كيفية الاستعداد للتدقيق الضريبي في السعودية [السجلات والخطوات الأساسية]

في نهاية الربع المالي، تلقّت شركة تجارية متوسطة الحجم في الرياض إشعارًا رسميًا من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) بموعد تدقيق بعد أسبوعين. ورغم التزام الشركة بتقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة في موعدها، أدرك المدير المالي سريعًا أن العديد من المستندات الداعمة كانت موزعة بين أنظمة مختلفة، وأن بعض سجلات المشتريات غير مكتملة. دخل الفريق في سباق مع الزمن لجمع الفواتير، ومطابقة القيود، والتحقق من البيانات قبل وصول المدققين.

هذه الصورة ليست غريبة على كثير من الشركات السعودية، إذ أصبح التدقيق من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جزءًا أساسيًا من ضمان الامتثال المالي والضريبي. الاستعداد له لم يعد خيارًا، بل مسؤولية مستمرة. في هذا المقال، سنستعرض كيفية الاستعداد لتدقيق الهيئة، والسجلات التي يجب الاحتفاظ بها، وكيف يمكن للأدوات الرقمية تبسيط العملية بالكامل.

ما هو تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ولماذا هو مهم؟

هو مراجعة رسمية تهدف إلى التأكد من امتثال المنشأة لأنظمة الزكاة والضرائب في المملكة العربية السعودية. وتشمل عملية التدقيق فحص القوائم المالية، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة والفواتير، والمستندات الداعمة للتحقق من دقة واكتمال البيانات المقدمة للهيئة.

لا يقتصر دور الهيئة على التحصيل فقط، بل يتجاوز ذلك إلى حماية نزاهة النظام المالي. فمن خلال عمليات التدقيق، تتحقق الهيئة من دقة احتساب الشركات لالتزاماتها الضريبية والزكوية، وسلامة الإفصاحات المالية وفقًا لأنظمة الضرائب السعودية مثل ضريبة القيمة المضافة والضريبة الانتقائية والزكاة. قد يتم اختيار المنشأة للتدقيق لأسباب مختلفة، منها وجود فروقات بين الإقرارات المقدمة وبيانات النظام، أو أنماط معاملات غير معتادة، أو ضمن عينات الفحص الدوري. ويمكن تنفيذ هذه التدقيقات عن بُعد (تدقيق مكتبي)، أو ميدانيًا (زيارة ميدانية)، أو إلكترونيًا عبر أنظمة الفوترة الإلكترونية المتكاملة مع الهيئة.

من منظور مهني، تتجاوز أهمية تدقيق الهيئة مسألة الامتثال النظامي، إذ تسهم هذه العمليات في تعزيز الشفافية، وتقوية الضوابط الداخلية، وتشجيع الممارسات المحاسبية السليمة. فالشركات التي تحتفظ بسجلات منظمة وقابلة للتحقق لا تتجنب الغرامات فحسب، بل ترفع أيضًا من مستوى مصداقيتها أمام الشركاء والبنوك والمستثمرين. وفي بيئة تنظيمية متطورة مثل السوق السعودي، يُعد الاستعداد لتدقيق الهيئة مؤشرًا على نضج العمليات المالية في المنشأة، فكلما زاد توافق الشركة مع متطلبات الهيئة ومعايير التقارير الضريبية، أصبح التدقيق أكثر سلاسة، وحوكمة الشركة المالية أكثر قوة واستدامة.

أنواع تدقيقات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية

تُجري هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أنواعًا متعددة من عمليات التدقيق، وذلك بحسب طبيعة نشاط المنشأة، ونوع المخالفات أو الفروقات التي يتم رصدها، وسجل الامتثال الضريبي للمنشأة. فهم هذه الأنواع يساعد الشركات على الاستعداد المسبق والتعامل بفعالية عند اختيارها للتدقيق.

• التدقيق المكتبي (عن بُعد) يُعرف التدقيق المكتبي أيضًا بالتدقيق الإلكتروني أو عن بُعد، حيث يتم دون زيارة ميدانية للمنشأة. في هذا النوع، تطلب الهيئة من المكلف تزويدها بوثائق محددة مثل إقرارات ضريبة القيمة المضافة، وفواتير المبيعات والمشتريات، وتقارير المطابقة المالية عبر النظام الإلكتروني. تقوم الهيئة بمراجعة هذه المستندات للتحقق من دقتها واتساقها، وعادةً ما يتم هذا النوع من التدقيق عند اكتشاف فروقات بسيطة أو الحاجة لتوضيح بعض المعاملات.
• التدقيق الميداني (زيارة في موقع المنشأة) يشمل التدقيق الميداني قيام موظفي الهيئة بزيارة مقر المنشأة لمراجعة السجلات المالية والتشغيلية بشكل مباشر. خلال الزيارة، يقوم المدققون بفحص الأنظمة المحاسبية، ومراجعة الفواتير والعقود، وإجراء مقابلات مع فريق المالية للتأكد من تطابق البيانات المعلنة مع الواقع التشغيلي. يُعد هذا النوع أكثر شمولًا، وغالبًا ما يُجرى عند وجود فروقات جوهرية أو معاملات عالية المخاطر أو ملاحظات سابقة على المنشأة، حيث يتم عادةً إخطار المنشأة مسبقًا بموعد الزيارة، ويُطلب منها توفير جميع المستندات ذات الصلة.
• التدقيق الإلكتروني (القائم على الأنظمة) مع تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية (فاتورة)، أصبحت الهيئة تعتمد بشكل متزايد على أدوات التدقيق الرقمي التي تُمكّنها من تحليل بيانات المكلفين بشكل فوري. تُتيح هذه الأنظمة للهيئة مطابقة الإقرارات الضريبية مع الفواتير الإلكترونية والبيانات الرقمية الأخرى للكشف عن أي مخالفات أو فروقات محتملة. يُعتبر هذا النوع من التدقيق وسيلة للرقابة المستمرة دون الحاجة لبدء إجراء تدقيق رسمي في كل مرة. الشركات التي تستخدم أنظمة محاسبية وفوترة متوافقة مع متطلبات الهيئة تقلل من احتمالية تعرضها لملاحظات أو مخالفات.

اقرأ أيضًا: كيف تصدر إقرار ضريبة القيمة المضافة؟

الإطار النظامي وصلاحيات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

تعمل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) ضمن إطار قانوني واضح يحدد صلاحياتها ومسؤولياتها وآليات تنفيذها، وقد أُنشئت الهيئة بموجب المرسوم الملكي رقم (أ/133) الصادر عام 2021، من خلال دمج الهيئة العامة للزكاة والدخل ومصلحة الجمارك العامة لتوحيد إدارة الزكاة والضرائب والجمارك تحت مظلة تنظيمية واحدة.

الإطار القانوني

تستند صلاحيات الهيئة في إجراء عمليات التدقيق وفرض الالتزام إلى عدد من الأنظمة الأساسية، من أهمها:

• نظام جباية الزكاة ولائحته التنفيذية.
• نظام ضريبة القيمة المضافة الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/113)
• نظام الضريبة الانتقائية.
• نظام ضريبة الدخل.
• لائحة الفوترة الإلكترونية (فاتورة)
• نظام الإجراءات الضريبية الذي ينظم متطلبات حفظ السجلات وآليات التدقيق والعقوبات.

صلاحيات الهيئة ونطاق التدقيق

تشمل صلاحيات الهيئة جميع المكلفين بالزكاة والضرائب في المملكة، ويجوز للهيئة مراجعة أي منشأة تقوم بـ:

• تقديم إقرارات ضريبية أو زكوية.
• استيراد أو تصدير السلع.
• تنفيذ معاملات خاضعة للضرائب..

يحق للمدققين الاطلاع على السجلات المحاسبية والعقود والفواتير الإلكترونية وأي مستندات ورقية أو رقمية ذات صلة بالموقف الضريبي للمنشأة، ويُطلب من المنشآت قانونيًا التعاون الكامل وتقديم المستندات المطلوبة خلال المدد المحددة.

العقوبات المترتبة على عدم الامتثال

قد يؤدي عدم الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة أو عدم التعاون أثناء التدقيق إلى فرض غرامات مالية وعقوبات تنظيمية، منها:

• غرامات على الإقرارات المتأخرة أو غير الدقيقة،.
• مخالفات لعدم إصدار الفواتير الإلكترونية أو عدم الالتزام بمتطلباتها.
• تعديل التقديرات الزكوية أو الضريبية.
• تعليق الحساب الضريبي في حالات المخالفة الجسيمة.

كما تحتفظ الهيئة بحقها في اتخاذ الإجراءات القانونية عند تكرار أو تعمّد المخالفات.

اقرأ أيضًا: عقوبة التهرب الضريبي في السعودية ومبادرة الإعفاء من الغرامات.

أهمية فهم الإطار النظامي

يُعد فهم الأساس القانوني لصلاحيات الهيئة أمرًا ضروريًا للمتخصصين الماليين والمحاسبين، لأنه يساعد على ضمان الامتثال وتوجيه سياسات التدقيق الداخلي وحفظ السجلات وإدارة المخاطر. إن توافق الإجراءات المحاسبية مع متطلبات الهيئة القانونية يقلل من احتمالية المخاطر والغرامات، ويُعزز من حوكمة المنشأة المالية واستدامتها.

السجلات التي يجب الاحتفاظ بها أثناء تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

يُعدّ الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة ومنظمة مطلبًا قانونيًا أساسيًا وفقًا لأنظمة الزكاة والضرائب في المملكة. تتوقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من جميع المنشآت الاحتفاظ بالمستندات الداعمة التي تُثبت صحة الإقرارات الضريبية والمعاملات المحاسبية والقوائم المالية، حيث يساعد تنظيم السجلات بشكل منهجي على تسهيل عملية التدقيق وتقليل مخاطر فرض الغرامات والعقوبات.

1. السجلات المالية والمحاسبية العامة يتعين على المنشآت الاحتفاظ بجميع المستندات المحاسبية الأساسية التي تُشكّل أساس التقارير المالية، بما في ذلك:

• دفاتر الأستاذ العامة والمساعدة.
• ميزان المراجعة والقوائم المالية.
• دليل الحسابات والقيود اليومية.
• كشوف الحسابات البنكية وتقارير التسوية.
• سجلات المصروفات والنقدية الصغيرة.

2. المستندات المتعلقة بالضرائب وضريبة القيمة المضافة نظرًا لأن ضريبة القيمة المضافة تُعد من أكثر مجالات التدقيق شيوعًا، يجب على الشركات الاحتفاظ بـ:

• إقرارات ضريبة القيمة المضافة وإثباتات السداد.
• الفواتير الضريبية والفواتير المبسطة.
• إشعارات الخصم والإضافة.
• مستندات التصدير والاستيراد.
• بيانات الجمارك والنماذج ذات الصلة.
• سجلات العمليات المعفاة والخاضعة بنسبة صفرية.

3. العقود وأوامر الشراء والمستندات الداعمة يطلب المدققون عادةً الاطلاع على المستندات التجارية للتحقق من صحة المعاملات. وتشمل هذه:

• العقود مع العملاء والموردين.
• أوامر الشراء، وإشعارات التسليم، والإيصالات.
• عروض الأسعار من الموردين وإثباتات الدفع.
• عقود الخدمات وفواتير الاستشارات.

4. سجلات الرواتب والموارد البشرية لأغراض الزكاة وضريبة الدخل، يجب الاحتفاظ ببيانات الموظفين والرواتب، بما في ذلك:

• كشوف الرواتب وإيصالات المرتبات.
• بيانات التأمينات الاجتماعية (GOSI)
• عقود العمل ووثائق المزايا والمكافآت.
• مستندات المصروفات والمخصصات.

5. سجلات الاستيراد والتصدير والجمارك بالنسبة للشركات التي تمارس نشاط التجارة الدولية، تشكّل المستندات الجمركية جزءًا أساسيًا من التدقيق، مثل:

• فواتير الاستيراد والتصدير.
• بيانات الدخول والشحن.
• مستندات الرسوم الجمركية وشهادات التخليص.
• المراسلات مع وكلاء التخليص الجمركي

6. السجلات الإلكترونية ومتطلبات الاحتفاظ بالبيانات مع تطبيق الفوترة الإلكترونية والتقارير الرقمية، تفرض الهيئة على جميع المنشآت الاحتفاظ بسجلاتها، سواء كانت ورقية أو إلكترونية، لمدة لا تقل عن ست سنوات من نهاية السنة المالية ذات الصلة. وفيما يتعلق بالامتثال للفاتورة الإلكترونية، يجب على المنشآت:

• تخزين الفواتير بصيغة XML.
• حفظ الأرشيف الرقمي داخل المملكة أو في خوادم سحابية معتمدة.
• ضمان إمكانية الوصول الفوري للسجلات عند الطلب.

7. أهمية الالتزام بممارسات حفظ السجلات الانتظام في التوثيق والوصول السهل إلى المستندات عنصران أساسيان للامتثال. يجب أن تكون كل وثيقة:

• مؤرخة ومرقّمة تسلسليًا.
• مدعومة بأدلة يمكن التحقق منها.
• متوافقة مع البيانات المسجلة في النظام المحاسبي.
• جاهزة للتقديم فور طلب الهيئة.

الأخطاء الشائعة أثناء تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وكيفية تجنبها

حتى المنشآت ذات الإدارة المالية الجيدة قد تواجه تحديات أثناء عمليات التدقيق من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وغالبًا ما يكون السبب أخطاء إجرائية غير مقصودة. فيما يلي أكثر الأخطاء الشائعة وكيفية تجنبها بوضوح وفعالية.

• سوء تنظيم السجلات أو عدم اكتمالها لذلك يجب اعتماد نظام حفظ إلكتروني منظم وأرشفة جميع المستندات، خصوصًا الفواتير والإقرارات الضريبية، بطريقة تسهّل الوصول إليها عند الحاجة.
• معالجة غير صحيحة لضريبة القيمة المضافة لذلك من المهم مراجعة إدخالات ضريبة القيمة المضافة بانتظام وتأكد من توافقها مع إرشادات الهيئة، مع إجراء مراجعات دورية بمساعدة مستشارين ضريبيين معتمدين.
• عدم مطابقة الفواتير الإلكترونية مع الإقرارات الضريبية لذا يجب إجراء تسويات شهرية بين بيانات النظام المحاسبي والتقارير الضريبية قبل تقديمها لتفادي أي فروقات.
• تجاهل مراسلات الهيئة أو التأخر في الرد وتعيين مسؤول امتثال لمتابعة جميع إشعارات الهيئة أمر ضروري لضمان الرد عليها في الوقت المحدد وبالمستندات المطلوبة.
• أخطاء في احتساب وعاء الزكاة لذلك يجب التحقق من احتساب الوعاء الزكوي سنويًا والتأكد من توافقه مع أحدث تعليمات الهيئة في هذا الشأن.
• الاعتماد الزائد على العمليات اليدوية لذلك من المهم استخدام أنظمة محاسبة سحابية لأتمتة الإدخالات والتسويات واحتساب الضريبة بما يضمن دقة البيانات وسهولة التتبع أثناء التدقيق.

خطوات الاستعداد لتدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

يتطلب الاستعداد لتدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اتباع نهج استباقي ومنهجي يضمن الامتثال الكامل ويقلل من احتمالية فرض الغرامات، مع جعل عملية التدقيق أكثر سهولة وكفاءة.

1. مراجعة الإقرارات الضريبية والزكوية البدء بمراجعة جميع إقرارات ضريبة القيمة المضافة، وإقرارات الزكاة، وتقارير الضريبة الانتقائية المقدمة للهيئة. والتأكد من تطابق الأرقام مع السجلات المحاسبية، وأن المستندات الداعمة مثل الفواتير ودفاتر اليومية مكتملة ومتسقة.
2. مطابقة الفواتير الإلكترونية مع السجلات المالية نظرًا لأن نظام الفوترة الإلكترونية في الهيئة يسجل جميع المعاملات لحظيًا، التأكد من تطابق إجمالي المبيعات والمشتريات المسجلة في نظامك مع الإقرارات الضريبية المقدمة، لمعالجة أي فروقات قبل بدء التدقيق.
3. تنظيم المستندات الداعمة جمع جميع المستندات التي قد يطلبها المدققون، مثل العقود، وكشوف الحسابات البنكية، وسجلات الأصول، وسجلات المخزون، وتقارير الرواتب، وحفظها في مجلدات رقمية منظمة وواضحة لتسهيل الوصول إليها.
4. إجراء تدقيق داخلي أو مراجعة تمهيدية قبل زيارة الهيئة، تنفيذ تدقيقًا داخليًا أو الاستعانة بمستشار ضريبي لمحاكاة عملية التدقيق سيساعد في اكتشاف الأخطاء المحتملة، مثل سوء التصنيف أو نقص الفواتير أو أخطاء وعاء الزكاة، قبل أن تُكتشف رسميًا. تعرّف على: الفرق بين التدقيق الداخلي والخارجي.
5. تعيين منسق امتثال حدد شخصًا مسؤولًا (أو فريقًا مختصًا) لإدارة التواصل مع الهيئة أثناء التدقيق. هذا يضمن التعامل مع جميع الطلبات بسرعة واحترافية.
6. التحقق من امتثال نظام الفوترة الإلكترونية التأكد من أن نظام الفوترة المستخدم في منشأتك متوافق مع متطلبات الهيئة، بما في ذلك معايير المرحلة الثانية (مرحلة التكامل). فعدم الامتثال التقني قد يؤدي إلى ملاحظات تدقيقية.
7. تحضير شروحات للعمليات غير المعتادة في حال وجود عمليات مالية استثنائية (مثل بيع الأصول أو الاندماجات أو التسويات بين الشركات)، يجب تجهيز مذكرات توضيحية ومستندات داعمة مسبقًا لتفادي التأخير أثناء المراجعة.
8. تدريب الفريق المحاسبي الحرص على أن يكون فريق المحاسبة والمالية على دراية بأنظمة الهيئة ومعالجة ضريبة القيمة المضافة ومتطلبات الفوترة الإلكترونية، حيث يقلل التدريب المستمر من الأخطاء المستقبلية.
9. الحفاظ على التواصل الفعّال مع الهيئة خلال عملية التدقيق، حافظ على التواصل الشفاف وسرعة الاستجابة لجميع الطلبات. يسهم التعامل المهني والتعاوني في تسريع إنهاء التدقيق وتجنب الملاحظات السلبية.

ماذا يحدث أثناء تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

يساعد فهم هيكل وإجراءات تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت على إدارة العملية بكفاءة والاستجابة بشكل مناسب لطلبات الهيئة، وعلى الرغم من اختلاف نطاق التدقيق حسب نوع النشاط وحجمه، إلا أن الخطوات الأساسية تتبع إطارًا منهجيًا واضحًا.

1. إشعار التدقيق تقوم الهيئة عادة بإخطار المنشأة مسبقًا عبر خطاب رسمي أو إشعار إلكتروني من خلال بوابة الهيئة. يتضمن الإشعار نوع التدقيق والفترة محل المراجعة والمستندات المطلوبة، وفي بعض الحالات، خصوصًا في التدقيق المكتبي، قد تطلب الهيئة المستندات إلكترونيًا دون زيارة ميدانية.
2. تقديم المستندات يتعين على المنشأة تقديم المستندات المطلوبة خلال المهلة المحددة، وتشمل عادةً القوائم المالية والفواتير، والإقرارات الضريبية والعقود، وتسويات البنوك ومستندات احتساب الزكاة. قد يؤدي عدم الالتزام بتقديم المستندات في الوقت المحدد إلى فرض غرامات أو اعتبار المنشأة غير متعاونة.
3. المراجعة المبدئية يقوم المدققون بإجراء تقييم أولي لمقارنة البيانات المقدمة مع الإقرارات المودعة وسجلات الفوترة الإلكترونية وقواعد بيانات الهيئة، لتحديد أي فروقات تستدعي توضيحات إضافية أو مستندات داعمة.
4. الفحص الميداني أو المكتبي بحسب نوع التدقيق، قد تقوم الهيئة بـ: تدقيق مكتبي يتم عن بُعد بناءً على المستندات الإلكترونية المقدمة، أو تدقيق ميداني حيث يزور المدققون مقر المنشأة لفحص السجلات الورقية والنظم المحاسبية وآليات العمل. خلال الزيارات الميدانية، قد يجري المدققون مقابلات مع موظفي المحاسبة، ويطلعون على الدفاتر المحاسبية، ويتحققون من توافق نظام الفوترة الإلكتروني مع متطلبات الهيئة.
5. طلبات الإيضاح والمستندات الإضافية في حال وجود فروقات أو ملاحظات، تصدر الهيئة طلبات رسمية للحصول على توضيحات أو مستندات إضافية. يجب على المنشأة الرد خلال المهلة المحددة مع تقديم الأدلة اللازمة لدعم موقفها.
6. تقرير نتائج التدقيق بعد الانتهاء، تصدر الهيئة تقرير النتائج الذي يتضمن أوجه عدم الامتثال أو الفروقات المكتشفة أو التعديلات المقترحة، إضافة إلى أي فروقات ضريبية أو غرامات محتملة.
7. الرد أو الاعتراض يحق للمنشأة الرد أو الاعتراض على نتائج التدقيق خلال فترة محددة، مع تقديم مستندات أو تفسيرات إضافية، وإذا استمر الخلاف، يمكن رفعه إلى اللجان الداخلية المختصة في الهيئة للنظر فيه.
8. التقييم النهائي بعد مراجعة رد المنشأة، تصدر الهيئة التقييم النهائي الذي يحدد المبالغ الإضافية المستحقة من ضرائب أو زكاة، إضافة إلى الغرامات إن وُجدت.

كيف يساعد وافِق المنشآت على الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

يتطلب الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك دقة عالية، ونظامًا منضبطًا لحفظ السجلات، وتكاملًا رقميًا في العمليات المالية، وغالبًا ما تؤدي الإجراءات اليدوية إلى أخطاء أو تأخير أو عدم تطابق في التقارير، وهنا يأتي دور وافِق كحل شامل وفعّال.

• الفوترة الإلكترونية الآلية وفق معايير الهيئة يعمل وافِق بتكامل كامل مع متطلبات الفوترة الإلكترونية (فاتورة) لدى الهيئة، حيث يضمن أن تكون كل فاتورة صادرة مطابقة للمعايير التقنية والتنظيمية، من خلال إصدار الفواتير وإرسالها إلكترونيًا بشكل آلي، مما يقلل مخاطر عدم الامتثال ويوفر الوقت.
• حفظ مركزي وآمن للسجلات يتيح وافِق حفظ جميع المستندات المالية، مثل الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء والإقرارات الضريبية، بشكل آمن في نظام سحابي. مما يسهل الوصول إلى السجلات فورًا أثناء التدقيق ويقلل من احتمالية فقدانها أو تضاربها.
• متابعة لحظية لضريبة القيمة المضافة والزكاة يقوم النظام باحتساب ضريبة القيمة المضافة على المبيعات والمشتريات تلقائيًا، مما يساعد المنشأة على تقديم إقرارات دقيقة ومتوافقة. كما يدعم النظام احتساب الزكاة بطريقة مبسطة ومتوافقة مع أحدث منهجيات الهيئة.
• تقارير جاهزة للتدقيق يوفر وافِق تقارير مدمجة تلخص حركة ضريبة القيمة المضافة وبيانات المبيعات والمشتريات واحتساب الزكاة. يمكن تصدير هذه التقارير فورًا لتسهيل تجهيز المستندات المطلوبة أثناء التدقيق.
• تكامل مباشر مع البنوك من خلال التكامل مع البنوك المحلية والإقليمية، يساعد وافِق في ضمان توافق السجلات المحاسبية مع العمليات البنكية الفعلية، وهو عامل أساسي أثناء عمليات التدقيق.
• صلاحيات وصول متعددة ومتحكم بها يتيح النظام تعاون المحاسبين والمراجعين وأصحاب المنشآت ضمن بيئة عمل واحدة مع الحفاظ على سرية البيانات وتحديد مستويات الوصول بدقة.
• تحديثات مستمرة لمتطلبات الامتثال نظرًا لتطور أنظمة الهيئة بشكل مستمر، يقوم وافِق بتحديث نظامه تلقائيًا ليتوافق مع أحدث المتطلبات في مجالات الزكاة والضريبة والفوترة الإلكترونية، دون الحاجة لأي تدخل يدوي من المستخدمين.

اقرأ أيضًا: دليل حول كيفية التحضير لتدقيق خارجي باستخدام تقارير وافِق.

تُعد عمليات تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أكثر من مجرد إجراء نظامي، فهي وسيلة لضمان الشفافية والدقة والالتزام في النظام المالي بالمملكة. إن المنشآت التي تُحافظ على سجلات منظمة، وتلتزم بمتطلبات الفوترة الإلكترونية، وتراجع مراكزها الضريبية بانتظام، تستطيع اجتياز التدقيق بثقة.

الأسئلة المتداولة حول تدقيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وحفظ السجلات

ما الأسباب التي تدفع الهيئة لإجراء تدقيق؟

قد تبدأ الهيئة عملية التدقيق في حال وجود فروقات في إقرارات ضريبة القيمة المضافة، أو ملاحظات على بيانات الفوترة الإلكترونية، أو عدم تطابق بين السجلات المحاسبية والإقرارات المقدمة، أو ضمن التدقيقات الدورية الروتينية.

كم المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بالسجلات المالية؟

تُلزم الهيئة المنشآت بالاحتفاظ بالسجلات المالية والضريبية لمدة لا تقل عن ست سنوات، وفي بعض الحالات الخاصة مثل الخلافات أو التحقيقات الجارية، قد تُمدد فترة الاحتفاظ.

ما أبرز السجلات المطلوبة أثناء التدقيق؟

تشمل أهم السجلات المطلوبة؛ فواتير المبيعات والمشتريات، وإقرارات ضريبة القيمة المضافة واحتساب الزكاة وكشوف الحسابات البنكية، وأوامر الصرف وسجلات المخزون، والعقود ذات العلاقة بالعمليات الخاضعة للضريبة.

كم يستغرق التدقيق عادة؟

تختلف مدة التدقيق بحسب حجم وتعقيد المنشأة، وغالبًا تتراوح المدة بين أسابيع قليلة إلى عدة أشهر، خاصة في حال طلب مستندات إضافية أو توضيحات من الهيئة.

هل يمكن تصحيح الأخطاء المكتشفة أثناء التدقيق؟

نعم، يمكن للمنشأة تقديم تصحيحات أو تعديلات عبر بوابة الهيئة، بشرط أن يتم ذلك خلال المدة المسموح بها ومع تقديم المستندات الداعمة.

ما العواقب في حال عدم تقديم المستندات المطلوبة؟

يُعد عدم تقديم المستندات أو السجلات المطلوبة مخالفة قد تؤدي إلى فرض غرامات أو إعادة تقييم الالتزامات الزكوية أو الضريبية أو تعليق بعض الامتيازات.

هل يتم التدقيق ميدانيًا أم عن بُعد؟

تجري الهيئة التدقيق إما عن بُعد من خلال مراجعة المستندات إلكترونيًا، أو ميدانيًا في مقر المنشأة، وذلك بحسب طبيعة الحالة ودرجة المخاطر.