إعداد الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين (جهات الاتصال)



عند الانتقال إلى وافق، من المهم نقل أرصدة الفواتير غير المسددة لكل من العملاء والموردين، لإدارة الذمم المدينة والدائنة بدقة. في وافِق، تُدار حسابات العملاء والموردين من خلال فواتير البيع وفواتير الشراء، ويُعدّ إدخال الأرصدة الافتتاحية عبر هذه الفواتير هو الأسلوب الصحيح لتسجيل المبالغ المستحقة، دون التأثير على الإيرادات أو المصروفات.

في هذا الدليل، نتعلّم كيفية تسجيل هذه الأرصدة الافتتاحية يدويًا، أو عن طريق الاستيراد دفعة واحدة، خطوة بخطوة.

قبل البدء: تجهيز أرصدة العملاء والموردين

ابدأ بتصدير قائمة الفواتير غير المسددة من برنامجك المحاسبي السابق، أو من سجلاتك الداخلية، بحيث تتضمن البيانات الأساسية لكل فاتورة، مثل:

• اسم العميل أو المورد.
• تاريخ الفاتورة.
• رقم الفاتورة (إن وجد)
• المبلغ المتبقي المستحق.

هذه البيانات تمثّل الذمم المدينة (لعملائك) والذمم الدائنة (لمورديك)، وهي ما تقوم بإدخاله في وافق كأرصدة افتتاحية.

مطابقة حسابات العملاء والموردين في شجرة وافِق

قبل البدء بإدخال الأرصدة الافتتاحية، توجّه للمحاسب من القائمة الرئيسية ثم اضغط على شجرة الحسابات، تلاحظ وجود الحسابين التاليين:

• حساب العملاء (لإدخال أرصدة الذمم المدينة)
• حساب الموردين (لإدخال أرصدة الذمم الدائنة)

وهذه الحسابات تُستخدم لتسجيل الأرصدة الافتتاحية الخاصة بكل من العملاء والموردين.



إدخال الأرصدة الافتتاحية للعملاء من فواتير البيع

لتسجيل الأرصدة الافتتاحية للعملاء، يتعين عليك استيراد فواتير البيع غير المدفوعة أو إدخالها يدويًا في وافِق.

إدخال الفاتورة يدويًا

اضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية ثم اختر فواتير بيع، واضغط على زر إنشاء، ثم أدخل تفاصيل الفاتورة مع تحديد الحساب إزاحة الرصيد الافتتاحي ليظهر مبلغ الفاتورة كرصيد افتتاحي للعميل.

إن كانت الفواتير تم إرسالها للهيئة مسبقًا على النظام السابق اضغط على زر اعتماد ثم اختر تغيير الحالة إلى معتمدة خارج وافق، أما إن كانت غير معتمدة مسبقًا وتريد اعتمادها، اضغط على زر اعتماد مباشرة.



استيراد أرصدة العملاء من فواتير البيع دفعة واحدة عبر ملف إكسيل أو CSV

لتسهيل عملية نقل فواتير البيع من النظام القديم إلى وافِق، يوفر لك النظام خيار استيراد الفواتير دفعة واحدة باستخدام ملف CSV أو Excel.

اضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية ثم اختر فواتير بيع، واضغط على زر الاستيراد.



عند الضغط على استيراد، يظهر لك خيار لتنزيل قالب Excel أو CSV المخصص لاستيراد فواتير البيع، إذ يتيح لك هذا القالب إدخال كافة البيانات اللازمة بكل سهولة.



حدد الحساب كـ إزاحة الرصيد الافتتاحي تأكد من إدخال كافة المعلومات المطلوبة، مثل التاريخ، والعميل، والمبلغ، والعملات، في الأعمدة المخصصة داخل القالب، ثم أعد رفعه على النظام.

للمزيد عن خطوات الاستيراد، راجع دليل؛ استيراد فواتير البيع على وافِق.



بعد استيراد الفواتير، توجه إلى قائمة فواتير البيع، وحدد الفواتير المستوردة وقم بالضغط على زر اعتماد إن لم يكن قد تم إرسالهم للهيئة من قبل، أو اضغط على السهم بجوار الزر واضغط على تغيير الحالة إلى معتمدة خارج وافق إن كانت هذه الفواتير قد تم اعتمادها في النظام السابق وأرسلت للهيئة.



إدخال الأرصدة الافتتاحية للموردين من فواتير الشراء

لتسجيل الأرصدة الافتتاحية للعملاء، يتعين عليك استيراد فواتير البيع غير المدفوعة أو إدخالها يدويًا في وافِق.

إدخال الفاتورة يدويًا

اضغط على المشتريات من القائمة الرئيسية ثم اختر فواتير مشتريات، واضغط على السهم بجوار زر تحميل فاتورة مشتريات ثم اضغط على ادخل فاتورة مشتريات يدويًا، وأدخل تفاصيل الفاتورة مع تحديد الحساب إزاحة الرصيد الافتتاحي ليظهر مبلغ الفاتورة كرصيد افتتاحي للمورد.

ثم اضغط على زر حفظ.

للمزيد عن تفاصيل فاتورة المشتريات راجع دليل؛ كيفية إنشاء فاتورة مشتريات على وافِق.



استيراد أرصدة الموردين من فواتير الشراء دفعة واحدة عبر ملف إكسيل أو CSV

لتسهيل عملية نقل فواتير المشتريات من النظام القديم إلى وافِق، يوفر لك النظام خيار استيراد الفواتير دفعة واحدة باستخدام ملف CSV أو Excel.

اضغط على المشتريات من القائمة الرئيسية ثم اختر فواتير مشتريات، واضغط على زر الاستيراد.



عند الضغط على استيراد، يظهر لك خيار لتنزيل قالب Excel أو CSV المخصص لاستيراد فواتير المشتريات، إذ يتيح لك هذا القالب إدخال كافة البيانات اللازمة بكل سهولة.



حدد الحساب كـ إزاحة الرصيد الافتتاحي تأكد من إدخال كافة المعلومات المطلوبة، مثل التاريخ، المورد، المبلغ، والعملات، في الأعمدة المخصصة داخل القالب، ثم أعد رفعه على النظام.

للمزيد عن خطوات الاستيراد، راجع دليل؛ استيراد فواتير المشتريات على وافِق.



التحقق من الأرصدة الافتتاحية للعملاء والموردين في التقارير

لمراجعة تأثير الرصيد على القوائم المحاسبية:

اضغط على التقارير من القائمة الرئيسية، ثم اختر ميزان المراجعة وحدّد النطاق الزمني.

ثم راجع رصيد الحسابات الذي أضفته في حساب إزاحة الرصيد الافتتاحي لتجده وقد تم تسجيله.