
Be sure to enter your `Tax Identification Number` and your registered company name in your `Account Settings` under your organization details in order for the QR code to hold the correct information.
{% /callout %}

The QR code will contain the following information:

- **Seller’s name**
- **Seller's VAT number**
- **Invoice timestamp**
- **Invoice amount**
- **VAT amount**

### The QR code is not scannable by your phone camera

The QR code is encoded as per ZATCA's technical specifications. You will **not** be able to scan it with your phone camera.

To verify a QR code, use ZATCA's official app:

- Android app: {% ax url="https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zatca.vat" %}https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zatca.va{% /ax %}
- iPhone app: {% ax url="https://apps.apple.com/us/app/zatca/id1328845826" %}https://apps.apple.com/us/app/zatca/id1328845826{% /ax %}

## Phase 2: Integration with ZATCA

ZATCA plans to implement Phase 2 in waves starting from 2023. Companies that will be part of each wave will be notified at least six months in advance by ZATCA.

Wafeq is Phase 2 compliant and you will be able to activate Phase 2 in your Wafeq account when ZATCA officially implements Phase 2.

{% callout title="Are you part of an upcoming wave? Reach out to us" %}
If you've received a notification from ZATCA that your company will be part of an upcoming wave for Phase 2, reach out to us for assistance by emailing us on {% ax url="mailto:help@wafeq.com" %}help@wafeq.com{% /ax %} or calling 800 111 0601.
{% /callout %}


---
title: الفوترة الإلكترونية
pageTitle: الفوترة الإلكترونية - Wafeq Help
section: e-invoicing-ksa
countries:
  - sa
---

إقرأ كيف تشتغل الفوترة الإلكترونية في وافق.{% .lead %}

## المرحلة الأولى: توليد رمز الإستجابة السريعة (QR Code)

إذا كنت قد أنشأت مؤسسة سعودية على وافق فسيقوم البرنامج بإنشاء فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات المرحلة الأولى تلقائياً، و من أهمها توليد رمز الإستجابة السريعة،

خلال المرحلة الأولى لن يتم إرسال الفواتير إلى هيئة الزاة و الضرائب.

{% callout title="لا تنسى إدخال رقمك الضريبي في إعدادات مؤسستك في وافق" %}
تأكد من إدخال رقمك الضريبي في إعدادات الحساب في قسم تفاصيل مؤسستك ليتم توليد رمز الإستجابة السريعة بالمعلومات الصحيحة.
{% /callout %}

يحتوى رمز الإستجابة السريعة على البيانات التالية:

- **إسم المورد**
- **الرقم الضريبي للمورد**
- **تاريخ و وقت إصدار الفاتورة**
- **مبلغ الفاتورة**
- **مبلغ ضريبة القيمة المضافة**

### رمز الإستجابة السريعة غير قابل للمسح من خلال كاميرا جوالك

رمز الإستجابة السريعة مشفّر حسب متطلبات هيئة الزكاة و الضرائب. لن يمكنك مسحه عبر كاميرا جوالك.

للتأكد من صلاحية الرمز، يمكنك إستعمال تطبيق الهيئة الرسمي:

- على الأندرويد: {% ax url="https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zatca.vat" %}https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zatca.vat{% /ax %}
- على الأيفون: {% ax url="https://apps.apple.com/us/app/zatca/id1328845826" %}https://apps.apple.com/us/app/zatca/id1328845826{% /ax %}

## المرحلة الثانية: الربط و التكامل

سيتم تنفيذ المرحلة الثانية بشكل مرحلي وستقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بإشعار المكلفين بالمرحلة الثانية قبل 6 أشهر على الأقل.​​​

سيكون وافق جاهزاً للمرحلة الثانية في يناير ٢٠٢٣ و سيمكنك تفعيل حسابك للمرحلة الثانية.

{% callout title="هل وصلك إشعار من الهيئة للمرحلة الثانية؟ تواصل معنا" %}
إذا تم إشعارك بأن مؤسستك هي ضمن المجموعة القادمة الخاضعة للمرحلة الثانية تواصل معنا على {% ax url="mailto:help@wafeq.com" %}help@wafeq.com{% /ax %} أو 8001110601 لنساعدك بتهيىء حسابك على وافق.
{% /callout %}


---
title: Handling expenses paid by the owner
pageTitle: Handling expenses paid by the owner - Wafeq Help
section: expenses
---

If you pay for a company expense from your pocket, here’s how to book it. {% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to book an expense paid by the owner, or read on below.

[Handling expenses paid by the owner](https://www.youtube.com/watch?v=muIjY2KCOIg)


## Expense paid by the owner, to be reimbursed
### Step-by-step instructions

1. Go to `Expenses` in the left side menu.
2. Enter the `Date`, the `Amount`, and the `Currency` of the expense.
3. From the `Account` drop-down menu choose the account where you want to record that expense. For example, if you’ve paid for an employee’s office suppliers, record that in the `Office Supplies` expense account.
4. In the `Paid through` drop-down menu, select the `Loan from Owner` account to record that expense as a liability on the company.
5. Go to your `Balance Sheet` to see the increase of balance in your `Loan from Owner` account by the amount you specified in the recorded expense.
6. From `Bank transactions`, choose your company’s bank account and click on `Transactions` to record a reimbursement.
7. In a new row, enter the `Date`, the `Amount`, and a `Description` for the reimbursement.
8. In the `Classify to account` column, select the `Loan from Owner` account to reimburse your owner’s loan.
9. Revisit your `Balance Sheet` to see the decrease in balance in the `Loan from Owner` account by the amount your company’s bank account reimbursed you with.

## Expense paid by the owner, to be considered as contributed capital
### Step-by-step instructions

If you’ve paid for one of your company’s expenses as part of your funding to the company, you’ll want to record that expense in your `Owner’s Equity` account. Here's how you can do that:

1. Go to your `Expenses` in the left side menu, then add a new row for your expense.
2. Enter the `Date`, the `Amount`, and the `Currency` of the expense.
3. Choose the `Account` where you’d want to record the expense, for example `Office Supplies`.
4. From the `Paid through` drop-down menu, select the `Owner’s Equity` account to record that expense as part of your funds for the company.



---
title: معالجة المصروفات التي دفعها المالك
pageTitle: معالجة المصروفات التي دفعها المالك - Wafeq Help
section: expenses
---

إذا كنت تدفع ثمن مصروفات شركة من جيبك وتريد من الشركة أن تعوضك، إليك ما يجب عليك فعله. {% .lead %}

## الخطوات
### تسجيل مصروفات قابلة للتعويض دفعها المالك
1. انتقل إلى `المصروفات` في قائمة في الجانب الأيمن.
2. أدخل `التاريخ` و`المبلغ` و`عملة` المصروفات.
3. من قائمة `الحساب` المنسدلة اختر الحساب الذي تريد تسجيل المصروفات فيه. على سبيل المثال، إذا دفعت ثمن كمبيوتر محمول خاص بأحد الموظفين، فقم بتسجيل ذلك في حساب `أثاث ومعدات`.
4. في قائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة، حدد حساب `قرض من المالك` لتسجيل المصروف كإلتزام.
5. انتقل إلى `الميزانية العمومية` للاطلاع على زيادة الرصيد في حساب `قرض من المالك` حسب المبلغ الذي حددته في المصروف المسجل.

### تسجيل تعويض
1. من `المعاملات المصرفية`، اختر الحساب البنكي لشركتك واضغط على زر `المعاملات` الخاص بالبنك لتسجيل حركة التعويض.
2. أدخل `التاريخ` و`المبلغ` و`الوصف` للتعويض.
3. في عمود `تصنيف لحساب`، حدد حساب `قرض من المالك` للتعويض عن قرض المالك.
4. القي نظرة أخرى على `الميزانية العمومية` لتأكيد انخفاض الرصيد في حساب قرض من المالك بحسب المبلغ الذي دفعه حساب شركتك البنكي إليك.

### تسجيل مصروف قام المالك بدفعه
إذا دفعت لإحدى مصروفات شركتك كجزء من تمويل للشركة، فستحتاج إلى تسجيل ذلك المصروف في حساب `حقوق ملكية المالك`. دعونا نرى كيف يمكنك القيام بذلك:
1. انتقل إلى `المصروفات` في القائمة الجانبية اليمنى، ثم أضف صفاً جديداً للمصروف.
2. أدخل `التاريخ` و`المبلغ` و`العملة` للمصروفات.
3. اختر `الحساب` الذي تريد تسجيل المصروف فيه.
4. من قائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة حدد حساب `حقوق ملكية المالك` لتسجيل ذلك المصروف كجزء من تمويلك للشركة.


---
title: Managing expense claims
pageTitle: Managing expense claims - Wafeq Help
section: expenses
---

Approve your emmployees' expense claims and include them in their payslips.{% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to manage your employees’ expense claims or read on below.

[Managing expense claims](https://www.youtube.com/watch?v=b4d28488aYE)



## Step-by-step instructions
To reimburse an employee:
1. Go to your `Employee Claims` on the left side menu. You will see the details of the submitted expense claims.
2. Under the `Status` column, change the status to either `Approve` or `Reject`. If you choose to reject an expense claim, you can include a comment section explaining the reasons behind this rejection. Your employee will then be able to revisit this expense claim and resubmit it if they wish to.

### What happens when you approve an expense claim
1. The amount reimbursed will be included in the employee’s next payslip. This reimbursement will appear as an additional line item in Pay runs and its status will be changed to `PROCESSING`, and your employee will no longer be able to modify it.
2. Once the associated payslip is marked as `PAID`, this expense will then appear as `PROCESSED`.

If you wish to reimburse an expense claim outside of a payroll cycle, in the `Pay runs` you can delete all line items except the expenses reimbursements line items.



---
title: إدارة مطالبات الموظفين
pageTitle: إدارة مطالبات الموظفين - Wafeq Help
section: expenses
---

قم بالموفقة على مطالبات الموظفين و ضمنها في الرواتب.{% .lead %}

## الخطوات
لتعويض موظف، انتقل إلى `مطالبات الموظفين` في القائمة الجانبية اليمنى.

ستتمكن من الاطلاع على تفاصيل مطالبات الموظفين المقدمة، والموافقة عليها أو رفضها بمجرد تغيير حالة المطالبة.

إذا اخترت رفض مطالبة الموظف، يمكنك تضمين تعليق. سيتمكن موظفك بعد ذلك من إعادة النظر في المطالبة هذه وإعادة تقديمها إذا أراد.

## ماذا يحدث عندما تقوم بالموافقة على مطالبة من موظف
عندما تقوم بتغيير حالة تعويض من `مطالب` إلى `موافق عليه`:
1. سيتم تسجيل المصروف في الدفاتر و سيظهر في صفحة `المصروفات`
2. عند القيام بصرف الراتب للموظف، سيتم تضمين المطالبة في الراتب تحت عنصر `مطالبات الموظفين`
3. عند دفع الراتب، ستظهر المطالبة لدى الموظف في حالة `مسددة`.

إذا كنت ترغب في تعويض هذا المبلغ خارج دورة الرواتب، يمكنك في عمليات صرف الرواتب حذف جميع البنود باستثناء بند مطالبة الموظف.



---
title: Recording expenses
pageTitle: Recording expenses - Wafeq Help
section: expenses
---

When you pay for something upfront, you record it as an expense.{% .lead %}


## Step-by-step instructions
To record an expense, go to `Expenses` in the left side menu then enter your expenses one per row. 
For Wafeq to record these expenses in the books, the following fields are required:

Field | Description
------ | --------
`Date` | The date of the expense.
`Account` | The account where the expense will show up on the Profit and Loss report.
`Paid through account` | The account from which the payment was made. e.g. The bank account from which you paid the expense.
`Amount` | The amount of the expense in the chosen currency.
`Currency` | The currency of the expense. Wafeq will automatically apply the exchange rate at the date of the expense to convert the amount to your base currency.
`Tax Rate` | If you are tax registered, choose the relevant tax rate
`Amount is` | This field is only required if you selected a tax rate. You must choose whether the amount is tax inclusive or exclusive.

Once these fields are completed, a yellow journal icon will appear in the first column indicating that an expense has been recorded in your books.

### Additional / Optional information when recording expenses:
You can add optional details for your expenses, such as:

Field | Description
------ | --------
`Receipt` | Click on the `+` button to add upload an attachment for your expense.
`Contact` | The vendor.
`Description` | The description of the expense.
`Project` | Select a project to assign to the expense if you are tracking project expenses.



---
title: تسجيل مصروفات
pageTitle: تسجيل مصروفات - Wafeq Help
section: expenses
---

قم بتسجيل مصروف عندما تقوم بدفعه حين الشراء.{% .lead %}

## الخطوات
لتسجيل مصروفات انتقل إلى `المصروفات` في القائمة الجانبية اليمنى ثم أدخل المصروفات واحداً في كل صف. لكي يسجل وافق هذه المصروفات في الدفاتر، يجب توفير الحقول التالية:

الحقل | الوصف
------ | --------
`التاريخ` | تاريخ المصروف.
`الحساب` | الحساب الذي ستظهر فيه المصروفات في تقرير الأرباح والخسائر.
`تم الدفع من خلال` | الحساب الذي تم إجراء الدفع منه. على سبيل المثال، الحساب البنكي الذي قمت بدفع المصروفات منه.
`المبلغ` | مبلغ المصروف بالعملة الأساسية.
`العملة` | عملة المصروف. سيطبق وافق سعر الصرف في تاريخ المصروف بشكل تلقائي لتحويل المبلغ إلى العملة الأساسية.
`المعدل الضريبي` | إذا كنت مسجلاً لضريبة القيمة المضافة، اختر معدل الضريبة المناسب
`المبلغ هو` | هذا الحقل مطلوب فقط في حالة تحديد المعدل ضريبي. يجب إختيار ما إذا كان المبلغ شاملًا أو غير شاملاً للضريبة.

{% callout title="أيقونة القيد الصفراء" %}
ستظهر **أيقونة قيد صفراء** تأكد لك أنه تم تسجيل المصروف بنجاح.
{% /callout %}

## معلومات إضافية / اختيارية عند تسجيل المصروفات
يمكنك إضافة تفاصيل اختيارية للمصروفات، مثل:

الحقل | الوصف
------ | --------
`الإيصال` | اضغط على زر `+` لإضافة مرفق للمصروف
`المورد` | مورد المصروف
`الوصف` | وصف المصروف.
`المشروع` | حدد مشروعاً لتعيينه إلى المصروف إذا كنت تقوم بتعقب مصروفات المشروع.



---
title: Submitting expense claims as an employee
pageTitle: Submitting expense claims as an employee - Wafeq Help
section: expenses
---

Submit an expense claim as an employee to be reimbursed.{% .lead %}


### Step-by-step instructions
To submit an expense claim:
1. Go to `My Expense Claims` on your left side menu.
2. Enter your expense details, one per row:
    - Double click or press **Enter** inside the cell of the `Status` column, then select `DRAFT` to create a draft expense. You will change the status to `Submit for approval` later when you’ve completed all columns for the expense.
    - Click on the `+` button or press **Enter** inside the cell of the `Receipt` column. This opens your library files, where you can upload receipts. Upload a receipt from your device, or select an existing file, then click `Attach`.
    - Complete the remaining required columns marked with a yellow triangle in the top right corner of a cell.

Once you’ve completed all fields, the yellow warning triangle on the first column will disappear. You can now change the expense status to `Submit for approval`.

{% callout title="Submitting for approval" %}
Once you’ve submitted an expense for approval, you will no longer be able to change it unless your approver changes the status back to `DRAFT` or `REJECTED`.
{% /callout %}



---
title: تقديم مطالبات المصروفات كموضف
pageTitle: تقديم مطالبات المصروفات كموضف - Wafeq Help
section: expenses
---

قم بتقديم مطالبات مصروفات كموظف.{% .lead %}

## الخطوات
لتقديم مطالبة بالمصروفات، انتقل إلى `مطالباتي` في القائمة الجانبية اليمنى.

أدخل تفاصيل المصروف، واحد في كل صف:

1. إبدأ بحالة `مسودة` لإنشاء مصروف مسود. ستقوم بتغيير الحالة إلى `مطالب` للموافقة لاحقاً عندما تكون قد أكملت كافة أعمدة المصروف.
2. اضغط على زر `+` داخل عمود `الإيصال`. يفتح هذا ملفات المكتبة، حيث يمكنك تحميل الإيصالات. حمل إيصال من جهازك، أو حدد ملف موجود، ثم اضغط على `إرفاق الملفات`.
3. قم بإكمال الأعمدة المطلوبة المتبقية والتي يوجد عليها علامة مثلث أصفر في الركن العلوي الأيمن من الخلية.

بمجرد الانتهاء من كافة الأعمدة، سيختفي مثلث التحذير الأصفر في العمود الأول. يمكنك الآن تغيير حالة المصروف إلى `مطالب للموافقة`.


{% callout title="لا يمكنك تغيير مطالبة تم تقديمها" %}
بمجرد تقديم مصروف للموافقة، لن تتمكن من تغييره ما لم يقم مسؤول الاعتماد بتغيير الحالة مرة أخرى إلى `مرفوض`.
{% /callout %}

عند إدراج مطالبة مصروف في عملية صرف الرواتب، سيتم تحديث حالته إلى جاري.


---
title: Depreciating fixed assets
pageTitle: Depreciating fixed assets - Wafeq Help
section: fixed-assets
---

Wafeq makes it easy to run depreciation for your fixed assets.{% .lead %}

## Step-by-step instructions
To book and depreciate a fixed asset:
1. In the `Fixed Assets` page, enter all the required details of the fixed asset, then change the status to `Registered`.
2. To run depreciation, select the fixed assets you want to depreciate by ticking the checkbox in the first column, then click on `Run depreciation`.
3. Select the last month where you want the depreciation to run, then click `Run depreciation`. Wafeq will run monthly depreciations with the **straight-line method**.
4. To view the depreciation of the asset, hover over the `Current book value` cell and click the depreciation icon to open the side panel showing all depreciations recorded.
5. The `Current book value` is the net book value of the asset as at the end of the previous month. When the current book reaches the salvage value, the status of the asset will change to `Fully depreciated`.





---
title: إدارة الأصول الثابتة
pageTitle: إدارة الأصول الثابتة - Wafeq Help
section: fixed-assets
---

يمكنك إدارة الأصول الثابتة و إهلاكها تلقائياً في وافق.{% .lead %}

## الخطوات
لتسجيل و إهلاك أصل ثابت:
1. قم يتسجيل شراء الأصل عبر فاتورة مشتريات
2. توجه إلى `الأصول الثابتة` في القائمة اليمنى
3. في صف جديد، أدخل تفاصيل الأصل
4. قم بتحويل الحالة إلى `مسجل`
5. لصرف الإهلاك، علم الأصل و أضغط على زر `صرف الإهلاكات`
6. إختر آخر شهر تريد صرف الإهلاك فيه، ثم أضغط على `صرف الإهلاكات`
7. سيتم صرف الإهلاكات بطريقة **الخط المستقيم**
8. لعرض مصروفات الإهلاكات، أضغ على حقل `القيمة الدفترية اليوم` ثم على أيقونة الإهلاكات


---
title: Setting up customers and vendors opening balances
pageTitle: Setting up customers and vendors opening balances - Wafeq Help
section: getting-started
---

When migrating to Wafeq, you will most likely have customers’ invoices and vendors’ bills that are still outstanding. The balances of these outstanding invoices and bills need to be imported into Wafeq as opening balances for your customers and vendors.{% .lead %}

## Learn by watching

Watch this video on how you can set up customers’ and vendors’ opening balances or read on below:
[Setting up customers and vendors opening balances](https://www.youtube.com/watch?v=zEFsFX-mu1o)

## Objectives

After you've set up opening balances of your customers and vendors, you'll be able to:

- Keep track of your accounts receivable and accounts payable balances
- Keep track of the amount of money that your customers still owe you and the amount of money that you still owe your vendors

## Step-by-step instructions

Say you are moving to Wafeq on the 1st of January. You will need to import all your unpaid invoices as of the 31st of December.

To prepare your invoices CSV file, go to Invoices in the left-side menu, click on the Import button, then the on the link to download the CSV template. In this spreadsheet, make a list of your unpaid invoices and their balances.

To import the invoices balances only:

- Set the Quantity to 1.
- Set up the amounts in the Price column to be equal to the balance amount.
- Set the Status of these invoices to SENT.
- In the Account column, enter the Opening Balance Offset account, because you will be recording the opening balance of the invoice only.
- Import this file into Wafeq.
- Map each column of your CSV file to its corresponding column in Wafeq.
- To verify the opening balances of the imported invoices, go to Reports in the left side menu, then to the Statement of Account tab. To get your customer’s Accounts receivable opening balance on the 1st of January, use the Contact filter to filter the report by your customer’s name and set the To date filter to the 31st of December. You will see that each of the customers’ Accounts receivable opening balances on the 1st of January match the balances on the CSV file.

If you remove the Contact filter, you will notice that the imported invoices increased your accounts receivable total balance by the total amount your customers owe you as of the 1st of January. This change in your Accounts receivable opening balance is also visible in your Balance Sheet.

Notice that we haven’t applied any tax rates to the invoices because any taxes due must be imported separately as part of setting up the opening balance of other accounts.


---
title: إعداد أرصدة العملاء والموردين الافتتاحية
pageTitle: إعداد أرصدة العملاء والموردين الافتتاحية - Wafeq Help
section: getting-started
---

عند البدء في وافق، ستتوفر لديك على الأرجح فواتير العملاء وفواتير الموردين التي لا تزال معلقة.{% .lead %}

يجب استيراد أرصدة هذه فواتير البيع وفواتير المشتريات المعلقة إلى وافق كأرصدة افتتاحية للعملاء والموردين للسماح لك بما يلي:

- تتبع أرصدة حسابات مستحقة القبض وأرصدة حسابات مستحقة الدفع.
- تتبع كمية الأموال التي لا يزال عملاؤك مدينين بها لك ومبلغ الأموال التي لا تزال مدينا بها للموردين.

دعنا نتبع مثال إعداد الأرصدة الافتتاحية لعملائك. يمكنك اتباع نفس الخطوات لإعداد الأرصدة الافتتاحية للموردين.

## تعليمات خطوة بخطوة
إذا ستنتقل إلى استخدام وافق في الأول من يناير. سيتعين عليك استيراد جميع الفواتير غير المدفوعة اعتبارا من 31 ديسمبر.

- لإعداد ملف CSV الخاص بفواتير البيع، انتقل إلى فواتير بيع في القائمة اليمنى، واضغط على زر استيراد، ثم على الارتباط لتنزيل قالب CSV. في جدول البيانات هذا، أعد قائمة بفواتيرك غير المدفوعة وأرصدتها.

لاستيراد أرصدة الفواتير فقط:
- عيين الكمية إلى 1.
- قم بإعداد المبالغ في عمود السعر لتساوي مبلغ الرصيد.
- عيين حالة هذه الفواتير إلى مرسل.
- في عمود الحساب، أدخل الحساب إزاحة الرصيد الافتتاحي، لأنك ستقوم بتسجيل الرصيد الافتتاحي للفاتورة فقط.
- قم باستيراد هذا الملف إلى وافق.
- قم بتعيين كل عمود من ملف CSV الخاص بك إلى العمود المقابل له في وافق.

للتحقق من الأرصدة الافتتاحية للفواتير المستوردة، انتقل إلى `التقارير` في القائمة اليمنى، ثم إلى علامة التبويب بيان الحساب. 

للحصول على الرصيد الافتتاحي لحسابات مستحقة القبض في الأول من يناير، استخدم عامل تصفية جهة الاتصال لتصفية التقرير باسم العميل وتعيين عامل تصفية إلى تاريخ إلى 31 من ديسمبر. سترى أن كل أرصدة فتح حسابات مستحقة القبض في الأول من يناير تطابق الأرصدة الموجودة في ملف CSV.

إذا قمت بإزالة عامل تصفية جهة الاتصال، فستلاحظ أن الفواتير المستوردة زادت رصيد حسابات مستحقة القبض بمقدار إجمالي المبلغ المستحق لعملائك اعتبارا من الأول من يناير. وهذا التغيير في الرصيد الافتتاحي للحسابات مستحقة القبض يظهر أيضاً في `الميزانية العمومية`.

لاحظ أننا لم نطبق أي معدلات ضريبية على الفواتير لأنه يجب استيراد الضرائب المستحقة بشكل منفصل كجزء من إعداد الرصيد الافتتاحي للحسابات الأخرى.


---
title: Getting started
pageTitle: Getting started - Wafeq Help
section: getting-started
---

## 1. Import your contacts
The first thing you’ll want to do in Wafeq, is to import your contacts so that the invoices, the bills, and the expenses that you will later on import, recognize these contacts.

## 2. Set up your chart of accounts
If you’ve been tracking your revenue or expense categories in a spreadsheet or other accounting software, you’ll want to recreate these accounts in your chart of accounts. You’ll want to identify them and organize them in your chart of accounts. You can also customize your chart of accounts, create sub-accounts, or delete accounts.

## 3. Set up your customers and vendors opening balances
Once you start using Wafeq, you’ll want to apply your customers’ and vendors’ balances to keep track of the amount you still owe them, or they still owe you. To do that, import your unpaid invoices and bills dating before the day you decide to move to Wafeq.

## 4. Add your bank account and set up an opening balance
To receive or make payments from your bank account, start by adding your bank account to Wafeq. If you wish to import only part of your bank statement starting on a specific date, you can also set up an opening balance for your bank account on that specific date.

## 5. Set up an initial quantity on hand for your inventory items
If you have inventory stock that you want to import into Wafeq, you can do so by setting up an initial quantity on hand of your inventory items. This will help you keep track of the quantity changes after you create invoices and bills for these inventory items. The items’ details will also be automatically added to your line items as you are invoicing or billing your customers and vendors.

## 6. Set up your payroll
To record your salary expenses in the correct month, you’ll want to add the list of your employees and their salaries. After setting up your payroll, you will also have the option to reimburse your employees directly in their payslip cycles and manage their expense claims.

## 7. Import your data
In Wafeq you have the option to easily import the rest of your documents such as expenses. This allows you to fully manage your bookkeeping from Wafeq.

## 8. Set up opening balances for the rest of your accounts
After you set up the opening balances for your customers and vendors, bank accounts, and payroll, and set up an initial quantity on hand for your inventory items, you can set up the opening balances for all of the rest of your accounts in one go. Watch this video to see how you can record these transactions in your manual journals for Wafeq to automatically add them to your books.



---
title: إبدأ مع وافِق
pageTitle: إبدأ مع وافق
section: getting-started
---


## 1. استيراد جهات الاتصال الخاصة بك
للبدء، قم باستيراد جهات الاتصال، بحيث يتم التعرف عليها عند استيراد المبيعات والفواتير والمصروفات لاحقاً.

## 2. إعداد جدول الحسابات
إذا كنت تتعقب إيراداتك أو مصروفاتك في جدول بيانات أو برامج محاسبية أخرى، فسيكون عليك إعادة إنشاء هذه الحسابات في جدول الحسابات في وافق. بإمكانك تعريف الحسابات و ترتيبهم في جدول الحسابات. يمكنك أيضاً تخصيص جدول الحسابات، أو إنشاء حسابات فرعية، أو حذف حسابات.

## 3. إعداد الأرصدة الافتتاحية لعملائك والموردين
بمجرد أن تبدأ باستخدام وافق، سوف ترغب في إضافة أرصدة عملائك والموردين للحفاظ على المبلغ الذي مازلت مدين لهم، أو المبلغ الذي مازالو يدينون لك. لفعل ذلك، استريد المبيعات غير المدفوعة والفواتير التي تواعد قبل اليوم الذي تقرر فيه الانتقال إلى وافق.

## 4. إضافة حسابك المصرفي وإعداد الرصيد الافتتاحي
للحصول على مدفوعات من حسابك المصرفي أو دفعها، ابدأ بإضافة حسابك المصرفي إلى وافق. إذا كنت ترغب في استيراد جزء من بيانك المصرفي ابتداءً من تاريخ محدد، يمكنك أيضاً إنشاء رصيد افتتاحي لحسابك المصرفي في ذلك التاريخ.

## 5. إعداد كمية أولى لمنتجات المخزون
إذا كان لديك مخزون تريد استيراده إلى وافق، يمكنك القيام بذلك عن طريقة إعداد الكمية الأولى لمنتجاتك. سيساعدك هذا في تتبع تغييرات كمية المنتجات بعد إنشاء مبيعات وفواتير لهذه المنتجات. كما ستتم إضافة تفاصيل المنتجات تلقائياً إلى البند المتسلسل أثناء إنشاء المبيعات أو الفواتير لعملائك والموردين.

## 6. إعداد كشف الرواتب
لتسجيل مصروفات الرواتب في الشهر الصحيح، أضف قائمة موظفيك ورواتبهم. بعد إعداد كشف الرواتب، سيكون لديك أيضاً خيار تعويض الموظفين مباشرةً في دورات مدفوعات الرواتب وإدارة مطالبات مصروفاتهم.

## 7. استيراد بياناتك
في وافق، لديك خيار استيراد بقية مستنداتك بسهولة، مثل استيراد المصروفات. هذا يسمح لك بإدارة حساباتك بالكامل من وافق.

## 8. إعداد الأرصدة الافتتاحية لبقية حساباتك
بعد إعداد الأرصدة الافتتاحية لعملائك والموردين والحسابات البنكية والرواتب وإعداد كمية أولية لمنتجات المخزون لديك، يمكنك إعداد الأرصدة الافتتاحية لجميع الحسابات المتبقية في عملية واحدة. اقرء عن كيفية تسجيل هذه الحركات في دفاتر اليومية اليدوية الخاصة بك لكي يقوم وافق بإضافتها تلقائياً إلى دفاترك.



---
title: How can I share feature requests?
pageTitle: How can I share feature requests? - Wafeq Help
section: getting-started
---

You can share feature requests or upvote features requested by others in our **Feature Requests** board.

To access the Feature Requests board, go to your Workspace drop-down menu then select `Request or vote on a feature`.



---
title: كيف يمكنني المشاركة في طلبات الميزات؟
pageTitle: كيف يمكنني المشاركة في طلبات الميزات؟ - Wafeq Help
section: getting-started
---

يمكنك المشاركة في طلبات الميزات أو ميزات التحسين التي يطلبها الآخرون في لوحة **طلبات الميزات** الخاصة بنا.

للوصول إلى لوحة طلبات الميزات، انتقل إلى القائمة المنسدلة لمساحة العمل ثم اضغط على **الطلب أو التصويت على ميزة**.




---
title: Moving from Quickbooks to Wafeq
pageTitle: Moving from Quickbooks to Wafeq - Wafeq Help
section: getting-started
---

To move from QuickBooks you will want to download your data and then import them back into Wafeq.{% .lead %}

## How do I export my data from QuickBooks?

1. Go to the Gear icon on the top left of your screen
2. From the Tools menu, choose the Export data option
3. Set the date range to year-to-date from the Reports tab
4. Choose the reports that want to export the Reports list by toggling the slider.
5. Click on the Export to Excel button

## How do I export non-posting transactions?

### Exporting estimates

1. Choose Sales from the left side menu, then select All Sales
2. From the Filter, set the date range and other filters that you may want, then click Apply
3. From the Type, choose Estimates
4. Finally, click on the Export to Excel icon

### Purchase Orders

1. Choose Expenses from the left side menu
2. From the Filter, set the date range and other filters that you may want, then click Apply
3. From the Type drop-down menu, choose Purchase Order
4. Finally, click on the Export to Excel icon

### Customer Statements

1. Choose Sales from the left side menu, then All Sales
2. From the Filter, set the date range and other filters that you may want, then click Apply
3. From the Type drop-down menu, choose Statements
4. Finally, click on the Export to Excel icon

### Attachments

1. Choose Settings from the toolbar
2. From the Lists, choose Attachments
3. Select the attachments you would want to export
4. Choose the Batch Actions, then click on Export

### Recurring Templates

1. From the left-side menu choose Reports
2. Search for the Recurring Template List report
3. Click on the Export icon

### Chart of Accounts

1. From the left-side menu choose Reports
2. Search for the Account List
3. Click on the Export icon, then Export to Excel

### Products and Services

1. From the left-side menu choose Sales, then Products and Services
2. From the More drop-down menu, choose Run report
3. Click on the Export to Excel icon

## How do I then import my data to Wafeq?

To import your data into Wafeq, {% relink text="follow the steps in this article" href="wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts" /%}.


---
title: Moving from Xero to Wafeq
pageTitle: Moving from Xero to Wafeq - Wafeq Help
section: getting-started
---

To move from Xero you will want to download your data and then import them back into Wafeq.{% .lead %}

## How do I export my data from Xero?

1. Create accounting data export files
2. Make sure that you have the adviser role to be able to access and export most reports and the payroll admin access to be able to export pay run reports
3. Make sure that all bank accounts in your chart of accounts have codes. If they don’t, add your codes
4. Go to the Accounting menu, then click on Advanced, then on Export accounting data
5. Select the product you want to import into
6. Indicate the date range of the data you’re exporting
7. Click on Download

## How do I export the Chart of Accounts?

1. From the Accounting menu, choose Advanced, then click on Chart of accounts
2. Click on Export
3. Your file will be downloaded to your computer as a CSV file.

## How do I export Contacts?

1. From the Contacts menu, select the contacts that you would like to export
2. Click on the options button, then on Export
3. Your contacts will be downloaded to your computer as a CSV file

## How do I export Fixed Assets?

1. From the Accounting menu, choose Advanced, then click on Fixed assets
2. Click on Export
3. The status of the asset: Draft, Registered or Disposed
4. The book value: The current value of the book
5. The accumulated depreciation: The accumulated depreciation of the asset at the date of the export
6. The depreciation to date: The last date of depreciation that was run by Xero
7. The disposal date: The date of disposal of the asset, if it applies to the assetYour export file will include the following

## How do I export Invoices and Bills?

1. From the Business menu, choose Sales overview for invoices or Purchases overview for bills
2. Select the tab of the invoices and bills you want to export
3. From the Search button, enter the date range to filter out the transactions you want to export, then click Search.
4. Click Export.

## How do I export the balance sheet?

1. Choose Reports from the Accounting menu
2. Click on Balance Sheet from the Financial menu
3. Define the Date Range
4. Finally, click on the Export to Excel icon

## How do I export the trial balance?

1. From the Accounting menu, choose the Reports, then click on Trial Balance
2. Set the Date range you want to run the report for

## How do I then import my data to Wafeq?

To import your data into Wafeq, {% relink text="follow the steps in this article" href="wafeq-help/importing-your-data/importing-your-data-1-4-contacts" /%}.


---
title: Setting up opening balances for your accounts
pageTitle: Setting up opening balances for your accounts - Wafeq Help
section: getting-started
---

## Learn by watching
Watch how you can set up opening balances for all of the rest of your accounts in one go:

[Setting up opening balances for your accounts](https://www.youtube.com/watch?v=jpUjkTAidGc)


## Step-by-step instructions

Opening balances are the first entries you will recording into Wafeq at the beginning of your accounting period in Wafeq. Let’s follow an example:

If you are moving to Wafeq on the 1st of January, you will need to do the following:

1. Export your trial balance from your previous software indicating your closing balances as of the 31st of December. These balances are the opening balances that you will be entering in Wafeq journal.
2. Go to the Manual journals module in the left side menu.
3. Indicate the Date when you will be moving to Wafeq (in this case it is the 1st of January).
4. (Optionally) Add a Note for this transaction.
5. Select the base Currency in which all your journals will be recorded.
6. Double click the Lines sell to open your journal line item edit form. In this form, you will be able to enter all your account’s opening balances.
7. Organize your external spreadsheet following the journal line item edit form’s header.
7. Copy your details from your previous software’s trial balance into their corresponding fields.
8. Enter a short Description such as Opening balance from previous software
9. In the Account column, enter your accounts’ names. The Account column is a drop-down menu, this means that all your accounts’ names should be case sensitive for Wafeq to recognize them when you paste your entries. e.g. If your account’s name is Furniture and Equipment, make sure that as it is in the spreadsheet you are preparing.
10. In the Debit column, enter your accounts’ positive balances.
11. In the Credit column, enter your accounts’ negative balances.
12. Sum up your balances in your spreadsheet and make sure that it matches the sum of the balances in your previous software’s trial balance.
13. Add a final row with the same Description, for your Opening Balance Offset account and debit or credit it with the sum of your balance’s amount to balance out the journal.
14. Copy your spreadsheet data, and paste them into Wafeq’s journal line items’ form.
15. Click Save.

Now, all your accounts’ opening balances are in Wafeq and you can continue your bookkeeping.

---
title: إعداد الأرصدة الافتتاحية لحساباتك
pageTitle: إعداد الأرصدة الافتتاحية لحساباتك - Wafeq Help
section: getting-started
---

الأرصدة الافتتاحية هي أول الإدخالات التي ستقوم بتسجيلها في وافق في بداية الفترة المحاسبية الخاصة بك.{% .lead %}

## مثال
إذا كنت تنتقل إلي وافق في الأول من يناير، فعليك القيام بما يلي:

1. قم بتصدير ميزان المراجعة من برنامج المحاسبة السابق الخاص بك مشيراً إلى الأرصدة الختامية اعتبارا من 31 ديسمبر. هذه الأرصدة هي الأرصدة الافتتاحية التي ستدخلها في الدفاتر اليومية في وافق.
2. انتقل إلى وحدة الدفاتر اليومية اليدوية في القائمة اليمنى.
3. حدد تاريخ الانتقال إلي وافق (في هذه الحالة يكون الأول من يناير).
4. (اختياري) أضف ملاحظة لهذه المعاملة.
5. حدد العملة الأساسية التي سيتم تسجيل كافة المعاملات بها.
6. اضغط ضغطة مزدوجة على في عمود السطور لفتح نموذج تحرير بنود الدفاتر اليومية. في هذا النموذج، ستتمكن من إدخال كافة الأرصدة الافتتاحية لحساباتك.
7. نظم جدول البيانات الخارجي الخاص بك بحسب رأس نموذج تحرير بنود الدفاتر اليومية.
8. انسخ تفاصيل ميزان المراجعة من برنامج المحاسبة السابق إلى الحقول المقابلة في جدول البيانات الخارجي.
- أدخل وصفاً قصيراً مثل الرصيد الافتتاحي من البرنامج السابق
- في عمود الحساب، أدخل أسماء الحسابات. عمود الحساب هو قائمة منسدلة، وهذا يعني أن على جميع أسماء الحسابات أن تكون حساسة لحالة الأحرف حتى يتعرف عليها وافق عند لصق المعلومات. على سبيل المثال، إذا كان اسم الحساب هو أثاث ومعدات، فتأكد من أنه كما هو في الجدول الذي تقوم بإعداده.
- في عمود مدين، أدخل الأرصدة الإيجابية لحساباتك
- في عمود دين، أدخل الأرصدة السلبية لحساباتك
- اجمع الأرصدة في جدول بياناتك وتأكد من أنها تتطابق مع مجموع الأرصدة الموجودة في ميزان المراجعة في البرنامج السابق.
- أضف صفاً نهائياً بنفس الوصف لحساب إزاحة الرصيد الافتتاحي وقم بإضافة مجموع مبلغ الأرصدة في  عمود الدين أو المدين لموازنة الدفاتر اليومية.
9. انسخ بيانات جدول البيانات الخاص بك، ولصقها في نموذج تحرير بنود الدفاتر اليومية في وافق.
10. اضغط على حفظ.

الآن، جميع الأرصدة الافتتاحية لحساباتك موجودة في وافق ويمكنك متابعة المحاسبة.

---
title: "Importing your data 1/4: Contacts"
pageTitle: "Importing your data 1/4: Contacts - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---

## Learn by watching

Watch this video on how to import your single-line data or read on below:

[Importing your contacts](https://www.youtube.com/watch?v=ewME4GKjP3I)

## Step-by-step instructions

You can import contacts using the `Import` button in the top right corner of the contacts page.

Your contact CSV file must be structured as follows:
- Each row in your file must represent one contact.
- The `Country` should use the same case-sensitive spelling as the one in the `Country` column in Wafeq.
- For `Type`: allowed values are `Customer`, `Supplier`, `Investor`, `Partner`, and `Other`. You can include multiple values separated by a comma.

{% callout title="You can import incomplete contacts" %}
You do not need to import all columns. Wafeq will allow you to import an incomplete row if you wish. You can then complete the row after you import it.
{% /callout %}

---
title: "استيراد بياناتك ١/٤: جهات الاتصال"
pageTitle: "استيراد بياناتك ١/٤: جهات الاتصال - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---


يمكنك استيراد جهات الاتصال بالضغط على زر الاستيراد في أعلى الزاوية اليسرى من ورقة جهات الاتصال.{% .lead %}

## كيفية استيراد جهات الاتصال
يجب هيكلة ملف CSV لجهة الاتصال كما يلي:

- يجب أن يمثل كل صف في ملفك جهة اتصال واحدة
-  في عمود `البلد`: يجيب أن تستخدم نفس التدقيق الإملائي الحساس لحالة الأحرف الذي يوجد في عمود البلد في وافق.
- لعمود `النوع`: القيم المسموح بها هي عميل ومورد ومستثمر وشريك وشيء آخر. يمكنك تضمين قيم متعمددة مفصولة بفاصلة.

{% callout title="يمكنك إستيراد صف غير كامل" %}
لا تحتاج لاستيراد كل الأعمدة. سيسمح لك وافق باستيراد صف غير مكتمل إذا أردت. يمكنك عندئذ إكمال الصف بعد استيراده.
{% /callout %}



---
title: "Importing your data 2/4: Invoices and Bills"
pageTitle: "Importing your data 2/4: Invoices and Bills - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---

## Learn by watching

Watch this video on how to import your multi-line data or read on below.
[Importing your data into Wafeq](https://www.youtube.com/watch?v=WXHkuOXZb24)



## Step-by-step instructions

You can import multi-line invoices and bills using the Import feature.
{% callout title="Multi-line imports" %} 
Multi-line imports apply to documents that have can have multiple line items such as invoices, simplified invoices and bills.
{% /callout %} 

### How multi-line imports work


Since invoices (or bills) must have one or more line items, during your import Wafeq will ask you which column uniquely identifies an invoice. Wafeq will use this column to make sure that line items having the same invoice identifier are imported into the same invoice.

The easiest way to obtain a template that matches the invoices and bills sheet header in Wafeq is to export them to CSV and only keep the header.

Your file must therefore be structured as follows:
- Each row in your file must represent one line item in an invoice.
- Columns that are mapped to an invoice-specific field (such as the Date or Invoice Number) must be repeated in each row.
- You must include a column that uniquely identifies an invoice. This column value must be the same for all line items, so that Wafeq can tell which line items belong to the same invoice, For example,  you may use the Invoice Number column as a unique identifier, create your own unique identifier column while you’re preparing the import file.
- Columns that are dropdown (such as Contact, Account, Tax Rate, Item, Projects) must use the exact spelling of the value. For example, if you have a contact called “My Customer ABC” in Wafeq, in your import file you must use the exact, case-sensitive spelling.
- Wafeq will not automatically create missing Contacts, Accounts, Tax Rates, Items, Projects. You must make sure that they exist in Wafeq before including them in an invoice import file.

{% callout title="You can import incomplete invoices or bills" %}
You do not need to import all columns. Wafeq will allow you to import an incomplete invoice or bill if you wish. You can then complete it after you import.
{% /callout %}



---
title: "استيراد بياناتك ٢/٤: المبيعات والمشتريات"
pageTitle: "استيراد بياناتك ٢/٤: المبيعات والمشتريات - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---


يمكنك استيراد فواتير المبيعات وفواتير المشتريات المتعددة البنود باستخدام ميزة الاستيراد.{% .lead %}

## كيف تعمل الاستيرادات المتعددة البنود؟

بما أنه يجب أن تحتوي فواتير المبيعات (أو فواتير المشتريات) على بند واحد أو أكثر، فسوف يسألك وافق عن العمود الذي يحدد الفاتورة بشكل فريد خلال عملية الاستيراد. سوف يستخدم وافق هذا العمود للتأكد من أن البند ذات المعرف الخاص بالفاتورة قد استورد إلى نفس الفاتورة.

{% callout title="الحصول على قالب إستيراد" %}
أسهل طريقة للحصول على قالب يطابق رأس العرض الورقي لفواتير المبيعات وفواتير المشتريات في الملف هي تصديرها إلى CSV والاحتفاظ فقط بالرأس.
{% /callout %}

لذلك يجب أن يكون ملفك منظماً كما يلي:

- يجب أن يمثل كل صف في الملف بنداً واحداً في الفاتورة.
- يجب تكرار الأعمدة التي ترسم إلى حقل محدد بالفاتورة (مثل `التاريخ` أو `رقم الفاتورة`) في كل صف.
- يجب تضمين عمود يعرف الفاتورة بشكل فريد. يجب أن تكون قيمة العمود هذا هي نفسها لكافة عناصر البنود، حتى يتمكن وافق من معرفة عناصر البنود التي تنتمي إلى نفس الفاتورة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام عمود `رقم الفاتورة` كمعرف فريد، أو إنشاء عمود المعرف الفريد الخاص بك أثناء تحضير ملف الاستيراد.
- يجب أن تملأ الأعمدة المنسدلة (مثل `جهة الاتصال` و`الحساب` و`المعدل الضريبي` و`المنتج` و`المشروع`) بدقة إملائية للقيمة. على سبيل المثال، إذا كان لديك جهة اتصال تسمى “الأدوات المنزلية” في ملف الاستيراد، يجب أن تستخدم الإملاء الدقيق.
- لن ينشئ وافق جهات اتصال، حسابات، معدلات ضريبية، منتجات أو مشاريع بشكل تلقائي. يجب أن تتأكد من وجودهم في وافق قبل إدراجهم في ملف استيراد الفواتير.


{% callout title="يمكنك إستيراد صف غير كامل" %}
لست بحاجة لاستيراد كل الأعمدة. سيسمح لك وافق باستيراد صف غير كامل إذا رغبت. يمكنك بعد ذلك إكمال الصف بعد الاستيراد.
{% /callout %}


{% callout title="إستيراد معاملات أخرى متعددة البنود" %}
تنطبق عمليات الاستيراد متعددة البنود على فواتير المبيعات والفواتير المبسطة وفواتير المشتريات.
{% /callout %}

---
title: "Importing your data 3/4: Expenses"
pageTitle: "Importing your data 3/4: Expenses - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---

## Learn by watching

Watch this video on how to import your single-line data such as expenses, or read on below.
[Importing your data](https://www.youtube.com/watch?v=WXHkuOXZb24&t=26s)

## Step-by-step instructions

You can import expenses using the Import button in the top right corner of the expenses sheet.

The easiest way to obtain a template that matches the expenses sheet header in Wafeq is to export the expenses to CSV and only keep the header.

Your expense CSV file must be structured as follows:

- Each row in your file must represent one expense.
- Columns that are dropdowns (such as Contact, Account, Tax Rate, Item, Projects) must use the exact spelling of the value. For example, if you have a contact called “My Vendor ABC” in Wafeq, in your import file you must use the exact, case-sensitive spelling.
- Wafeq will not automatically create missing Contacts, Accounts, Tax Rates, Items, Projects. You must make sure that they exist in Wafeq before including them in an expense import file.

{% callout title="You can import incomplete expenses" %}
You do not need to import all columns. Wafeq will allow you to import an incomplete expense if you wish. You can then complete it after you import it.
{% /callout %}


---
title: "استيراد بياناتك ٣/٤: المصروفات"
pageTitle: "استيراد بياناتك ٣/٤: المصروفات - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---


يمكنك استيراد المصروفات باستخدام زر الاستيراد الموجود في الركن العلوي الأيسر من ورقة المصروفات.{% .lead %}

## كيفية استيراد المصروفات

{% callout title="الحصول على قالب إستيراد" %}
أسهل طريقة للحصول على قالب يتوافق مع رأس كشف المصاريف الموجود في وافق هي تصدير المصروفات إلى CSV والاحتفاظ فقط بالرأس.
{% /callout %}

يجب هيكلة ملف CSV الخاص بالمصروفات كما يلي:
- يمثل كل صف في ملفك مصروف واحد.
- استخدم الإملاء الدقيق للأعمدة المنسدلة (مثل `جهة الاتصال` و`الحساب` و`المعدل الضريبي` و`المنتج` و`المشروع`). على سبيل المثال، إذا كان لديك جهة اتصال تسمى “المورد الأول” في وافق، في ملف الاستيراد الخاص بك يجب أن تستخدم الإملاء الدقيق والحساس لحالة الأحرف
- لن يقوم وافق بإنشاء `جهات الاتصال` و`الحسابات` و`معدلات الضريبية` و`المنتجات` و`المشاريع` المفقودة بشكل تلقائي. يجب التأكد من وجودها في وافق قبل تضمينها في ملف استيراد المصروفات.


{% callout title="يمكنك إستيراد صف غير كامل" %}
لست بحاجة لاستيراد كل الأعمدة. سيسمح لك وافق باستيراد صف غير كامل إذا رغبت. يمكنك بعد ذلك إكمال الصف بعد الاستيراد.
{% /callout %}



---
title: "Importing your data 4/4: Inventory"
pageTitle: "Importing your data 4/4: Inventory - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---

## Learn by watching

Watch this video on how to import your single-line data such as inventory items, or read on below.
[Importing your data](https://www.youtube.com/watch?v=WXHkuOXZb24&t=26s)

## Step-by-step instructions

You can import items using the import button in the top right corner of the items sheet.

Your item CSV file must be structured as follows:

- Each row in your file must represent one item.
- Columns that are drop-downs (such as Revenue Account, Revenue Tax Rate, Expense Account, Purchase Tax Rate, Track Inventory) must use the exact spelling in Wafeq. For example, if you have a revenue account called “Gross Revenue” in Wafeq, in your import file you must use the exact, case-sensitive spelling.
- Wafeq will not automatically create drop-down values that don’t exist. For example, if the account Gross Revenue does not exist in your Chart of Accounts, Wafeq will not automatically create it when you import it.

{% callout title="You can import incomplete items" %}
You do not need to import all columns. Wafeq will allow you to import an incomplete item if you wish. You can then complete it after you import it.
{% /callout %}
 

---
title: "استيراد بياناتك ٤/٤: المخزون"
pageTitle: "استيراد بياناتك ٤/٤: المخزون - Wafeq Help"
section: importing-your-data
---


يمكنك استيراد المنتجات باستخدام زر الاستيراد في الزاوية اليسرى العليا من صفحة المنتجات.{% .lead %}

## كيفية استيراد المنتجات

{% callout title="الحصول على قالب إستيراد" %}
أسهل طريقة للحصول على قالب يطابق رأس العرض الورقي للمنتجات في الملف هي تصديرها إلى CSV والاحتفاظ فقط بالرأس.
{% /callout %}

يجب تنظيم ملف CSV الخاص بالمنتجات كما يلي:
- يجب أن يمثل كل صف في ملفك منتج واحد.
- يجب أن تستخدم الأعمدة المنسدلة (مثل `حساب الإيرادات`، و`معدل ضريبة الإيرادات`، و`حساب المصروفات`،  و`معدل ضريبة الشراء`، و`تتبع المخزون`) بالإملاء الدقيق في وافق. على سبيل المثال، إذا كان لديك حساب إيرادات مسمى “اجمالي الإيرادات” في وافق، في ملف الاستيراد، يجب عليك استخدام التدقيق الإملائي.
- لن ينشئ وافق الحقول المنسدلة الغير الموجودة بشكل تلقائي. على سبيل المثال، إذا كان الحساب “إجمالي الإيرادات” غير موجود في جدول الحسابات، فلن يقوم وافق بإنشائه تلقائياً عند الاستيراد.

{% callout title="يمكنك إستيراد صف غير كامل" %}
لست بحاجة لاستيراد كل الأعمدة. سيسمح لك وافق باستيراد صف غير كامل إذا رغبت. يمكنك بعد ذلك إكمال الصف بعد الاستيراد.
{% /callout %}



---
title: Configuring your Foodics integration with Wafeq
pageTitle: Configuring your Foodics integration with Wafeq - Wafeq Help
section: integrations
---

Connect your Foodics account to Wafeq to automate your accounting.{% .lead %}


## What’s the benefit of connecting my Foodics account to Wafeq?
The Foodics integration does the following:
- Orders from Foodics will be aggregated per day, and a summary `Invoice` for each day will be created with the correct tax rates applied and payments will be recorded using the various payment methods you have in Foodics.
- Purchases from Foodics will be created as `Bills` in Wafeq, and the Foodics inventory account will be increased by the purchase amount.
- Inventory Counts and Quantity Adjustments from Foodics will be created as an `Expense` in Wafeq. The account will be your Foodics inventory adjustment account that you’ve selected during the configuration, and the paid through account will be your Foodics inventory account you’ve selected during the configuration.
- Cost of Goods from Foodics (also called Order Transactions) will be recorded as an `Expense` in Wafeq with the `Cost of Goods` account you’ve selected during configuration.
 

## How to connect your Foodics account
Follow these steps to set up your integration:
- Connect your Foodics account: Go to `Integrations` in the left side menu, and click on the `Connect` button.
- Log in to your Foodics account: Once you log in to your Foodics account, you will be redirected to the integrations screen in Wafeq.
- Configure your Foodics integration: Wafeq will automatically create the following accounts: `Revenue` account, `Charges`, `Discounts`, `Rounding`, `Tips`. From the remaining mappings choose the corresponding accounts or taxes from Wafeq, or let Wafeq auto-generate them for you by enabling auto-generate.
{% callout title="Important for VAT returns" %}
To let Wafeq automatically generate VAT returns, make sure you map your Foodics tax rates to the existing tax rates in Wafeq.
{% /callout %}
- Save your configurations: Click on the `Save` button for your configurations to be saved. You will be redirected to the Sync page.
- Sync your invoices: For your first synchronization, you will want to synchronize all your data until yesterday. So in the `From date`, choose the date when you started using Foodics, and in the `To date`, choose yesterday. In the top right corner click `Sync`.
{% callout title="Sync duration" %}
If you're syncing long time ranges, it may take a while for the sync to complete. You can close the page and come back at any time to check on the progress.
{% /callout %}
- When the sync is complete, go to your `Invoices` to view the invoices that Wafeq has created.



---
title: إعداد تكامل فودكس مع وافق
pageTitle: إعداد تكامل فودكس مع وافق - Wafeq Help
section: integrations
---

مع دمج فودكس، ستقدر تتبع مبيعاتك اليومية و المشتريات و المخزون.{% .lead %}

## خطوات إعداد التكامل
اتبع هذه الخطوات لإعدادها:

1. اذهب إلى `التكاملات` في القائمة اليمنى، ثم اضغط على زر اربط.
2. سجل الدخول إلى حسابك فودكس: بمجرد تسجيل الدخول إلى حسابك فودكس، سيتم إعادة توجيهك إلى شاشة التكامل في وافق.
3. قم بإعداد التكامل مع فودكس: سوف ينشئ وافق الحسابات التالية تلقائياً، حساب `الإيرادات`، `الرسوم`، `الخصومات`، `التقريب`. ومن بين التعيينات المتبقية اختر الحسابات المقابلة أو الضرائب من وافق، أو دع وافق يقوم بإنشاء هذه الحسابات أو الضرائب تلقائيا لك عن طريق تمكين `الإنشاء التلقائي`.
4. مهم: بالنسبة للضرائب، تأكد من تعيينها للمعدلات الضريبية الموجودة في وافق مثل `ضريبة القيمة المضافة على المبيعات (15%)` للاستفادة من توليد الإقرار الضريبي الآلي في وافق.
5. احفظ إعداداتك: اضغط على زر `احفظ` ليتم حفظ إعداداتك. سيتم إعادة توجيهك إلى صفحة المزامنة.
6. زامن بياناتك: لأول مزامنة لك، سوف تريد مزامنة كل بياناتك حتى البارحة. لذلك في `تاريخ من`، اختر من تاريخ عندما بدأت باستخدام فودكس، وفي `إلى تاريخ`، اختر البارحة.
7. في الزاوية اليمنى العليا اضغط على `مزامنة`.
8. مهم: تعتمد مدة المزامنة الأولية على كمية البيانات التي لديك.
9. انتقل إلى `فواتير البيع` في القائمة الجانبية اليمنى للتأكد من أن تمت مزامنة مبيعاتك اليومية.




---
title: Configuring your Salla integration with Wafeq
pageTitle: Configuring your Salla integration with Wafeq - Wafeq Help
section: integrations
---

Connect your Salla account to Wafeq to automate your accounting.{% .lead %}


## What’s the benefit of connecting my Salla account to Wafeq?
The Salla integration will summarize your orders per day, and a summary `Invoice` for each day will be created with the correct tax rates applied and payments will be recorded using the various payment methods you have in Salla.


## How to connect your Salla account
Follow these steps to set up your integration:
- Connect your Salla account: Go to `Integrations` in the left side menu, and click on the `Connect` button.
- Log in to your Salla account: Once you log in to your Salla account, you will be redirected to the integrations screen in Wafeq.
- Configure your Salla integration: Wafeq will automatically create the following accounts: `Salla sales account` account, `Salla refunds account`, `Salla discounts account`, `Salla rounding account`, `Salla shipping revenue account`, `Salla charges account`. From the remaining mappings choose the corresponding accounts or taxes from Wafeq, or let Wafeq auto-generate them for you by enabling auto-generate.
{% callout title="Important for VAT returns" %}
To let Wafeq automatically generate VAT returns, make sure you map your Salla tax rates to the existing tax rates in Wafeq.
{% /callout %}
- Save your configurations: Click on the `Save` button for your configurations to be saved. You will be redirected to the Sync page.
- Sync your invoices: For your first synchronization, you will want to synchronize all your data until yesterday. So in the `From date`, choose the date when you started using Salla, and in the `To date`, choose yesterday. In the top right corner click `Sync`.
{% callout title="Sync duration" %}
If you're syncing long time ranges, it may take a while for the sync to complete. You can close the page and come back at any time to check on the progress.
{% /callout %}
- When the sync is complete, go to your `Invoices` to view the invoices that Wafeq has created.



---
title: إعداد التكامل مع سلة
pageTitle: إعداد التكامل مع سلة - Wafeq Help
section: integrations
---

إربط حسلبك في سلة مع وافق لأتمتة المحاسبة.{% .lead %}


## ما هى فوائد التكامل مع سلة
هذا التكامل سيقوم بسحب مبيعاتك و ضريبة القيمة المضافة من سلة تلقائياً.


## خطوات إعداد التكامل
اتبع هذه الخطوات لإعدادها:
1. اذهب إلى `التكاملات` في القائمة اليمنى، ثم اضغط على زر اربط.
2. سجل الدخول إلى حسابك في سلة: بمجرد تسجيل الدخول إلى حسابك في سلة سيتم إعادة توجيهك إلى شاشة التكامل في وافق.
3. قم بإعداد التكامل مع سلة: سوف ينشئ وافق الحسابات التالية تلقائياً، حساب `الإيرادات`، `الرسوم`، `الخصومات`، `التقريب`. ومن بين التعيينات المتبقية اختر الحسابات المقابلة أو الضرائب من وافق، أو دع وافق يقوم بإنشاء هذه الحسابات أو الضرائب تلقائيا لك عن طريق تمكين `الإنشاء التلقائي`.
4. مهم: بالنسبة للضرائب، تأكد من تعيينها للمعدلات الضريبية الموجودة في وافق مثل `ضريبة القيمة المضافة على المبيعات (15%)` للاستفادة من توليد الإقرار الضريبي الآلي في وافق.
5. احفظ إعداداتك: اضغط على زر `احفظ` ليتم حفظ إعداداتك. سيتم إعادة توجيهك إلى صفحة المزامنة.
6. زامن مبيعاتك: لأول مزامنة لك، سوف تريد مزامنة كل بياناتك حتى البارحة. لذلك في تاريخ من، اختر من تاريخ عندما بدأت باستخدام سلة وفي `إلى تاريخ`، اختر البارحة.
7. في الزاوية اليمنى العليا اضغط على `تزامن`.
8. مهم: تعتمد مدة المزامنة الأولية على كمية البيانات التي لديك.
9. انتقل إلى `فواتير البيع` في القائمة الجانبية اليمنى للتأكد من أن تمت مزامنة مبيعاتك اليومية.


---
title: Connecting your Stripe account to Wafeq
pageTitle: Connecting your Stripe account to Wafeq - Wafeq Help
section: integrations
---

Connect your Stripe account to Wafeq to accept payments online and automate your accounting.{% .lead %}

## What’s the benefit of connecting my Stripe account to Wafeq?
The Stripe integration allows you to:
- Send an invoice from Wafeq and accept online payments into your own Stripe account
- Sync your other Stripe data such as processing fees and payouts

## How to connect your Stripe account
Before you proceed, be sure to already have a valid Stripe account, then follow these steps:
1. Go to `Integrations` in the left side menu
2. Click on `Connect` next to the Stripe integration, and complete the connection process.
3. When you are returned to Wafeq, map the accounts and tax rates and click `Save`.

The integration is now configured.

## Accepting online payments with Stripe on Wafeq
When you are creating an invoice, you have the option to accept online payments from your customer through your Stripe account. This will generate a payment link that you can share with your customer.
In addition, when you send an invoice to your customer the email will include a link to pay the invoice online.

Here's how to enable online payments:
1. While editing an invoice, choose your Stripe account under the payment methods and save the invoice.

You will have two methods to share the payment link with your customer:
- When you save the invoice, a payment link will be generated. You can share this link with your customer.
- If you send the invoice through Wafeq to your customer, they will get an email with a payment link to pay the invoice online.

Once your customer pays the invoice, Wafeq will automatically record that payment and will mark the invoice as `PAID` through your Stripe account.

{% callout title="Processing fees" %}
Wafeq does not charge any additional processing fees. Stripe will charge you its standard fees for accepting payments.
{% /callout %}

## Syncing created in Stripe
When you connect your Stripe account, Wafeq will automatically pull invoices you issue from Stripe each time new invoices are created. 
You may still want to manually sync historical invoices dated before you connected your Stripe account.

To manually sync your Stripe invoices, go to your Stripe integration then click `Sync`. Choose a date range and click `Sync` again.

## Syncing your Stripe statement
To sync your Stripe statement and let Wafeq automatically reconcile it, go to `Bank Transactions` on the left side menu, then click the `Statement` link of your Stripe account.
Click the `Fetch statement` button in the top left and select a date range.
When you sync the statement, Wafeq will automatically do the following:
- Automatically classify Stripe processing fees under the account you've configured in the integration
- Automatically classify Stripe payouts to the bank payout account you configured in the integration
- Automatically reconcile any invoices issued in Stripe and that are in Wafeq





---
title: إعداد تكامل سترايب مع وافق
pageTitle: إعداد تكامل سترايب مع وافق - Wafeq Help
section: integrations
---

يمكنك توصيل حسابك على سترايب ب وافق لبدء قبول مدفوعات من عملائك مباشرة إلى حسابك على سترايب.{% .lead %}

## ما هي فائدة ربط حسابي سترايب بوافق؟
عندما تقوم بإصدار فاتورة بيع، يكون لديك الخيار لقبول المدفوعات عبر الإنترنت من العميل من خلال حسابك. سيؤدي هذا إلى إنشاء رابط دفع لإرساله إلى عميلك.
عند إرسال فاتورة بيع إلى عميلك، سيتضمن البريد الإلكتروني رابط لدفع الفاتورة عبر الإنترنت.
يمكنك مزامنة فواتير البيع والمنتجات وكشف والبيانات. تحتاج فقط إلى مزامنة معلوماتك مرة واحدة وستظل متزامنة مع وافق.

## كيفية ربط حسابك سترايب لوافق
قبل المتابعة، تأكد من وجود حساب سترايب صالح، ثم اتبع هذه الخطوات:
1. انتقل إلى التكاملات في القائمة اليمنى
2. اضغط على اربط بجوار سترايب لإكمال عملية الربط.
3.  عندما تتم إعادتك إلى وافق، حدد الحساب البنكي الذي يودع فيه سترايب المال.

أنت الآن جاهز لبدء قبول المدفوعات عبر الإنترنت.

## كيفية تفعيل المدفوعات عبر الإنترنت لفاتورة بيع
يمكنك تفعيل المدفوعات عبر الإنترنت على أساس كل فاتورة بيع. اتبع هذه الخطوات:
1. أثناء تعديل فاتورة البيع، اختر حساب سترايب.
2. أرسل فاتورة لبيع عبر وافق.
3. سيتلقى العميل إيميل يحتوي على زر الدفع عبر الإنترنت.

بمجرد أن يقوم العميل بالضغط على زر الدفع عبر الإنترنت، سيتم إعادة توجيهه إلى الصفحة التي يمكنه فيها إدخال معلومات بطاقة الائتمان وتقديم الدفع.

وفي حالة الحاجة إلى مشاركة رابط الدفع عبر الإنترنت هذا مع العميل بشكل منفصل، يمكنك استرداده من نموذج دفع فاتورة البيع  بالضغط على احصل على رابط الدفع. سيتم نسخ الرابط تلقائياً إلى الحافظة.

بمجرد أن يدفع العميل الفاتورة، سيقوم وافق بتسجيل هذا الدفع تلقائياً وسيضع علامة مدفوع على الفاتورة من خلال حساب سترايب الخاص بك.

## الرسوم المعالجة
لا يفرض وافق أي رسوم معالجة إضافية. ستدفع لك شركة سترايب رسومها القياسية مقابل قبول المدفوعات.


---
title: Adding a Stamp or Signature
pageTitle: Adding a Stamp or Signature - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---


## Learn by watching
Watch this video on how to add your signature or a stamp to your invoices and quotes, or read on below.

[Adding a Stamp or Signature](https://www.youtube.com/watch?v=-7KH5aH3t_E&t=108s)

## Step-by-step instructions

Here's how to add stamps and signatures to your invoices, quotes, and purchase orders:
1. At the bottom right of the invoice or quote, click on `Add your stamp or signature`. Make sure to upload images only in **jpg**, **png**, or **gif** formats.
2. Once you download the invoice or the quote pdf files, you can preview your stamp before sending it to your customer.

{% callout %}
Stamps also show up on payment receipts you send to your customers.
{% /callout %}


---
title: إضافة طابع أو إمضاء
pageTitle: إضافة طابع أو إمضاء - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

يمكنك إضافة طوابع وتوقيعات إلى فواتير البيع والفواتير التقديرية وطلبات الشراء.{% .lead %}

1. في أسفل يسار فاتورة البيع أو الفاتورة التقديرية، اضغط على `أضف طابع أو توقيع`.
2. تأكد من تحميل صور فقط في تنسيقات JPG, PNG, أو GIF.

بمجرد تنزيل فاتورة بيع أو فاتورة تقديرية بتنسيق PDF، يمكنك معاينة الختم قبل إرساله.

{% callout title="وثائق يظهر عليها الطابع" %}
يظهر الطابع أيضا على الإشعارات الدائنة و عروض الأسعار و طلبات الشراء و الرواتب و إيصالات الدفع و سندات القبض.
{% /callout %}


---
title: Choosing an account for an invoice or bill line item
pageTitle: Choosing an account for an invoice or bill line item - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

## In an invoice
When you create an invoice line item, you will want to choose an account where you’d like revenue to be categorized. This is often an `Income` account, such as `Sales`. That’s where your income will be shown in your **Profit & Loss** statement.

You can create your own accounts in your `Chart of Accounts` to match your business needs.

## In a bill
When you create a bill line item, you will want to choose an account where you’d like the expense to be categorized, or, in the case of goods, an inventory account such as `Inventory Asset`.

You can create your own expense or inventory accounts in your `Chart of Accounts`.


---
title: اختيار حساب لفاتورة بيع أو مشتريات أو لبند في الفاتورة
pageTitle: اختيار حساب لفاتورة بيع أو مشتريات أو لبند في الفاتورة - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---


## في فاتورة بيع
عندما تقوم بإنشاء عنصر بند لفاتورة المبيعات، اختر الحساب حيث تريد تصنيف العائد. في أغلب الأوقات سيكون حساب دخل، مثل `مبيعات`. سيتم عرض دخلك في حساب `مبيعات` في تقرير الأرباح والخسائر.

يمكنك أيضاً إنشاء حساباتك الخاصة في `جدول الحسابات` لتطابق إحتياجات شركتك.

## في فاتورة مشتريات
عندما تقوم بإنشاء عنصر بند لفاتورة المشتريات، اختر حساب لتصنيف المصروفات، أو، في حالة البضائع، حساب مخزون مثل `أصول المخزون`.

يمكنك أيضاً إنشاء حسابات المصروفات أو المخزون في `جدول الحسابات` الخاص بك.


---
title: Creating a recurring or scheduled invoice
pageTitle: Creating a recurring or scheduled invoice - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

Recurring or scheduled invoices are invoices that are automatically created or sent based on a schedule you define.{% .lead %}


## Creating a recurring or scheduled invoice
To create a recurring invoice, go to Recurring invoices on the left side menu.

In addition to the usual required fields when you create an invoice, recurring invoices have the following fields:


Field | What it means
---- | ----------- 
**Status** | `Create as draft`: A draft invoice will be created at the next occurrence. `Auto send`: An invoice will be created and immediately sent to the customer
**Schedule** | Defines when each invoice is created, e.g. weekly, monthly, and so on.
**Email template** | The email template to use when sending the invoice. If you choose to auto send the invoice, the email template becomes required.


## Previewing a recurring invoice

You can preview the email that your customer receives when a recurring invoice is sent. To do that, select the recurring invoice you’d like to preview then click on `Send test email`. You will receive an email based on the email template you’ve chosen, with the invoice attached as a PDF.


---
title: فاتورة بيع متكررة أو مجدولة
pageTitle: فاتورة بيع متكررة أو مجدولة - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

الفواتير المتكررة أو المجدولة هي فواتير تصدر أو ترسل تلقائياً بناء على جدول تحدده أنت.{% .lead %}

## إصدار فاتورة بيع متكررة أو مجدولة

لإصدار فاتورة متكررة، انتقل إلى `فواتير متكررة` في القائمة الجانبية اليمنى.

بالإضافة إلى الحقول المطلوبة المعتادة عند إصدار فاتورة، تحتوي الفواتير المتكررة على الحقول التالية:

الحقل |	المعنى
------ | ------
**الحالة** | **إنشاء كمسودة**: سيتم إصدار فاتورة مسودة عند التكرار التالي. **إرسال تلقائي**: سيتم إصدار وإرسال الفاتورة على الفور إلى العميل.
**الجدول** | تحديد وقت إصدار كل فاتورة، على سبيل المثال أسبوعياً وشهرياً وغير ذلك.
**نموذج الإيميل** | نموذج الإيميل الذي سيستخدم عند إرسال الفاتورة. إذا اخترت إرسال الفاتورة تلقائياً، يصبح نموذج الإيميل مطلوب.


## معاينة فاتورة متكررة
يمكنك معاينة الإيميل الذي يتلقاه العميل عند إرسال فاتورة متكررة. لفعل ذلك، إختار الفاتورة المتكررة التي تريد معاينتها ثم اضغط على إرسال الإيميل للاختبار. سيصلك إيميل بناءً على نموذج الإيميل الذي إخترته، مع إرفاق الفاتورة ك PDF.


---
title: Creating and sending an invoice
pageTitle: Creating and sending an invoice - Wafeq Help
description: How to create and send an invoice in Wafeq.
section: invoicing-and-receipts
---

## Learn by watching

Watch this video on how to create and send an invoice to your customer, or read on below.
[Creating an invoice](https://www.youtube.com/watch?v=-7KH5aH3t_E)

## Step-by-step instructions

1. Go to the `Invoices` on the left side menu, then click on the `Add invoice` button in the top right corner to start creating an invoice.
2. Wafeq automatically generates an `Invoice number` in a sequence.
3. Choose the `Currency` in which you want to send your invoice.
4. (Optional) You may add the `Purchase Order` that you received from your buyer.
5. Choose the `Contact` corresponding to the customer from your contact list, or create the contact directly in the invoicing form.
6. (Optional) Assign the invoice to its specific `Project`. This allows you to track the profitability of your various projects.
7. If you’re VAT-registered and the `Place of Supply` is required in your country, choose it so Wafeq correctly generates your VAT return.
8. Set the `Date` on which the invoice is created and then its `Due Date`.
9. In the Invoice Line Item:
   - (Optional) Choose the `Item` for which you are invoicing, or create it directly.
   - Write a short `Description` indicating the details of the item you’re selling.
   - Choose the `Account` where you’d want the revenue to be categorized, this is usually an `Income` account, like `Sales`.
   - Indicate the `Quantity` of the item sold and its Price
   - (Optional) Add a `VAT Rate` and a `Discount` if it applies in your case.
10. (Optional) In the `Notes`, you can include details on how you would like to receive the payment. Wafeq will automatically re-use this field the next time you create an invoice.
11. (Optional) Add a `Stamp` or your Signature to the invoice.
12. Click `Save and Send` to send the invoice directly from Wafeq, or `Save` if you prefer to send it manually.

{% callout title="When revenue is booked" %}
Only invoices that are in `Sent` status will be recorded as revenue.
{% /callout %}

{% callout title="Importing invoices" %}
You can also import your invoices using the import feature.
{% /callout %}


---
title: إصدار فاتورة مبيعات وإرسالها
pageTitle: إصدار فاتورة مبيعات وإرسالها - Wafeq Help
description: كيفية إصدار فواتير في Wafeq
section: invoicing-and-receipts
---

## كيفية إصدار فواتير

1. انتقل إلى قسم **فواتير بيع** من القائمة اليمنى، ثم اضغط على زر **أنشئ فاتورة** في الزاوية اليسرى العليا لبدء إصدار فاتورة
2. يقوم وافق بإصدار **رقم فاتورة** في تسلسل بشكل تلقائي
3. اختر **العملة** التي تريد إرسال الفاتورة بها
4. (اختياري) يمكنك إضافة **طلب الشراء** الذي تلقيته من المشتري
5. اختر **جهة الاتصال** المطابقة للعميل من قائمة جهات الاتصال، أو قم بإنشاء جهة الاتصال مباشرةً في نموذج فاتورة البيع
6. (اختياري) قم بتعيين **مشروع** لفاتورة البيع. وهذا يتيح لك تعقب ربحية مشاريعك المختلفة
7. إذا كنت مسجلا بضريبة القيمة المضافة و إذا كان مكن التوريد مطلوب، فحدد **مكان التوريد** حتى يتمكن وافق من توليد إقرارات ضريبة بشكل صحيح لك
8. قم بتعيين **التاريخ** الذي يتم فيه إصدار الفاتورة ثم **تاريخ استحقاقها**
9. في بند سطر فاتورة البيع:
   - (اختياري) اختر **المنتج** الذي ستفوتر ، أو أنشئه مباشرةً
   - اكتب **وصفاً** قصيرا يشير إلى تفاصيل المنتج الذي تبيعه
   - اختر **الحساب** حيث تريد تصنيف الدخل، هذا عادةً حساب **دخل**، مثل **مبيعات**
   - أدخل **كمية** المنتجات المباعة و**سعرها**
   - (اختياري) قم بإضافة **المعدل ضريبي** و**الخصم** إذا كان ينطبق في حالتك
10. في **الملاحظات**، يمكنك تضمين تفاصيل حول كيفية استلامك للدفع. سيقوم وافق بإعادة استخدام هذا الحقل تلقائياً في المرة القادمة التي تقوم فيها بإصدار فاتورة بيع (اختياري)
11. (اختياري) أضف **ختم أو توقيع** إلى فاتورة البيع
12. اضغط على زر **إرسال** لإرسال الفاتورة من وافق مباشرةً، أو حفظ إذا كنت تفضل إرسالها يدوياً

{% callout title="متى يتم تسجيل مبيعات في الحسابات؟" %}
لن تسجل إلا الفواتير التي تحمل علامة `مرسل` كإيرادات في حساباتك.
{% /callout %}


---
title: Document templates
pageTitle: Document templates - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
description: Learn how to customize your invoices and other documents using Document Templates.
---

You can customize your invoices and other documents using `Document template`.{% .lead %}

## Documents you can customize

You can customize the following documents with Document Templates:

- Invoices
- Quotes
- Credit notes
- Purchase orders

## How to customize

To create a custom Document Template:

1. Go to `Document templates` in the left side menu
2. In top right corner, click `Create document template` and choose the type of document you want to customize
3. Customize your document then click the `Preview` button in the top right corner to preview the PDF.
4. Click `Save`
5. Now, when you create a document such as an invoice, you will be able to choose the document template to apply


---
title: نماذج الوثائق
pageTitle: نماذج الوثائق - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
description: يمكنك التحكم بشكل الفواتير من خلال نموذج الوثيقة.
---

يمكنك تخصيص شكل الفواتير من خلال **نماذج الوثائق**.{% .lead %}

## الوثائق التي يمكنك تخصيصها

يمكنك تخصيص الوثائق التالية:

- فواتير المبيعات
- عروض الأسعار
- الإشعارات الدائنة
- طلبات الشراء

## كيفية إنشاء نموذج جديد

لإنشاء نموذج جديد:

1. توجه إلى **نماذج الوثائق** في القائمة اليسرى
2. في الركن الأيسر الأعلى أضغط على **إنشاء نموذج** ثم إختار نوع الوثيقة
3. قم يتخصيص النموذج حسب إحتياجاتك. يمكن توليد عرض مسبق للPDF بالضغط على زر **عرض مسبق**.
4. أضغط **حفظ**
5. يمكنك الآن إختيار هذا النموذج حين إنشاء فاتورة بالضغط على زر **نموذج الوثيقة** الموجود تحت عنوان الفاتورة


---
title: Offering discounts in fixed amounts
pageTitle: Offering discounts in fixed amounts - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

Here's how to add a discount in fixed amounts:
1. Create an invoice or a bill.
2. Create your first line item for the item you’re selling or purchasing.
3. Add another line item in which you specify the quantity as **1**, and the **negative amount** you wish to discount in the price.

{% callout title="Tax rate on discounts" %}
Don’t forget to add the VAT rate to the discount line item for correct VAT calculation.
{% /callout %}


---
title: تقديم خصومات بمبالغ ثابتة
pageTitle: تقديم خصومات بمبالغ ثابتة - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

في وافق يمكنك إضافة معدلات خصم إلى فواتير بيع وفواتير مشتريات بالنسبة المئوية فقط. إليك طريقة أخرى للخصم بمبالغ ثابتة:
1. قم بإنشاء فاتورة بيع أو فاتورة مشتريات.
2. أنشئ البنود للمنتجات أو الخدمات التي تقوم ببيعها أو شراؤها.
3. أضف بند سطر آخر تحدد فيه الكمية ك `1` والمبلغ **السالب** الذي ترغب في خصمه في عمود السعر. لا تنس إضافة معدل ضريبي إلى عنصر البند و ذلك لحساب ضريبة القيمة المضافة الصحيح.


---
title: Recording a customer advance or downpayment
pageTitle: Recording a customer advance or downpayment - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

Sometimes you may ask your customer to make a partial advance payment for a service you will complete in the future.{% .lead %}

## An example
Suppose you’ve agreed with your customer to receive 5,000 SAR as an advance payment today.

Here’s how you will record these transactions:

### 1. Create a Proforma invoice for 5,000 SAR requesting the advance payment
1. Go to `Quotes and Proformas` on the left side menu, then click `Create quote`.
2. Click on the `Document template` selector, and choose `Proforma Invoice`.
3. Complete the Proforma invoice details by adding relevant line items. 

You can now then either send the proforma invoice to your customer through Wafeq to request payment, or mark it as `Sent` if you’re sending it as a PDF manually. At this stage, no revenue is recognized in your Profit and Loss.

### 2. Convert the Proforma invoice to an invoice
When the customer pays you the advance:
1. Convert the Proforma invoice to an invoice by clicking the `To invoice` button on the Proforma Invoice.
2. Send the invoice to your customer
3. Record the advance payment against the invoice. 




---
title: تسجيل دفعة مقدمة من العميل
pageTitle: تسجيل دفعة مقدمة من العميل - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

أحياناً يمكنك أن تطلب من عميلك أن يقوم بالدفع مقدماً جزئياً مقابل خدمة ستكملها في المستقبل.

## لنرى مثال

افترض أنك وافقت مع عميلك على أن تتلقى 10,000 ريالا سعوديا كدفعة مقدمة اليوم.

إليك الطريقة التي ستسجل بها هذا الدفع:

1. توجه الى `عروض أسعار و فواتير مبدئية` و أنشئ عرض سعر جديد
2. في قائمة `نموذج الوثيقة` إختر `Proforma invoice`. سيتغير عنوان عرض السعر الى **فاتورة مبدئية**.
3. أكمل بيانات الفاتورة المبدئية
4. قم بإرسال الفاتورة المبدئية لعميلك
5. عندما تستلم الدفع المسبق، قم بتحويل الفاتورة المبدئية الى فاتورة ضريبية بالضغط على `الى فاتورة`
6. سيتم إنشاء فاتورة ضريبية منسوخة من الفاتورة المبدئية
7. قم بإرسال الفاتورة الضريبية لعميلك أو بوضع علامة `مرسل` عليها
8. قم بتسجيل الدفع المسبقة على الفاتورة بالضغط على `سجّل دفع`



---
title: Recording a customer invoice payment
pageTitle: Recording a customer invoice payment - Wafeq Help
description: How to record a customer invoice payment.
section: invoicing-and-receipts
---

## Learn by watching

Watch this video on how fast and east it is to record a customer invoice payment or read on below.

[Recording a customer invoice payment](https://www.youtube.com/watch?v=M39lTGiW9qY)

## Step-by-step instructions

1. Select the invoice for which you received the payment, then click on `Record payment`.
2. In the `Paid through` drop-down menu, choose the account where you received the payment. This is typically an account under `Cash and cash equivalents`, such as `Petty Cash`.
3. If your customer made a payment to your bank account, select your bank account under the `Cash and cash equivalents` section. You can add your own bank account and import your bank statement in the Bank transactions module on the left-side menu.


---
title: تسجيل دفع فاتورة بيع من عميلك
pageTitle: تسجيل دفع فاتورة بيع من عميلك - Wafeq Help
description: كيفية تسجيل مدفوعات لفواتير بيع.
section: invoicing-and-receipts
---

1. ظلل فاتورة البيع التي حصلت على الدفع لها، ثم اضغط على `سجّل دفع`.
2. في قائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة اختر الحساب الذي تلقيت فيه الدفع. هذا عادةً يكون حساباً تحت بند `النقد وما يعادله`، مثل `المصروفات النثرية`.
3. إذا كان عميلك قد دفع إلى حسابك المصرفي، اختر حسابك المصرفي تحت قسم `النقد وما يعادله`. يمكنك إضافة حسابك المصرفي واستيراد بياناتك المصرفية في وحدة `المعاملات المصرفية` في القائمة اليمنى.


---
title: Reconciling payments with bank fees
pageTitle: Reconciling payments with bank fees - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

It is possible to record bank fees at the same time as an invoice payment by adding adjustments during reconciliation.{% .lead %}

## Learn by watching
View this reconciliation process in action, or read on below.

[Adding adjustments for bank fees](https://www.youtube.com/watch?v=RUl5aB4dEOU&t=172s)

## Simultaneously recording invoice payments and bank fees

If you’ve received 95 SAR for an invoice of 100 SAR because the bank charged you 5 SAR, you’ll want to record the invoice payment and the bank charges.
Here's how:

1. Go to `Bank transactions` in the left side menu, then click on the `Reconcile` button of the relevant bank account. Look for the invoice payment transaction and click its `Reconcile` button.
2. Select the transaction corresponding to the invoice payment that you’ve received. To add the 5 SAR bank charges adjustment against that transaction, click on `Add adjustment`, and from the `Description` drop-down menu, select the `Bank Fees and Charges` expense account, then click the `Match` selected button.
3. Your transaction’s status will change to Reconciled.

The bank charges you’ve recorded in your Bank Fees and Charges expense account will be added to your books.



---
title: تسجيل الرسوم المصرفية ومدفوعات الفواتير
pageTitle: تسجيل الرسوم المصرفية ومدفوعات الفواتير - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---
من الممكن تسجيل الرسوم المصرفية في نفس الوقت الذي يتم فيه دفع الفاتورة عن طريق إضافة تعديلات أثناء التسوية.{% .lead %}

## تسجيل مدفوعات الفواتير والرسوم المصرفية في نفس الوقت

إذا كنت قد حصلت على 95 ريال سعودي لفاتورة قيمتها 100 ريال سعودي بسبب خصم البنك رسوم مصرفية قدرها 5 ريال سعودي، فستريد تسجيل دفع الفاتورة والرسوم المصرفية:
1. أولاً، انتقل إلى `المعاملات المصرفية` في قائمة الجانب الأيمن، ثم اضغط على زر `كشف الحساب` في الحساب البنكي ذي الصلة.
2. ابحث عن حركة دفع الفاتورة واضغط على زر ال`تسوية` الخاص بها.
3. حدد الحركة المطابقة لدفع الفاتورة التي تلقتها. لإضافة تعديل 5 ريال سعودي مقابل تلك الحركة، اضغط على زر `أضف تعديل`، ومن قائمة `الوصف` المنسدلة، حدد حساب مصروفات `رسوم إضافية بنكية`، ثم اضغط على زر `تسوية`.
4. سيتم تغيير حالة المعاملة إلى `تمت التسوية`.
5. سيتم إضافة الرسوم البنكية التي قمت بتسجيلها في حساب مصروفات `رسوم إضافية بنكية` إلى دفاترك.


---
title: Recording sales from a Point of Sale with Simplified Invoices
pageTitle: Recording sales from a Point of Sale with Simplified Invoices - Wafeq Help
description: Create simplified invoices to record your sales from a Point-of-Sale (POS) system.
section: invoicing-and-receipts
---

Create simplified invoices to record your sales from a Point-of-Sale (POS) system.{% .lead %}

If you sell through a POS system, your customers are paying you immediately. In this case, you’ll want to record sales as `simplified invoices` and mark them as paid through your cash register.

First, let’s create the cash register account. Go to `Bank Transactions` in the left side menu, then create a new bank account named `Cash Register` with type `Petty Cash`.

Once you sell an item at the point of sale, create a simplified invoice by going to `Simplified invoices` in the left side menu.

Create a `DRAFT` for your invoice and complete the required fields. Make sure to select the `Cash Register` account from the `Paid through` drop-down menu to record the sale in the POS account.

Once you’ve completed all required fields, change the status of your simplified invoice to `PAID` to record the revenue and the payment at once. A journal icon in the right column will appear, indicating that this transaction has been posted to your books.

You’ll be able to generate your reports at the end of your defined period to track the revenue coming in from your POS account.


---
title: تسجيل مبيعات من نقطة بيع بفواتير مبسطة
pageTitle: تسجيل مبيعات من نقطة بيع بفواتير مبسطة - Wafeq Help
description: إذا كنت تبيع من خلال نظام نقاط البيع، فإن عملاءك يدفعون لك على الفور. في هذه الحالة، ستحتاج إلى تسجيل المبيعات كفواتير مبسطة وتسجيلها كمبالغ مدفوعة من خلال سجلك النقدي.
section: invoicing-and-receipts
---

إذا كنت تبيع من خلال نظام نقاط البيع، فإن عملاءك يدفعون لك على الفور. في هذه الحالة، ستحتاج إلى تسجيل المبيعات كفواتير مبسطة وتسجيلها كمبالغ مدفوعة من خلال سجلك النقدي.{% .lead %}

## إنشاء فواتير مبسطة لتسجيل مبيعاتك من نظام نقاط البيع

1. انتقل إلى `المعاملات المصرفية` في القائمة الجانبية اليمنى، ثم قم بإنشاء حساب بنك جديد باسم “السجل النقدي”. حدد نوع الحساب `مصروفات نثرية`.
2. بمجرد أن تقوم ببيع منتج عند نقطة البيع، قم بإنشاء فاتورة مبسطة عن طريق الانتقال إلى المبيعات في القائمة على الجانب الأيمن ثم إلى `الفواتير المبسطة`. تأكد من تحديد حساب السجل النقدي من قائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة لتسجيل البيع في حساب نقطة البيع الذي قمت بإنشائه.
3. بمجرد الانتهاء من كافة الحقول المطلوبة، قم بتغيير حالة الفاتورة المبسطة إلى `مدفوع` لتسجيل الإيراد والدفع في نفس الوقت. سيظهر رمز دفتر اليومي الأصفر في العمود الأيمن، مما يشير إلى أن هذه الحركة قد تم تسجيلها في دفاترك.
4. ستتمكن من إصدار تقاريرك في نهاية الفترة المحددة لتتبع الإيرادات الواردة من حساب نقطة البيع.


---
title: Sending a payment receipt to your customer
pageTitle: Sending a payment receipt to your customer - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

## Sending a receipt for an invoice payment

After recording an invoice payment:

1. Click on `Send receipt`
2. Enter the email of the customer
3. You can customize the message you want to send, and preview the receipt pdf file by downloading it.
4. Click the `Send` button at the top right corner of the page.

You will receive a copy of the email sent to the customer.


---
title: إرسال إيصال دفع إلى عميلك
pageTitle: إرسال إيصال دفع إلى عميلك - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---


## أرسل إيصال دفع لفاتورة بيع إلى عميلك
بعد تسجيل دفع فاتورة بيع:
- اضغط على زر `إرسال الإيصال`، ثم أدخل الإيميل العميل
- يمكنك تخصيص الرسالة التي تريد إرسالها، ومعاينة ملف الإيصال عن طريق تنزيله إلى PDF.
- اضغط على زر `إرسال` في الركن الأيسر العلوي من الصفحة.

ستتلقى نسخة من الإيميل المرسل إلى العميل.




---
title: Voiding invoice
pageTitle: Voiding invoice - Wafeq Help
description: Learn how to void an invoice.
section: invoicing-and-receipts
---

## When should you void an invoice

Reasons why you may void an invoice that you've already sent to the customer:

- The customer is requesting some changes
- The invoice has mistakes that you want to correct
- You issued the invoice by mistake

## Difference between writing off and voiding an invoice

You write off an invoice when you've delivered the goods or the service to your customer and you believe that you will not be paid.

When you write off an invoice, you typically book the loss in an account such as `Bad debt`.

When you void an invoice, the original revenue booked will be **reversed** under the same revenue account used in the invoice.

## How do I void an invoice in Wafeq?

To void an invoice:

1. Go to **Invoices** in the left side menu and find the invoice
2. Click on `Void`

The invoice’s status will change to `VOIDED` and a credit note will be automatically created and applied on the invoice to reverse it.

## Impact on your Profit and Loss report

When you void an invoice, you are **reversing the revenue** that was booked in the invoice. Your `Profit and Loss` statement will therefore show **negative revenue** in the month you voided the invoice.

### A numerical example

Assume you've sent an invoice for **1,000** to your customer dated **1st of January** and that you booked under the account `Sales`.
Your `Profit and Loss` statement will show revenue of **1,000** under the `Sales` account for the month of **January**.

On the **1st of February**, you decide to void the invoice. This will create a credit note dated **1st of February**, against the `Sales` account as well.
Your `Profit and Loss` report will therefore show a revenue of **-1,000** for the month of **February**.

## How do I choose the date to book the voiding?

To have more control over the credit note date and account, instead of voiding the invoice, you can create a credit note and choose the credit note date yourself. Then apply the credit note to the invoice to pay off the invoice.


---
title: إلغاء فاتورة بيع
pageTitle: إلغاء فاتورة بيع - Wafeq Help
description: تعلم كيفية إلغاء فاتورة.
section: invoicing-and-receipts
---

## متى قد تريد إلغاء فاتورة مبيعات

من الأسباب التي قد تريد إلغاء فاتورة:

- العميل طلب تعديلات
- الفاتورة تحتوي على أخطاء و تريد تعديلها
- قمت بإصدار الفاتورة بالغلط

## الفرق بين شطب فاتورة و إلغائها

تقوم بشطب فاتورة إذا كنت قد بالفعل شحنت السلع أو قدمت الخدمة للعميل و لا تتوقع تحصيل المبلغ لأي سبب ما.
أما تقوم بإلغاء فاتورة لأي من الأسباب أعلاه.

## كيفية إلغاء فاتورة في وافق

لإلغاء فاتورة، إذهب إلى الفواتير في القائمة اليمنى ثم أعثر على الفاتورة و أضغط الزر إلغاء.
سيتم إنشاء إشعار دائن تلقائياً يعكس المبيعات و الضريبة في الفاتورة.

## المفعول على الأرباح و الخسائر

عندما تقوم بإلغاء فاتورة مبيعات، فإنك فعلياً تقوم بعكس الإيرادات التي تم تسجيلها. تقرير الأرباح و الخسائر لذلك سيظهر إيراد سلبي في التاريخ الذي قمت بعملية الإلغاء.

### مثال مع أرقام

إفترض أنك قمت بإصدار فاتورة بقيمة **1,000** لعميلك في تاريخ 1 يناير و تم تسجيل الإرادات في حساب المبيعات.
سظهر تقرير الأرباح و الخسائر إيرادات بقيمة **1,000** في شهر يناير.

في 1 فبراير قررت أن تلغي الفاتورة. سيتم إنشاء إشعار دائن في نفس التاريخ و تحت حساب المبيعات.
سظهر تقرير الأرباح و الخسائر إيرادات سلبية بقيمة **-1,000** في شهر فبراير.

## كيف أتحكم بتاريخ الإلغاء

إذا أردت تغيير تاريخ الإلغاء، يمكنك تعديل الإشعار الدائن و تغيير تاريخه.


---
title: Why are some accounts missing
pageTitle: Why are some accounts missing - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

`Paid through` accounts can only be selected if you've enabled payments for them. {% .lead %}

### What are paid through drop-down menus and where can we find them?
The `Paid through` drop-down menu is a list of accounts you receive or make payments from.

Paid through drop-downs can be found in invoice payments, bill payments, expenses, payslips, credit note payments, and simplified invoices.

### Which accounts will show up in paid through drop-down menus?
All accounts can be listed in paid through drop-downs. While organizing your chart of accounts, simply set your account’s `Enable payments` column to `Yes`.


---
title: لماذا لا أرى بعض الحسابات
pageTitle: لماذا لا أرى بعض الحسابات - Wafeq Help
section: invoicing-and-receipts
---

## ما هي القوائم المنسدلة للدفع من خلال وأين يمكننا العثور عليها؟
القائمة المنسدلة لل`دفع من خلال` هي قائمة الحسابات التي تقوم بالدفع منها أو تتلقي المدفوعات خلالها.

القائمة المنسدلة لل`دفع من خلال` توجد في مدفوعات فواتير المبيعات، ومدفوعات فواتير المشتريات، والمصروفات، ومدفوعات الرواتب، ومدفوعات الإشعارات الدائنة و المدينة، والفواتير المبسطة.

 ## ما هي الحسابات التي ستظهر في القوائم المنسدلة للدفع من خلال؟
يمكنك إدراج جميع الحسابات في قائمة المنسدلة للدفع من خلال. أثناء تنظيم جدول حساباتك، قم بتعيين عمود `تفعيل عملية الدفع` في حسابك إلى `نعم`.


---
title: Writing off an invoice
pageTitle: Writing off an invoice - Wafeq Help
description: Learn how to write off an invoice that is uncollectible.
section: invoicing-and-receipts
---

## What is an invoice write off?

An invoice write off is a way to deal with bad debts and invoices that become uncollectible. When you write off an invoice, a credit note will be applied to reverse the invoice and the VAT.

## How do I write off an invoice in Wafeq?

To write off an invoice\*:

1. Create a credit note
2. In the credit note line description, enter "Write off".
3. In the credit note line account, specify the account of the write off, for exammple `Bad debt`.
4. In the credi tnote line, choose the same tax rate as the original invoice in order to reverse your tax liability.
5. Save the credit note
6. Go to the invoice you want to write off, then click `Apply credit note`
7. Apply the full amount of the credit note you created to the invoice.


---
title: شطب فاتورة بيع
pageTitle: شطب فاتورة بيع - Wafeq Help
description: تعلم كيفية شطب فاتورة غير محصلة.
section: invoicing-and-receipts
---

## ما يعني شطب فاتورة البيع؟

شطب فاتورة تسمح لك بتسجيل ديون معدومة لفواتير بيع أصبحت غير قابلة للتحصيل. عندما تقوم بشطب فاتورة بيع، سيتم تطبيق إشعار دائن لعكس الإيرادات وضريبة القيمة المضافة من الفاتورة.

## كيف أقوم بشطب فاتورة في وافق؟

لشطب فاتورة:

1. قم بإصدار **إشعار دائن**
2. في بنود الإشعار وفي **الوصف** أدخل وصف مفيد، مثلاً "عميل أفلس"
3. في بنود الإشعار قم بتحديد **الحساب** الذي تريد تسجيل فيه الشطب، مثلاً **دين معدوم**.
4. تأكد من إختيار نفس المعدل الضريبي الذي تم تطبيقه في الفاتورة
5. أضغط **حفظ**
6. إذهب إلى الفاتورة و أضغط على **تطبيق إشعار دائن**
7. أدخل مبلغ الفاتورة بأكمله لشطب الفاتورة


---
title: Adjusting your inventory
pageTitle: Adjusting your inventory - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

If you need to adjust a discrepancy in your inventory quantity or value (e.g. writing off a damaged item, or revaluing your entire inventory), you can do so in the Inventory adjustments module.{% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to make inventory adjustments or read on below.

[Adjusting your inventory](https://www.youtube.com/watch?v=2RiAPL9ny9g)


## Step-by-step instructions

To create an adjustment:
1. Enter the `Date` on which you want to record this inventory adjustment.
2. Choose the currency.
3. Choose an `Item` from the dropdown menu.
4. Add a `Description` explaining the reasons for the changes made in the quantity on hand of this item.
5. Indicate the change in `Quantity`. For example, if you want to reduce your item quantity by 1, enter **-1**.
6. Indicate the change in `Inventory value`. For example, if you want to reduce your inventory value for the selected item by 100, enter **-100**.
7. Select the `Account` to which you would like to make this change. For example, if it's an adjustment for damaged items, you may have a dedicated expense account called `Damaged items expense`.
8. Change the status of the adjustment to `POSTED` to post the adjustment to your books. You can confirm that the adjustment has been posted when a yellow journal icon shows up in the first column.




---
title: تعديل المخزون
pageTitle: تعديل المخزون - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

إذا احتجت إلى تعديل تفاوت كمية أو قيمة المخزون لديك (مثل شطب منتج تالف، أو إعادة تقييم المخزون بأكمله)، يمكنك فعل ذلك في صفحة تعديلات المخزون في القائمة اليمنى.{% .lead %}

## شاهد
شاهد هذا الفيديو التعليمي أو اقرأ ما يلي.

[تعديل المخزون](https://www.youtube.com/watch?v=g9nfgdwPZ8Q)

## الخطوات
للقيام بتعديل، توجه إلى صفحة `تعديلات المخزون` في القائمة اليمنى:
1. ابدأ بإدخال `التاريخ` الذي تريد تسجيل فيه هذا التعديل.
2. حدد `العملة`.
3. اختر `منتج` من القائمة المنسدلة.
4. أضف `وصفاً` يشرح أسباب التعديل في الكمية أو القيمة لهذا المنتج.
5. حدد `التغير في الكمية`. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تقليل كمية المنتجات بقدر 1، أدخل `1-`
6. حدد `التعديل في قيمة المخزون`. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تخفيض قيمة المخزون لمنتج محدد بقدر 100، أدخل `100-`.
7. حدد الحساب الذي تريد تسجيل فيه هذا التعديل فيه. على سبيل المثال، إذا كان التعديل لسبب شطب منتج تالف، يمكنك أن تختار حساب مصروف خاص للمنتجات التالفة.
8. غيير حالة التعديل إلى مسجّل لتسجيل التعديل في الدفتر الفاتر اليومية اليدوية. يمكنك التأكد من تسجيل التعديل عندما يظهر رمز الدفتر اليومي الأصفر في العمود الأول.

---
title: Billing for inventory items
pageTitle: Billing for inventory items - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

When you purchase an inventory tracked item, Wafeq automatically increases the quantity on hand and the inventory value of the item.{% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video to see how invoicing for inventory items works, or read on below.

[Billing for inventory items](https://www.youtube.com/watch?v=N3h2TgG7UV4&t=119s)


## Step-by-step instructions
To record an inventory purchase:
1. Create a bill:
    - Choose the `Item` you want to buy from the drop-down menu displaying the items you had created in your inventory. Make sure the item is tracked inventory.
    - Make sure the `Account` is `Inventory Asset`, the same account you've used for the item's `Inventory account`.
2. Save your bill as `AUTHORIZED`.
3. Go back to the items sheet and check the updated quantity on hand of your item in inventory. Wafeq updates the inventory value of the item based on the purchase price and quantity.



---
title: إصدار فواتير مشتريات لمنتجات المخزون
pageTitle: إصدار فواتير مشتريات لمنتجات المخزون - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

عندما تقوم بشراء منتج متتبع للمخزون، قوم وافق بزيادة الكمية الموجودة وقيمة المخزون للمنتج بشكل تلقائي.{% .lead %}

## الخطوات
لتسجيل شراء منتج مخزون، ابدأ بإصدار فاتورة مشتريات:
1. اختر `المنتج` الذي تريد شراؤه من القائمة المنسدلة التي تعرض المنتجات التي قمت بإنشائها في مخزونك. تأكد من أن المنتج متتبع المخزون.
2. يضيف وافق `وصف` المنتج و`تكلفة شراؤه` و حساب الأصل للمنتج بشكل افتراضي في فاتورتك.
3. احفظ فاتورتك.
4. عد إلى صفحة المنتجات لترى تحديث `الكمية` الحالية الموجودة في المخزون. كما يقوم وافق بتحديث `قيمة المخزون` للمنتج على أساس سعر الشراء والكمية.
 

---
title: Invoicing for inventory items
pageTitle: Invoicing for inventory items - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

When you invoice a tracked inventory item, Wafeq automatically reduces the quantity on hand and the inventory value of the item by the quantity you sold. Wafeq will recognize the expense of the sold items on the Profit and Loss statement using the average cost method.{% .lead %}

## Learn by watching

Watch this video to see how invoicing for inventory items works, or read on below.

[Invoicing for inventory items](https://www.youtube.com/watch?v=N3h2TgG7UV4&t=103s)

## Step-by-step instructions

To sell an inventory item:

1. Create an invoice
   - Choose the item you want to sell from the drop-down menu displaying the items you had created in your inventory.
   - Save and send your invoice, or mark it as `Sent`
2. Go back to items and check the updated quantity on hand of your item in inventory. Wafeq also recalculates your inventory value based on the **average weighted cost method**.

{% callout title="Inventory costing method" %}
Wafeq’s inventory tracking system recognizes your expense per unit based on the **average weighted cost method**.
{% /callout %}

## Common issues

### When I issue an invoice for an item, the cost of goods are not being recognized

This can happen if:

- You have not set `Track inventory` on the item.
- You do not have any quantity in stock.
- The invoice is still in `Draft` status


---
title: إصدار فواتير مبيعات لمنتجات المخزون
pageTitle: إصدار فواتير مبيعات لمنتجات المخزون - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

عندما تقوم بإصدار فاتورة بيع لمنتج مخزون متتبع، فإن وافق سوف يخفض تلقائياً الكمية المتاحة في المخزون وقيمة المنتج في المخزون بالكمية التي بعتها. وسوف يحدد وافق تكلفة المنتجات المباعة في تقرير الأرباح والخسائر باستخدام أسلوب معدل التكلفة.{% .lead %}

## الخطوات

لبيع منتج مخزون، ابدأ بإصدار فاتورة بيع:

1. اختر **المنتج** الذي تريد بيعه من القائمة المنسدلة التي تعرض المنتجات التي قمت بإنشائها في المخزون.
2. يضيف وافق **وصف** المنتج و**سعر البيع** بشكل افتراضي في فاتورتك.
3. احفظ الفاتورة وأرسلها.
4. ارجع إلى صفحة المنتجات لكي ترى **كمية** المنتج المحدثة الموجودة في المخزون. كما أن وافق سيعيد حسابة قيمة المخزون الخاصة بك بأسلوب معدل التكلفة.

{% callout title="طريقة تحديد قيمة الوحدة" %}
يقوم نظام تتبع المخزون الخاص بوافق بتحديد مصروفاتك لكل وحدة استناداً إلى أسلوب **معدل تكلفة الوحدة**.
{% /callout %}

## مشاكل شائعة

### عند إصدار فاتورة، لا يتم تسجيل تكلفة البضاعة المباعة

هذا قد يحصل إذا:

- حقل **تتبع المخزون** محدد ك **لا**
- الكمية صفر للمنتج في المخزون
- الفاتورة هي في حالة **مسودّة**


---
title: Setting up an initial quantity on hand for an inventory item
pageTitle: Setting up an initial quantity on hand for an inventory item - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

When you start using Wafeq, you most likely already have inventory stock. This article explains how you can set up the opening quantity on hand for an inventory item. {% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to set up an initial quantity on hand for your inventory items or read on below.
[Setting up an initial quantity on hand for an inventory item](https://www.youtube.com/watch?v=PjCUGsRxJMA)

## Step-by-step instructions
1. Select `Items` from the left-side menu bar and then select `Inventory adjustments`.
2. To create an adjustment, enter the following:
    1. Select `DRAFT` under the status. Once you do so, a draft adjustment row is automatically created. We will change the status to `POSTED` after you complete all the required fields.
    2. Enter the date of the adjustment and the currency.
    3. Under the `Item` column, select the previously created item. The item must be a `tracked inventory item`.
    4. Under `Line item` description, enter “Opening stock”.
    5. In the `Quantity` column, enter the quantity you have in your inventory. Under `Inventory value`, enter the value of your inventory.
    6. Under `Account` select the `Opening Balance Offset` account.
    7. To post the adjustment, change the status to `POSTED`.

Once you’ve done the above, the quantity on hand in your `Items` tab for the item you adjusted will increase by the amount you entered in the `Quantity` column of the adjustment.



---
title: إعداد الكمية الأولية الموجودة لمنتج المخزون
pageTitle: إعداد الكمية الأولية الموجودة لمنتج المخزون - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

عندما تبدأ في استخدام وافق، فمن المرجح أن يكون لديك بالفعل منتجات مخزون. توضح هذه المقالة كيفية إعداد الكمية الافتتاحية المتاحة لمنتج مخزون. {% .lead %}


## شاهد كيف
شاهد هذا الفيديو عن كيفية إعداد كمية أولية متاحة لمنتج المخزون أو اقرأ أدناه.

[إعداد الكمية الأولية الموجودة لمنتج المخزون](https://www.youtube.com/watch?v=w8QYH4D2MNQ)

 
 
## الخطوات
كيفية إعداد الكمية الافتتاحية المتاحة لمنتج مخزون.
1. توجه إلى `تعديلات المخزون` في قائمة الجانب الأيمن.
2. من عمود `الحالة` اختر حالة `مسوّدة`. سيتم إنشاء صف مسودة للتعديل. سنغير حالة هذا التعديل إلى `مسجّل` بعد اكمال كل الحقول المطلوبة.
3. أدخل `تاريخ` التعديل و`العملة`.
4. تحت عمود `المنتج`، حدد المنتج الذي تم إنشاؤه سابقاً. **يجب أن يكون المنتج عنصر مخزون متتبع**.
5. تحت `وصف` سطر العنصر، أدخل وصف ك"مخزون الافتتاحي".
6. في عمود `الكمية` قم بإدخال الكمية الموجودة في المخزون. وفي عمود `قيمة المخزون`، أدخل قيمة المخزون.
7. في عمود `الحساب` اختر حساب `إزاحة الرصيد الافتتاحي`.
8. لتسجيل التعديل غير حالته إلى `مسجّل`.

بمجرد الانتهاء مما سبق، ستزداد الكمية المتاحة للمنتج الذي قمت بتعديله بمقدار المبلغ الذي أدخلته في عمود الكمية الخاص بالتسوية.



---
title: Tracking inventory
pageTitle: Tracking inventory - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---

Learn how Wafeq can automatically tracks the quantity and value of your inventory.{% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to track your inventory items or read on below.

[Tracking inventory](https://www.youtube.com/watch?v=N3h2TgG7UV4)

## Step-by-step instructions
1. Enter the `Name` of your item.
2. Enter an `Item code`.
3. Add a `Description` for the item.
4. (Optional) Add the `Purchase cost` of the item for Wafeq to automatically populate this cost by default when you are recording a bill and the `Purchase tax rate` if applicable.
5. (Optional) Add the `Selling price` of the item for Wafeq to automatically include as a default price when you are creating invoices and the `Revenue tax rate` if applicable.
8. (Optional) Choose the `Revenue account` in which you would like to record your revenue.
6. Mark the `Track inventory` to `Yes` to automatically record the quantity on hand based on invoices and bills.
7. Two accounts will be automatically set by default: `Cost of Goods Sold` as the `Expense account` and the `Inventory Asset` in as the `Inventory account`.

{% callout title="Inventory costing method" %}
Wafeq’s inventory tracking system recognizes your expense per unit based on the **average weighted cost method**.
{% /callout %}



---
title: تعقب المخزون
pageTitle: تعقب المخزون - Wafeq Help
section: items-and-inventory
---
بإستطاعة وافق أن يتتبع المخزون بشكل تلقائي عند شراء أو بيع منتجات مخزون.{% .lead %}

## شاهد
شاهد هذا الفيديو حول كيفية تعقب المخزون.

[تعقب المخزون](https://www.youtube.com/watch?v=su9hEfGmCrU)

## الخطوات
للتفعيل ميزة تعقب المخزون لمنتج، توجه إلى صفحة المنتجات في القائمة اليمنى و أدخل تفاصيل المنتج:
1. أدخل `اسم` المنتج.
2. أدخل `رمز` النتج.
3. إضافة `وصف` للمنتج.
4. (خياري) أضف `تكلفة شراء` المنتج لكي يملأ وافق هذه التكلفة بشكل افتراضي عندما تقوم بإصدار فاتورة بيع.
5. (خياري) قم بإضافة `سعر البيع` الخاص بالمنتج لكي يضفه وافق تلقائياً كسعر افتراضي عندما تقوم بإنشاء فواتير مشتريات.
6. ضع علامة `نعم` في عمود `تتبع المخزون` لتسجيل الكمية المتاحة بشكل تلقائي عند إصدار فواتير بيع وفواتير مشتريات.
7. يتم إنشاء حسابين بشكل افتراضي: `تكلفة البضائع المباعة` في `حساب المصروفات` و`أصول المخزون` في `حساب المخزون`.
8. اختر الحساب الذي ترغب في تسجيل إيراداتك فيه و`معدل ضريبة الدخل` إن كان قابل للتطبيق.
9. أدخل `معدل ضريبة الشراء` المضافة إلى فواتيرك لكل مرة تشتري فيها هذا المنتج.

{% callout title="طريقة تحديد قيمة الوحدة" %}
يقوم نظام تتبع المخزون الخاص بوافق بتحديد مصروفاتك لكل وحدة استناداً إلى أسلوب **معدل تكلفة الوحدة**.
{% /callout %}


---
title: Unit of measure
pageTitle: Unit of measure - Wafeq Help
section: items-and-inventory
description: Learn how to create a unit of measure for an item.
---

Learn how to create a unit of measure for an item.{% .lead %}

## What does a Unit of Measure do in Wafeq

You can specify a `unit of measure` for each item you create. For example, if you sell an item in kilograms, create a unit of measure called `kg`.

The unit of measure will show up in invoices, quotes, credit notes, debit notes, bills and purchase orders when you select the item.

## Effect on inventory

When you choose a unit of measure for an item, the inventory quantity will be calculated in that unit of measure.

{% callout title="Changing the unit of measure for an item" %}
You will not be able to change the unit of measure if the item is already used in an invoice, quote, credit note, bill, debit note, purchase order or inventory adjustment.

You can instead create a new item and set a new unit of measure for it.
{% /callout %}


---
title: تعديل أعمدة عنصر السطر
pageTitle: تعديل أعمدة عنصر السطر - Wafeq Help
section: items-and-inventory
description: إقرأ عن وحدات القياس و كيفية إنشاءها في وافق
---

إقرأ عن وحدات القياس و كيفية إنشاءها في وافق.{% .lead %}

## ما فائدة وحدات القياس في وافق

يمكنك تحديد **وحدة قياس** لكل منتج أو خدمة تقوم بإنشائها. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع سلعة بالكيلوجرام، يمكنك إن تنشئ وحدة قياس إسمها **كج**.

ستظهر وحدة القياس على بنود الفاتورة تحت عمود **الكمية**.

## المفعول على المخزون

عندما تختار وحدة قياس لمنتج، سيقوم وافق بحساب كمية المنتج في المخزون في هذه الوحدة.

{% callout title="تغيير وحدة القياس" %}
لن يمكنك تغيير وحدة القياس لمنتج إذا تم إستعماله في فاتورة أو إشعار دائن أو عرض سعر أو إشعار مدين أو تعديل مخزون.

يمكنك إنشاء منتج جديد و تعيين وحدة قياس جديدة له.
{% /callout %}


---
title: Recording manual journals
pageTitle: Recording manual journals - Wafeq Help
section: manual-journals
---

Manual journals give you full control of your books.{% .lead  %}


## Step-by-step instructions
1. Go to the `Manual journals` page in the left side menu.
2. Enter the `Date` of the journal.
3. (Optional) Add a `Note` for the journal.
4. Select the `Currency` for the journal. 
5. Double click the `Lines` cell to open your journal line item edit form. In this form, you will be able to enter all your account’s journal.
6. Enter a short `Description` for each journal line.
7. In the `Account` column, choose an account.
8. In the `Debit` column, enter the debit amount.
9. In the `Credit` column, enter the credit amount.
10. Click Save.


{% callout title="Journals in foreign currency" %}
Wafeq will automatically convert the journal amounts to your base currency.
{% /callout %}

---
title: تسجيل قيود يدوية
pageTitle: تسجيل قيود يدوية - Wafeq Help
section: manual-journals
---

تعطيك القيود اليدوية تحكّم كامل لحساباتك.{% .lead %}

## كيفيك تسجيل قيود يدوية
1. انتقل إلى صفحة `الدفاتر اليومية اليدوية` في القائمة اليمنى
2. حدد `تاريخ` القيد
3. (إختياري) أضف `ملاحظة`
4. حدد `العملة` 
5. اضغط ضغطة مزدوجة على `السطور` لفتح نموذج تحرير عنصر بند دفتر اليومية. في هذا النموذج، ستتمكن من إدخال كافة حركات الحسابات
    1. أدخل `وصف` قصيرا للحركات التي تريد تسجيلها
    2. في عمود `الحساب`، أدخل اسماء الحسابات
    3. في العمود `مدين`، أدخل المبلغ المدين
    4. في عمود `دائن`، أدخل المبلغ الدائن
6.  اضغط زر حفظ


{% callout title="القيود في عملة أجنبية" %}
سيقوم وافق بتحويل القيود المسجلة في عملة أجنبية إلى عملتك الأساسية تلقائياً.
{% /callout %}


---
title: Sending payslips to your employees
pageTitle: Sending payslips to your employees - Wafeq Help
section: payroll
---

After running payroll, you can send your employees their payslips in PDF.{% .lead %}

## Step-by-step instructions
To send your employees their payslips PDFs through Wafeq:
1. Go to `Pay runs` in the left side menu.
2. Check the box of each payslip you want to send
3. Click `Send payslips`.

{% callout title="Draft payslips" %}
You cannot send payslips in `DRAFT` status. You can only send payslips that are in status `POSTED` or `PAID`. 
{% /callout %}


---
title: إرسال الرواتب إلى الموظفين
pageTitle: إرسال الرواتب إلى الموظفين - Wafeq Help
section: payroll
---

يمكنك إرسال ملفات PDF للرواتب الخاصة بالموظفين مباشرةً عبر وافق.{% .lead %}

## الخطوات
انتقل إلى `صرف الرواتب` في القائمة اليمنى:
1. ظلل المربع في العمود الأيمن  للرواتب التي تريد إرسالها
2. اضغط على `إرسال الرواتب`.
3. سيمكنك تنزيل عرض مسبق لملفات الرواتب قبل تأكيد إرسالها



---
title: Setting up payroll
pageTitle: Setting up payroll - Wafeq Help
section: payroll
---

Learn how to easily manage employee salaries with Wafeq Payroll.{% .lead %}

## How does Payroll work in Wafeq?
The Payroll module allows you to:
- List all your employees and their salaries
- Create payslips and send them to your employees
- Break down the types of payroll expenses (e.g. Housing, Basic Salary, Transporation, GOSI, ...)
- Reimburse employee expense claims during the payroll cycle

## Step-by-step instructions

### Set up payroll

1. Go to `Payroll` in the lef-side menu
2. On the Payroll sheet, list your employees, their pay items (e.g. Basic Salary, Housing) and the amounts of each pay item.
3. In the `Include in pay run`, choose `Yes`

Payroll is now ready and will serve to generate payslips for each payroll period.

## Run payroll
Whenever you'd like to run payroll:
1. Go to `Payroll` in the lef-side menu.
2. Make sure `Include in pay run` is set to `Yes` for employees you'd like to include in this pay run.
3. Click `Create pay run`.
4. Draft payslips will be created for each employee.
5. Set the `Period start` date, which is the date you'd like the salaries to be expenses. 
6. Change the status to `POSTED` too book the salaries as expenses. Once you do that, your Profit & Loss statement will be updated.

## Pay payroll
When you pay your employees:
1. Go to the `Pay runs` in the lef-side menu.
2. For each payslip, click the `+` button under the `Payments` column.
3. Record a payment

## Send payslips
To send payslips to your employees:
1. Make sure each employee has an email address by going to the `Employees` page on the left-side menu.
2. Go to the `Pay runs` page on the left-side menu
3. Check the boxes next to each payslip you'd like to send
4. Click `Send payslips` in the top right corner
5. You will get a preview of the payslips to be sent
6. Click `Send` to send the payslips.

{% callout title="Draft payslips" %}
You cannot send payslips in `DRAFT` status. You can only send payslips that are in status `POSTED` or `PAID`. 
{% /callout %}


---
title: تشغيل كشف الرواتب
pageTitle: تشغيل كشف الرواتب - Wafeq Help
section: payroll
---

يتأكد وافق من تسجيل مصاريف رواتب الموظفين في الشهر الصحيح بغض النظر عن وقت دفع الرواتب.{% .lead %}

## إدراج الموظفين والرواتب
1. انتقل إلى صفحة `الرواتب` في القائمة اليمنى.
2. في كل صف، أدخل `اسم الموظف` وواحد أو أكثر من عنصر راتب لكل موظف.
3. أدخل `وصف` السطر و`المبلغ`.
4. حدد `الحساب` الذي ستسجل فيه بند الدفع. وهذا هو عادة حساب `رواتب وأجور الموظفين`.
5. أدخل `عملة`.

## صرف الرواتب
عندما يتم إعداد كشف الرواتب، يمكنك صرف الرواتب لكل شهر:
1. اضغط على `صرف الرواتب`.
2. سيتم إنشاء رواتب الموظفين في حالة مسودة
3. إذا كنت بحاجة إلى تعديل مبلغ عنصر يمكنك تغييره الآن. يمكنك أيضاً إضافة سطر بالضغط على زر `أضف سطر`. على سبيل المثال، يمكنك أن تفعل ذلك إذا كنت تريد أن تكافئ موظفيك بمبلغ مكافأة.
4. أدخل `التاريخ` الذي تريد تسجيل مصروف الرواتب فيه.
5. غير الحالة إلى `مرسل`.

يسجل وافق هذه المصروفات في تقرير `الأرباح والخسائر`  لديك تحت الحساب الذي حددته في سطر الراتب. وفي هذه المرحلة، ستظهر إلتزامات `الأجور المستحقة الدفع` في `ميزانيتك العمومية`. يعني هذا أنك سجلت مصروفات الرواتب ولكن لم تدفعها بعد.

## تسجيل مدفوعات الرواتب
لتسجيل دفع الرواتب، انتقل إلى صفحة صرف الرواتب، ثم اضغط على زر `+` تحت عمود المدفوعات:
1. أدخل `تاريخ` الدفع.
2. من القائمة `تم الدفع من خلال` المنسدلة ، حدد الحساب الذي قمت بالدفع منه.
3. حدد `مبلغ` الدفع.
4. اضغط على `حفظ`.


---
title: Tracking project profitability
pageTitle: Tracking project profitability - Wafeq Help
section: projects
---

If you wish to generate a Profit and Loss report by project, simply assign the documents you create in Wafeq to a project.{% .lead %}

## Learn by watching
Watch this video to see how you can track your profit by project
[Tracking project profitability](https://www.youtube.com/watch?v=sp5K7ES2CWc)

## Step-by-step instructions
To generate reports by project, simply assign the documents you create in Wafeq to a project.
You can assign any of the following to a project:
- Invoices
- Quotes
- Credit notes
- Simplified invoices
- Bills
- Debit notes
- Purchase orders
- Expenses
- Payslips
- Manual journals
- Bank transactions

You can then filter reports by project. For example, in your `Profit and Loss` report, under the `Filter` menu choose the project you'd like to filter on.



---
title: تعقب ربحية مشروع
pageTitle: تعقب ربحية مشروع - Wafeq Help
section: projects
---

إذا كنت ترغب في إصدار تقرير الأرباح والخسائر بحسب مشروع، فقم بتعيين المستندات التي قمت بإصدارها في وافق إلى مشروع.{% .lead %}

يمكنك تعيين كافة مستندات المبيعات ومستندات المشتريات ومطالبات الموظفين والأصول الثابتة لمشاريع.

يمكنك عندئذٍ تصفية تقرير الأرباح والخسائر حسب المشروع.


---
title: Customer statement of account
pageTitle: Customer statement of account - Wafeq Help
section: reports
---

A customer Statement of Account shows a history of invoices issued and payments received from a customer.{% .lead %}

## What this report shows
A customer statement of account allows you to:
- See all the transactions that took place between you and your customer for a given period of time.
- Provide your customer with a summary of the product and services you have billed them.
- Confirm customer payments that have been made in the chosen time frame.
- Send reminders for amounts that your customer still owes you for sales that were placed on credit in that period of time.

## Learn by watching
Watch this video on how to view your customer or vendor statement of account.
[Customer statement of account](https://www.youtube.com/watch?v=RT56HYNxjE8)

## Step-by-step instructions
To see a customer's Statement of Account:
1. Go to `Reports` in the left side menu, then go to `All Reports`.
2. Choose `Customer Statement of Account` under the `Sales` section.
3. From the `Filter` drop-down, choose the a date range.
4. Download the statement in PDF or Excel to share it with your customer.

## Meaning of each column in the report
Column | Description
------ | --------
`Currency` | The currency of the transactions.
`Account` | The names of the accounts you filtered by.
`Date` | The dates of the transactions are sorted from oldest to newest.
`Activity` | The details of the transactions such as an invoice creation or payment.
`Debit` | This shows the amount debited to the account during a transaction.
`Credit` | This shows the amount credited to the account during a transaction.
`Balance` | This shows the cumulative balance of the amounts credited or debited. Since the Accounts Receivable account is an asset account, a positive balance represents the amount that the customer owes you, and a negative balance shows the amount of money you owe the customer.
`Debit/Credit/Balance in the base currency` | When you issue transactions to your customer in a foreign currency, you will be able to see the statement of account in the chosen foreign currency and their equivalence in the base currency.


{% callout title="A contact that is your vendor and customer simultaneously" %} 
To view your sales and purchases with a contact, filter your `Account` list with both the `Account Receivable` and the `Account Payable` accounts.
This will allow you to see transactions of sales and purchases made with the same contact.
{% /callout %}

## Exporting the Statement of Account
To export the Statement of Account, click on Export results and choose the format of your export.


---
title: عرض كشف حساب العملاء
pageTitle: عرض كشف حساب العملاء - Wafeq Help
section: reports
---

يعرض كشف حساب العميل جميع المعاملات التي تم تسجيلها في الحسابات المستحقة القبض.{% .lead %}

## ماذا يظهر هذا التقرير
يسمح لك كشف حساب العميل بما يلي:
- الوصول إلى كافة المعاملات التي حدثت بينك وبين العميل لفترة زمنية معينة.
- تزويد عملائك بملخص عن المنتجات والخدمات التي قمت بفوترتها لهم.
- تأكيد مدفوعات العميل التي تمت في الإطار الزمني المحدد.
- إرسال تذكيرات بالمبالغ التي لا يزال العميل مديناً لك بها لمبيعات تم وضعها على الائتمان في تلك الفترة الزمنية.

## عرض التقرير لعميل
1. إذهب إلى `التقارير` ثم `جميع التقارير` ثم أظغط على كشف حساب عميل
2. في قائمة التصفية، اختر العميل من قائمة جهة الاتصال.

## معنى العواميد في التقرير
العمود | المعنى
------ | --------
`العملة` | عملة الحركة.
`الحساب` | يكون دائماً `حسابات مستحقة القبض`
`التاريخ` | تواريخ الحركات التي تم فرزها من الأقدم إلى الأحدث.
`النشاط` | تفاصيل الحركات مثل إصدار الفاتورة أو دفعها.
`مدين` | عرض المبلغ المدين للحساب أثناء إحدى الحركات.
`دائن` | عرض المبلغ الدائن للحساب أثناء إحدى الحركات.
`الرصيد` | الرصيد التراكمي للمبالغ الدائنة أو المدينة. وبما أن `الحسابات مستحقة القبض` هي حسابات أصول، فإن الرصيد الإيجابي يمثل المبلغ الذي يدين به العميل لك، ويظهر الرصيد السلبي مبلغ المال الذي تدين به للعميل.
`المدين/الدائن/الرصيد بالعملة الأساسية` | عندما تقوم بإصدار حركات لعملائك بعملة أجنبية، ستتمكن من رؤية كشف الحساب بالعملة الأجنبية المختارة وتوافقها بالعملة الأساسية.



---
title: Using Wafeq Sheets
pageTitle: Using Wafeq Sheets - Wafeq Help
section: using-sheet-view
---

Sheets view is a powerful way to make bulk changes to your data.{% .lead %}


## Learn by watching
Watch this video on how to use Wafeq sheets or read on below.
[Using sheet view to work faster](https://www.youtube.com/watch?v=alguMIUfUaw)

### How to select
To select cells, click and drag. If you need to select cells that span multiple page scrolls, click once on the starting cell, scroll all the way down, hold the `Shift` button then click on the ending cell.

### How to use autofill
To enter repetitive information, you can use the `autofill` feature. You can also copy a row of cells across multiple rows by dragging the bottom right corner down. If any of the selected cells is a date, you will have the option to automatically let Wafeq increment the date over the resulting rows. This is useful if you are recording a recurring transaction.

### How to copy and paste
You can copy and paste values using the` Ctrl+C` and the `Ctrl+V` buttons. You can copy and paste multiple rows and columns.

### How to copy from outside of Wafeq
If you need to copy values from your excel sheet and paste them into Wafeq, make sure that these data entries already exist in Wafeq. For example, if you are recording an expense from one of your vendors “Google” make sure that the contact “Google” already exists in Wafeq.

### How to insert and delete rows
To delete multiple rows, select the ones you would like to delete, `right-click` and click on `Delete` selected rows.

To insert rows, also use the `right-click` button, and choose to `Insert a row above` or below the one you’ve selected. To insert multiple rows, select as many rows as you’d like to insert, `right-click`, then click on `Insert rows`. For example, to insert 3 rows, select 3 rows, `right-click`, then click on `Insert 3 rows`.

### How to duplicate rows
You can duplicate rows in most Wafeq sheets by right-clicking and choosing Duplicate.


---
title: استخدام العرض الورقي في وافق
pageTitle: استخدام العرض الورقي في وافق - Wafeq Help
section: using-sheet-view
---

عرض الورقة هو الطريقة المثالية لإجراء تغييرات بالجملة بشكل سريع.{% .lead %}

## كيفية تحديد خلايا في العرض الورقي
لتحديد خلايا، اضغط واسحب. إذا احتجت لتحديد خلايا تمتد على منزلقات متعددة الصفحات، اضغط مرة واحدة على الخلية الأولى، وانتقل إلى الأسفل، اضغط على زر Shift ثم اضغط على الخلية النهائية.

## كيفية استخدام التعبئة التلقائية
لإدخال معلومات متكررة، يمكنك استخدام ميزة التعبئة التلقائية. يمكنك أيضاً نسخ صف من الخلايا عبر صفوف متعددة من خلال إدراج الزاوية السفلى اليسرى للأسفل. إذا كان أي من الخلايا المحددة عبارة عن تاريخ، فسيكون لديك الخيار أن تسمح لوافق بزيادة التاريخ تلقائياً فوق الصفوف الناتجة. يكون هذا مفيداً إذا كنت تقوم بتسجيل حركة متكررة.

## كيفية يتم النسخ واللصق في وافق
يمكنك نسخ ولصق القيم باستخدام أزرار Ctrl+C و Ctrl+V. يمكنك نسخ ولصق صفوف وأعمدة متعددة.

## كيفية يتم النقل من خارج وافق
إذا كنت بحاجة إلى نسخ القيم من ورقة إكسل ولصقها في وافق، تأكد من وجود إدخالات البيانات هذه في وافق. على سبيل المثال، إذا كنت تسجل مصروفات لأحد مورديك “جوجل”، فتأكد من أن جهة الاتصال “جوجل” موجودة في وافق قبل تسجيل المصروف.

## كيفية إدراج الصفوف وحذفها
لحذف صفوف متعددة، حدد الصفوف التي تريد حذفها، اضغط على زر الماوس الأيمن ثم على احذف الصفوف المحددة.

لإدراج صفوف، استخدم أيضاً زر الماوس الأيمن واختر إدراج صف أعلى أو أسفل الصف الذي قمت بتحديده. لإدراج صفوف متعددة، حدد عدد الصفوف التي ترغب في إدراجها، اضغط على زر الماوس الأيمن، ثم على إدراج صفوف. على سبيل المثال، لإدراج 3 صفوف، حدد 3 صفوف، اضغط على زر الماوس الأيمن، ثم على إدراج 3 صفوف.

## كيفية تكرار الصفوف
يمكنك تكرار الصفوف في معظم عرض الورقي في وافق بالضغط على زر الماوس الأيمن واختر انسخ.


---
title: How VAT works in Wafeq
pageTitle: How VAT works in Wafeq - Wafeq Help
description: Learn how VAT works in Wafeq, and how to apply the correct tax rates in your invoices, credit notes, bills and expenses.
section: vat
---

Learn how VAT works in Wafeq, and how to apply the correct tax rates in your invoices, credit notes, bills and expenses.{% .lead %}

## The basics: Output and Input VAT

**Output VAT** is the VAT amount that you collect on sales on behalf of the tax authority.

{% callout title="Output VAT example" %}
When you issue an invoice for 1050 inclusive of a VAT tax rate of 5%, Wafeq will record **sales for 1000** and **will increase** the balance of the `VAT` account by 50.

This means **you now owe the tax authority 50**.
{% /callout %}

**Input VAT** is the VAT amount that you're allowed to claim back on purchases.

{% callout title="Input VAT example" %}
When you receive a bill from a supplier that amounts to 525 inclusive of a VAT tax rate of 5%, Wafeq will record **an expense of 500** and **will decrease** the balance of the `VAT` account by 25.
{% /callout %}

The **Net VAT payable** is your **Output VAT minus Input VAT**.

## How Wafeq books VAT

Wafeq uses a system account called `VAT` to keep track of your Input and Output VAT. `VAT` is a **liability account**, because you will typically **owe** your tax authority the balance.

Wafeq records Output and Input VAT **per tax rate** in order to report the VAT amounts in each box of the VAT return.

| Type                          | Tax rate                 | Taxable amount | Tax amount  |
| ----------------------------- | ------------------------ | -------------- | ----------- |
| Output                        | Standard-rated VAT (15%) | 1,000          | 150         |
| Output                        | Zero-rated VAT (0%)      | 1,500          | 0           |
| Output                        | Exempt (0%)              | 1,000          | 0           |
| **Total Output**              |                          | **3,500**      | **150** (1) |
| Input                         | Standard-rated VAT (15%) | -100           | -15         |
| Input                         | Reverse Charge (15%)     | -1,000         | 0           |
| **Total Input**               |                          | **-1,100**     | **-15** (2) |
| **Net VAT Payable** (1) - (2) |                          |                | **135**     |

The actual VAT Return may look slightly different depending on your tax authority's format. Wafeq will automatically generate the VAT return for you in supported countries.


---
title: كيف يحسب وافق القيمة المضافة
pageTitle: كيف يحسب وافق القيمة المضافة - Wafeq Help
description: إقرأ كيف يجب أن تطبق ضريبة القيمة المضافة على الفواتير و المشتريات و كيف يقوم وافق بتوليد الإقرار الضريبي.
section: vat
---

إقرأ كيف يجب أن تطبق ضريبة القيمة المضافة على الفواتير و المشتريات و كيف يقوم وافق بتوليد الإقرار الضريبي.{% .lead %}

## مبادئ ضريبة القيمة المضافة: ضريبة المخرجات و المدخلات

**ضريبة المخرجات** هي الضريبة التي تقوم بإستحقاقها من عملاءك عن طريق فواتير بيع.

{% callout title="مثال ضريبة المخرجات" %}
عندما تقوم بإصدار فاتورة بقيمة **1050** **شاملة ضريبة 5%**, يقوم وافق بتسجيل **مبيعات** بقيمة **1000** و **بزيادة** رصيد **حساب ضريبة القيمة المضافة** بمقدار **50**.

هذا يعنى أنك الآن **مدين لهيئة الضرائب 50**.
{% /callout %}

**ضريبة المدخلات** هي الضريبة التي يحق لك خصمها من رصيد حساب ضريبة القيمة المضافة عن طريق مشتريات خاضعة لضريبة القيمة المضافة.

{% callout title="مثال ضريبة المدخلات" %}
عندما تستلم فاتورة مشتريات من مورد بمبلغ **525 شامل ضريبة 5%**, سيقوم وافق بتسجيل **مصروف بقيمة 500** و **بتقليل** رصيد حساب ضريبة القيمة المضافة بمقدار **25**.
{% /callout %}

**الضريبة الصافية المستحقة السداد** تساوي **ضريبة المخرجات ناقص ضريبة المدخلات**.

## كيف يقوم وافق بتسجيل الضريبة

يستعمل وافق **حساب الضريبة المضافة** لتعقب ضريبة المخرجات و المدخلات. هذا الحساب هو من نوع **إلتزام**، لأنه في معظم الحالات يكون الرصيد **مدين** لهيئة الضرائب.

يسجل وافق ضرائب المخرجات و المدخلات **لكل معدل ضريبي** لتوليد إقرار ضريبي.

| النوع                                         | المعدل الضريبي                           | الوعاء الضريبي | الضريبة     |
| --------------------------------------------- | ---------------------------------------- | -------------- | ----------- |
| مخرجات                                        | ضريبة القيمة المضافة على الإيرادات (15%) | 1,000          | 150         |
| مخرجات                                        | صادرات (0%)                              | 1,500          | 0           |
| مخرجات                                        | معفى (0%)                                | 1,000          | 0           |
| **إجمالي مخرجات**                             |                                          | **3,500**      | **150** (1) |
| مدخلات                                        | ضريبة القيمة المضافة على المشتريات (15%) | 100-           | 15-         |
| مدخلات                                        | إحتساب عكسي (15%)                        | 1,000-         | 0           |
| **إجمالي مدخلات**                             |                                          | **1,100-**     | **15-** (2) |
| **الضريبة الصافية المستحقة السداد** (1) - (2) |                                          |                | **135**     |

نسق الإقرار الضريبي سيختلف من الجدول أعلاه و لكن سيقوم وافق بتوليد الإقرار لهيئتك إذا كانت مدعومة.


---
title: VAT return
pageTitle: VAT return - Wafeq Help
description: Let Wafeq automatically generate the VAT return for you, ready to file with your tax authority.
section: vat
---

Let Wafeq automatically generate the VAT return for you, ready to file with your tax authority.{% .lead %}

{% callout title="Supported countries" %}
The VAT return is available in the tax authority formats of the following countries:

{% flag value="sa" /%} **Saudi Arabia**  
{% flag value="ae" /%} **United Arab Emirates**

If your country is not supported, you can still generate a **Tax Report** that will show taxable amount and tax amount per tax rate that will help you for your VAT filing.

{% /callout %}

## How to get your VAT return

1. Go to `Reports` on the left side menu, then `All Reports`
2. Under the `Tax` section, click on the `VAT` report.
3. Select the date range of the return

The VAT Return is generated in your tax authority's format.


---
title: إقرار ضريبة القيمة المضافة
pageTitle: إقرار ضريبة القيمة المضافة - Wafeq Help
description: تعلم أين تجد إقرار ضريبة القيمة المضافة في وافق.
section: vat
---

تعلم أين تجد إقرار ضريبة القيمة المضافة في وافق.{% .lead %}

{% callout title="البلاد المدعومة" %}
إقرار ضريبة القيمة المضافة في صيغة هيئة الضرائب في بلدك مدعوم للمنشآت من هذه البلاد:

{% flag value="sa" /%} **السعودية**  
{% flag value="ae" /%} **الإمارات**

إذا لم يكن بلدك مدعوم، يمكنك توليد **إقرار ضريبي** يفصل لك الوعاء الضريبي و قيمة الضريبة لكل معدل ضريبي ليساعدة على تقديم الإقرار لدى هيئة الضرائب.

{% /callout %}

## أين تجد إقرار ضريبية القيمة المضافة

1. إذهب إلى **التقارير** ثم **جميع التقارير**
2. في قسم **تقارير الضرائب**، أضغط على **ضريبة القيمة المضافة**
3. تأكد من إختيار الفترة الزمنية
