مصمم القوالب المتقدم في وافِق: تخصيص نماذج الفواتير والمستندات المالية بسهولة



كل مستند مالي ترسله شركتك؛ سواء كان فاتورة أو عرض سعر أو أمر شراء، يمثل صورة شركتك أمام العملاء والموردين. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تعتمد على قوالب ثابتة لا تتيح الكثير من خيارات التخصيص. ماذا لو كان بإمكانك تصميم هذه المستندات بالشكل الذي يناسب عملك تمامًا؟

مع مصمم القوالب المتقدم في وافِق أصبح بإمكان الشركات الآن تخصيص مستنداتها المالية بدرجة أعلى من المرونة والتحكم.

تصميم فواتير ومستندات مالية مخصصة بالكامل

أطلقت وافِق ميزة جديدة تمنح الشركات مرونة أكبر في تصميم مستنداتها المالية، وهي محرر القوالب المتقدم للمستندات (Advanced Template Designer). تتيح هذه الميزة للشركات تصميم فواتير ومستندات مالية باحترافية عالية وبمستوى أكبر من التخصيص، مباشرةً داخل منصة وافِق.

يمثل هذا التحديث تطورًا مهمًا مقارنةً بمحرر القوالب الأساسي، حيث أصبح بإمكان الفرق المالية الآن إنشاء مستندات تتوافق مع هوية الشركة ومتطلباتها التشغيلية.

ما هي قوالب المستندات في وافِق؟

قوالب المستندات هي التي تحدد شكل وهيكل المعلومات في المستندات المالية التي يتم إنشاؤها داخل النظام. تشمل هذه المستندات:

• الفواتير.
• عروض الأسعار.
• الإشعارات الدائنة.
• أوامر الشراء.
• إشعارات التسليم.



مصمم القوالب الأساسي

في السابق، كان وافِق يوفر محرر قوالب أساسي فقط يسمح بإجراء تعديلات محدودة على تصميم المستندات، كما كان بإمكان المستخدمين تعديل بعض العناصر البسيطة، لكن خيارات التخصيص كانت محدودة نسبيًا، لذلك كانت بعض الشركات تواجه صعوبة في مطابقة تصميم المستندات مع متطلباتها الداخلية أو هويتها البصرية.



ورغم استمرار دعم هذا المصمم الأساسي، يقدم وافِق الآن حلًا أكثر تطورًا للشركات التي تحتاج إلى مستوى أعلى من التخصيص.

مصمم القوالب المتقدم

يعمل مصمم القوالب المتقدم من وافِق كبيئة تصميم متكاملة تشبه برامج تحرير النصوص مثل Word، ويسمح للمستخدمين بتصميم قوالب المستندات والتحكم في تنسيقها بشكل كامل.



من خلال هذا المصمم يمكن للمستخدمين:

• كتابة النصوص وتعديلها بمرونة.
• إدراج الجداول.
• إضافة فواصل الصفحات.
• إدراج خطوط فاصلة.
• التحكم في تنسيق وترتيب المحتوى.

الحقول الذكية التي يتم تعبئتها تلقائيًا

يعتمد محرر القوالب المتقدم على الحقول الديناميكية التي يتم تعبئتها تلقائيًا عند إنشاء المستند. تتضمن هذه الحقول بيانات مثل:

• اسم الشركة.
• اسم الفرع.
• العنوان.
• الرقم الضريبي.
• رقم السجل التجاري.

عند إنشاء الفاتورة، يقوم وافِق تلقائيًا بإدراج هذه البيانات في الأماكن المحددة داخل القالب. يمكن إضافة هذه الحقول بسهولة عبر كتابة / ثم اختيار الحقل المناسب من القائمة.

الحقول المركبة

يدعم المحرر أيضًا ما يُعرف بـ الحقول المركبة، والتي تجمع عدة عناصر بيانات في حقل واحد. على سبيل المثال، يمكن لعنوان الشركة أن يتكون تلقائيًا من:

• رقم المبنى
• اسم الشارع
• الحي
• المدينة
• الدولة

يساعد ذلك في عرض العنوان بشكل متكامل دون الحاجة لإضافة كل عنصر بشكل منفصل.

معاينة القالب باستخدام بيانات حقيقية

بعد تصميم القالب، يمكن للمستخدم الضغط على معاينة لمشاهدة شكل المستند باستخدام بيانات فعلية من الفواتير. تساعد هذه الميزة الفرق المالية على التأكد من أن تصميم القالب يعمل بالشكل الصحيح قبل استخدامه في المعاملات الفعلية.

إضافة التخصيص المتقدم

يتوفر مصمم القوالب المتقدم كميزة إضافية يمكن تفعيلها من خلال اشتراك إضافي.

بعد تفعيل الإضافة يمكن للمستخدمين:

• إنشاء ملفات PDF باستخدام القوالب المتقدمة.
• تطبيق التصميمات المخصصة على المستندات.
• تنزيل المستندات بالتنسيق الجديد.

التصميم بدون تفعيل الإضافة

حتى في حال عدم تفعيل الإضافة، يمكن للمستخدمين تجربة محرر القوالب المتقدم وتصميم القوالب حتى يسمح للمستخدمين بتجربة التصميم قبل اتخاذ قرار الاشتراك. لكن عند إنشاء أو تنزيل المستندات:

• سيعود النظام تلقائيًا إلى القالب الأساسي.
• لن يتم استخدام القالب المتقدم في الملف النهائي.

تطبيق القوالب على المستندات

بعد إنشاء النموذج وتصميمه، يمكن تعيينه للمستندات المختلفة مثل الفواتير. عند تفعيل إضافة التخصيص المتقدم، سيقوم النظام بإنشاء ملف PDF النهائي باستخدام تصميم القالب المتقدم الذي تم إنشاؤه في محرر القوالب المتقدم.

أما في حال عدم تفعيل الإضافة، فسيعود وافِق تلقائيًا إلى القالب الأساسي عند معاينة المستند أو تنزيله. بمعنى آخر، يمكن للمستخدم تصميم القالب المتقدم، لكن لن يتم استخدامه فعليًا في المستندات النهائية إلا بعد تفعيل الإضافة. تساعد هذه الآلية على ضمان استمرارية العمل دون تعطيل المستندات حتى في حال عدم تفعيل الميزة الإضافية.

مرونة إدارة الإضافة

حاليًا، يمكن للمستخدمين إزالة إضافة التخصيص المتقدم في أي وقت. في حال إلغاء الإضافة خلال دورة الفوترة، سيتم إعادة الرصيد المتبقي من الاشتراك، أي المدة غير المستخدمة من دورة الفوترة، إلى حساب المستخدم.

يوفر ذلك قدرًا من المرونة للشركات التي ترغب في تجربة الميزة وتقييم مدى ملاءمتها لاحتياجاتها قبل الاستمرار في استخدامها على المدى الطويل.

المستندات المدعومة

يدعم مصمم القوالب المتقدم جميع أنواع المستندات التي توفر نماذج داخل وافِق حتى تتمكن الشركات من الحفاظ على مظهر موحد واحترافي لجميع مستنداتها المالية، بما في ذلك:

• الفواتير
• عروض الأسعار
• الإشعارات الدائنة
• أوامر الشراء
• إشعارات التسليم

مستوى جديد من تخصيص المستندات

مع مصمم القوالب المتقدم، تمنح وافِق الشركات القدرة على تصميم مستنداتها المالية بما يتوافق مع:

• الهوية البصرية للشركة.
• متطلبات العمل الداخلية.
• متطلبات الامتثال والتنظيم.

فبدلًا من الاعتماد على نماذج محددة مسبقًا، أصبح بإمكان الشركات الآن التحكم الكامل في تصميم وهيكل المستندات المالية التي يتم إصدارها للعملاء أو الموردين.

ويمثل هذا التحديث خطوة إضافية ضمن رؤية وافِق لتوفير أدوات أكثر مرونة وكفاءة تساعد الفرق المالية على إدارة عملياتها اليومية بشكل أكثر احترافية وفعالية.