دليل الحسابات وكيفية تخصيصه في وافق

عندما استلمت مديرة المالية الجديدة في شركة لوجستية سعودية سريعة النمو، أول عملية إقفال شهري، وجدت فوضى من الحسابات غير المفهومة وتكرار في الإدخالات، وأكواد لا تعكس واقع الشركة. تأخرت التقارير وأهدر الفريق ساعات في محاولة تصنيف المصاريف يدويًا من جداول إكسل. ليست المشكلة في كثرة البيانات، بل في غياب الهيكل الواضح، لذلك أدركت أهمية وجود دليل حسابات منظم يعكس طبيعة عمل الشركة.

في هذا المقال، نناقش كيفية بناء وتخصيص دليل الحسابات في نظام وافِق، لتحقيق دقة أكبر في التقارير، وسرعة في سير العمل، واتخاذ قرارات مالية مبنية على أساس قوي، مع الالتزام الكامل بالمعايير المحلية.

ما هو دليل الحسابات؟

دليل الحسابات هو قائمة مصنفة لجميع الحسابات المستخدمة لتسجيل المعاملات المالية في نظامك المحاسبي. وهو ينظم أصولك والتزاماتك وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات بطريقة منظمة، مما يسهل تتبع المعلومات المالية وإنشاء التقارير. يمثل كل حساب في الدليل فئة محددة يتم فيها تسجيل المعاملات.

أهمية دليل الحسابات المنظم بشكل جيد

يُعتبر تنظيم دليل الحسابات بطريقة احترافية أداة استراتيجية لإدارة الأعمال والامتثال، وليس مجرد متطلب محاسبي. يوفر دليل الحسابات المصمم بشكل صحيح العديد من المزايا:

• إعداد تقارير مالية دقيقة عندما يتم تصنيف الحسابات بطريقة منطقية وبأسماء واضحة، يمكن للشركة إصدار تقارير مالية تعكس الأداء الحقيقي، مما يعزز موثوقية التقارير الداخلية وشفافية التقارير الخارجية، ويسهل إنشاء الميزانيات العمومية وقوائم الدخل وبيانات التدفقات النقدية.
• الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والمعايير المحاسبية السعودية تشترط هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تصنيفاً دقيقاً للإيرادات والمصروفات والحسابات الضريبية، ويسهّل الدليل المنظم إعداد الإقرارات الضريبية وحساب الزكاة وإجراءات المراجعة.
• دعم اتخاذ القرار تعتمد الإدارات المالية والإدارية على بيانات مالية منظمة لتقييم الربحية، وضبط التكاليف، وتحليل أداء الأقسام، ويساهم الدليل المنظم في ضمان وضوح ودقة البيانات.
• التكامل وقابلية التوسع في أنظمة مثل وافِق، لا يقتصر دليل الحسابات على كونه قائمة ثابتة، بل يتكامل مع وحدات مثل الفوترة والمصروفات والموازنة والتقارير، ويسهم الإعداد الصحيح في تقليل الأخطاء وتسريع العمليات وضمان الاتساق، بالتالي يتكيف مع نمو الأعمال والمتطلبات المالية المتغيرة.
• الكفاءة التشغيلية يبسط العمليات المحاسبية اليومية ويقلل من الأخطاء.

دليل الحسابات في وافِق

يُسهّل نظام وافِق عملية الإعداد المحاسبي من خلال توفير دليل حسابات مُصمم خصيصاً للشركات. يعتمد هذا الدليل على أفضل الممارسات ويتوافق مع المعايير المحاسبية المحلية ومتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تشمل مكونات دليل الحسابات الأساسية:

1. الأصول: النقد والحسابات البنكية والذمم المدينة والمخزون والأصول الثابتة.
2. الالتزامات: الذمم الدائنة والمصروفات المستحقة والقروض وضريبة القيمة المضافة المستحقة.
3. حقوق الملكية: رأس المال والأرباح المحتجزة ومساهمات الملاك.
4. الإيرادات: مبيعات المنتجات ودخل الخدمات والخصومات والمرتجعات.
5. المصروفات: الرواتب والإيجارات والخدمات والتسويق وتكلفة البضاعة المباعة.

يوفر هذا الدليل قاعدة جاهزة للاستخدام، ويُسهم في تقليل وقت الإعداد وضمان الاتساق في التقارير المالية وسجلات المراجعة والمتطلبات التنظيمية, وللشركات التي تحتاج إلى مزيد من التفصيل أو تعمل في أكثر من قطاع، يمكن توسيع أو تخصيص هذا الدليل بكل سهولة.

تخصيص دليل الحسابات في وافِق

على الرغم من أن نظام وافِق يوفر دليلاً حسابيًا منظماً، إلا أن الكثير من الشركات تحتاج إلى تخصيصه بما يتناسب مع طبيعة عملياتها الداخلية ومراكز التكلفة، أو المعايير المحاسبية الخاصة بنشاطها. فيما يلي كيفية تخصيص دليل الحسابات في وافِق:

• إضافة حسابات جديدة إذا كانت شركتك بحاجة إلى حسابات إضافية مثل "إيرادات الاستشارات" أو "تأجير معدات تقنية"، يمكنك إنشاء حسابات جديدة ضمن الفئة المناسبة.





• تعديل أو إعادة تنظيم الحسابات الحالية يمكنك تحديث أسماء الحسابات لتتوافق مع المصطلحات الداخلية، أو إعادة تصنيفها ضمن مجموعات أخرى حسب الحاجة. لا يؤثر التعديل على المعاملات السابقة، مما يحافظ على تكامل البيانات التاريخية. لكن لا يمكن حذف الحساب إلا بصلاحيات مستخدم خاصة لأنها قد تؤثر على القوائم المالية.



• تعطيل الحسابات غير المستخدمة للمحافظة على دليل حسابات منظم وواضح، يُفضل أرشفة الحسابات التي لم تعد تُستخدم. تظل الحسابات المؤرشفة متاحة لأغراض التقارير، لكنها غير قابلة للاستخدام في إدخالات جديدة.

• ربط الحسابات بالتقارير المالية يتيح نظام وافِق ربط الحسابات بالفئات المستخدمة في القوائم المالية والإقرارات الضريبية، مما يُسهم في دقة الإقرارات الضريبية واحتساب وعاء الزكاة ولوحات القيادة الداخلية والموازنات.

أفضل الممارسات لتخصيص دليل الحسابات

لا يقتصر تخصيص دليل الحسابات على إضافة أو تعديل أسماء الحسابات، بل يتعلق ببناء هيكل يدعم التوسع ودقة التقارير واتخاذ القرار. إليك أفضل الممارسات لتخصيص دليل الحسابات في نظام وافِق:

• اتباع تسلسل رقمي منطقي استخدام نطاقات رقمية لتصنيف الحسابات حسب النوع كما في وافِق، لتسهيل عمليات البحث والتقارير والمراجعة،.



• استخدام أسماء واضحة ومتسقة تجنب الاختصارات أو المصطلحات الداخلية غير المفهومة. استخدم تسميات واضحة يسهل فهمها من قبل الفريق والمراجعين. مثال: استخدم “مستلزمات مكتبية – الرياض” بدلاً من “OS-RYD”
• تجنب الإفراط في التفاصيل رغم أهمية التفاصيل، فإن الإفراط في عدد الحسابات قد يربك التقارير. حافظ على توازن بين التفصيل والبساطة. يمكنك استخدام مراكز التكلفة أو الأقسام للحصول على تفاصيل إضافية دون توسيع الدليل.
• مراعاة المتطلبات التنظيمية والضريبية صمّم الدليل بما يخدم الامتثال الدقيق لـ: - إقرارات ضريبة القيمة المضافة (مثل فصل الإيرادات الخاضعة والمعفاة) - احتساب الزكاة (مثل فصل الأصول الخاضعة للزكاة) - عمليات المراجعة والتدقيق
• مراجعة وتنظيف الدليل بشكل دوري مراجعة دورية (ربع سنوية أو سنوية) لأرشفة الحسابات غير النشطة ودمج الحسابات المكررة وتحديث الأسماء أو التصنيفات حسب التغيرات التشغيلية.
• توثيق هيكل دليل الحسابات أنشئ مستنداً مرجعياً يوضح نظام الترقيم، وأسلوب التسمية، واستخدام كل حساب، مما يُساعد على ضمان الاتساق مع نمو الفريق وتغير الهيكل المالي.

اقرأ أيضًا: فهم شجرة الحسابات تعريفها وأهميتها وكيفية إعدادها.

يُعدّ دليل الحسابات المنظم والمُخصص بشكل صحيح أساساً للتقارير المالية الموثوقة، والتخطيط الاستراتيجي، والامتثال التنظيمي في أي شركة. يوفر نظام وافِق وسيلة سهلة لإنشاء هذا الدليل من خلال نموذج افتراضي متوافق مع المتطلبات السعودية، مع إمكانية التخصيص الكامل حسب احتياجات المنشأة.