إصدار فاتورة شراء



يوفر وافِق مرونة عالية في تسجيل فواتير المشتريات لتلبية احتياجاتك. سواء كنت بحاجة لإدخال بنود متعددة لكل منتج أو خدمة، أو تفضّل استخدام بند واحد شامل، يوفر لك النظام الخيار الأنسب لكل حالة. إضافة إلى ذلك، يُتيح لك OCR استخراج البيانات تلقائيًا من الإيصالات أو ملفات PDF، مما يوفر وقتك ويقلل من الأخطاء.

في هذا الدليل، نستعرض كيفية إضافة وإدارة فواتير المشتريات خطوة بخطوة.

شاهد الفيديو التالي الذي يشرح بالتفصيل خطوات تسجيل فاتورة المشتريات أو أكمل القراءة أدناه

إضافة فواتير المشتريات

لإضافة فاتورة جديدة، اضغط على المشتريات بالقائمة الرئيسية، واختر على فواتير مشتريات، ثم اضغط على السهم إلى جوار تحميل فاتورة مشتريات ثم اختر أدخل فاتورة مشتريات يدويًا.



إدخال بيانات الفاتورة كالتالي:

• رقم الفاتورة: أدخل الرقم الفريد الذي يميز الفاتورة، لتسهيل تتبعها والوصول إليها لاحقًا.
• المورد: اختر اسم المورد المتعلق بالفاتورة، لضمان ربط الفاتورة بالمورد الصحيح في سجلاتك المالية.
• العملة: حدد عملة الدفع. يظهر النظام العملة الافتراضية، ولكن يمكنك تغييرها إذا كانت الفاتورة بعملة أخرى.
• التاريخ: اختر تاريخ إصدار الفاتورة لضمان تسجيل المعاملة في الفترة المحاسبية الصحيحة.
• تاريخ الاستحقاق: أدخل تاريخ استحقاق الدفع لتحديد الموعد النهائي الذي يجب دفع الفاتورة فيه.
• أمر شراء: اختر أمر الشراء المرتبط بالفاتورة إذا كان موجودًا، مما يسهل الربط بين الفاتورة وأمر الشراء في سجلاتك.
• الفرع: اختر الفرع الذي تتعلق به الفاتورة، لتصنيف الفاتورة حسب الفرع الصحيح في النظام.
• المشروع: اختر المشروع المرتبط بالفاتورة، لتتبع النفقات المرتبطة بمشاريع معينة.



طريقة إدخال بنود فاتورة المشتريات: بند واحد أو بنود متعددة

يوفّر وافِق مرونة عالية عند تسجيل بنود فواتير المشتريات (المنتجات والخدمات) كي تتناسب مع احتياجات العمل؛ فسواء كنت بحاجة إلى إدخال بنود مفصّلة لكل منتج أو خدمة، أو تفضل تجميع كافة بنود الفاتورة في بند واحد شامل، يمكنك اختيار الطريقة الأنسب لكل حالة.

أي طريقة تناسب فواتيرك؟

تقسيم بنود الفاتورة مناسب في الحالات التالية:

• عندما تتضمّن الفاتورة عدة منتجات أو خدمات، وتحتاج إلى تسجيل كل بند بشكل مستقل.
• إذا كنت ترغب في تحليل المصروفات بدقة لاحقًا، أو تعيين حساب مخصص أو معدل ضريبي مختلف لكل بند.
• عند ارتباط البنود بـ مشاريع أو مراكز تكلفة مختلفة.

تجميع بنود الفاتورة مناسب في الحالات التالية:

• عندما تكون الفاتورة لمصروف بسيط لا يستدعي التفصيل، وتودّ تسجيلها بسرعة دون تحليل.
• إذا كنت تتعامل مع فواتير متكررة أو ذات طابع موحّد، لا تختلف تفاصيلها من شهر لآخر.

تجميع بنود الفاتورة

في حال كانت الفاتورة لا تتطلب إدخال تفاصيل كل بند بشكل منفصل، يمكنك تسجيلها كبند واحد شامل.

للتبديل إلى هذا النموذج، اضغط على تجميع بنود الفاتورة أعلى بنود الفاتورة.



بعد التبديل، يُعرض نموذج مبسّط يحتوي على حقل واحد لإدخال الوصف، وتحديد حساب المصروفات والمبلغ، وباقي التفاصيل مثل الخصم والمعدل الضريبي ومركز التكلفة.



بعد حفظ الفاتورة، تظهر كبند واحد فقط، دون عرض الأصناف أو أي تفاصيل إضافية عنها.



تقسيم بنود الفاتورة

عند تسجيلك فاتورة تحتوي على أكثر من منتج أو خدمة، وترغب في تتبع تفاصيل كل بند بشكل منفصل، يُنصح باستخدام بنود الفاتورة المتعددة.

للتبديل إلى هذا النموذج، اضغط على تقسيم بنود الفاتورة أعلى بنود الفاتورة.



حيث يمكن إدخال كل منتج أو خدمة في سطر مستقل، مع تحديد بيانات مثل الوصف والحساب والكمية والضريب، والسعر والمنتج ومركز التكلفة والمعدل الضريبي والخصم لكل بند على حِدة.

ويمكنك إضافة بنود جديدة بالضغط على زر أضف بند وحذف السطر المراد بالضغط على النقاط بجوار السطر المراد واختيار إزالة.



بعد إدخال بيانات الفاتورة وحفظها، تظهر نفس التفاصيل عند الطباعة أو المشاركة، حيث يُدرج كل بند في سطر مستقل.



الملاحظات

أدخل أي ملاحظات إضافية قد تكون مهمة حول الفاتورة.



تعبئة بيانات الفاتورة تلقائيًا

يتيح وافِق تعبئة معلومات الفواتير تلقائيًا من خلال تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR).

ويمكنك استخدام هذه التقنية بطريقتين حسب احتياجك:

أولًا: تعبئة بيانات فاتورة واحدة

لتوفير الوقت وتقليل الإدخال اليدوي، يمكنك رفع إيصال الفاتورة ليقوم النظام بقراءة محتواها تلقائيًا وتعبئة الحقول نيابةً عنك.

وتقوم بذلك إما بالتوجه إلى قائمة فواتير المشتريات، ثم الضغط على زر تحميل فاتورة مشتريات واختيار ملف أو صورة الفاتورة.



أو بعد الدخول إلى صفحة إدخال الفاتورة يدويًا ثم إرفاق إيصال الفاتورة باضغط على زر مرفقات، أو اضغط على اسحب الملف أو اضغط للتحميل واختر ملف PDF أو صورة من جهازك/ أو من الملفات والصور التي قمت برفعها إلى النظام مسبقًا.



لاحظ تعرف النظام على البيانات الموجودة في الملف/ الصورة تلقائيًا، مثل المورد، والمرجع، والتاريخ، والعملة، والمبلغ، وبعدها عليك إدخال باقي البيانات غير الموجودة في الملف بنفسك.



ثانيًا: تعبئة بيانات عدة فواتير مشتريات دفعة واحدة

إذا كان لديك مجموعة من فواتير المشتريات وتريد إضافتها دفعة واحدة، يمكنك استخدام ميزة الرفع الجماعي، حيث يقوم النظام بقراءة كل فاتورة تلقائيًا وإنشاء سجل مستقل لها.

توجه إلى قائمة فواتير المشتريات من القائمة الرئيسية، ثم توجه إلى المجلد المحتوي على الملفات المراد رفعها، وحددها، واسحبها لاستخراج البيانات تلقائيًا ورفعها على النظام.

يمكنك الضغط على عرض بجوار الفاتورة لاستعراضها على النظام وتعديلها إن أردت، أو يمكنك استعراضها وتعديلها بالطريقة الاعتيادية.



بمجرد إدخال تفاصيل الفاتورة، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائها وحفظ الفاتورة

• حفظ: استخدم هذا الخيار لحفظ الفاتورة وتسجيلها كمعاملة محاسبية بدفتر الأستاذ. للمزيد عن حالات الاعتماد ونتائجها، راجع هذا الدليل.
• حفظ كمسودة: استخدمه إذا لم تكن مستعدًا للحفظ النهائي بعد، بحيث يمكنك العودة وتحريرها لاحقًا.
• طباعة / تنزيل: اضغط هنا لمعاينة الفاتورة بصيغة PDF أو طباعة نسخة ورقية.
• English: اضغط هنا لعرض الفاتورة باللغة الإنجليزية. إن كنت أنت أو المورد تفضلون ذلك.





قائمة فواتير المشتريات

تعرض لك قائمة فواتير المشتريات نظرة شاملة على جميع الفواتير التي أصدرتها، ومن هنا يمكنك بسهولة مراجعة الفواتير، تصفيتها، واتخاذ إجراءات مباشرة عليها:

• شريط البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (رقم الفاتورة، اسم المورد، إلخ) لتصفية الفواتير والعثور على ما تبحث عنه.
• الترتيب: اضغط لترتيب الفواتير حسب التاريخ، اسم المورد، المبلغ، وغيرها.
• التصفية: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب الحالة (مثل: مسودة، مدفوعة)، أو الفترة الزمنية، أو المورد، أو المشروع.
• الاستيراد: ارفع فواتيرك دفعة واحدة.
• التصدير: حمّل قائمة الفواتير بالصيغة المفضلة.
• القيد: اضغط على زر الكتاب الأخضر للتوجه إلى قيد الفاتورة المرادة.



الإجراءات المتاحة على فاتورة المشتريات

من قائمة الفواتير، تأكّد أن العرض بتنسيق الجدول، ثم اضغط على الفاتورة المرادة.



• نسخ: استخدم زر انسخ لإنشاء نسخة جديدة من الفاتورة الحالية، حيث يتم إنشاء نسخة مطابقة لكن في حالة مسودة لتعديلها إن أردت قبل الاعتماد.
• طباعة / تنزيل: استخدم خيار طباعة / تنزيل للحصول على نسخة من الفاتورة بصيغة PDF أو للطباعة مباشرة.



اضغط على زر تغيير الحالة إلى مسودة الموجودة في أعلى الفاتورة إن أردت تحويلها من معتمدة إلى مسودة.



اضغط على اعتماد إن أردت تحويلها من مسودة إلى معتمدة.



الإجراءات المجمّعة على فواتير الشراء

بعد إنشاء وإصدار عدة فواتير شراء، قد تحتاج إلى تنفيذ إجراءات على مجموعة من الفواتير معًا بدلًا من فتح كل فاتورة على حدة؛ لذا يتيح وافِق تحديد عدة فواتير من قائمة الفواتير والقيام ببعض الإجراءات عليهم دفعة واحدة، وذلك بالضغط على فواتير البيع المنسدلة عن المبيعات بالقائمة الرئيسية، وتحديد الفواتير المطلوبة باستخدام المربّعات في العمود الأيمن من الجدول؛ ليظهر شريط الإجراءات المجمّعة أعلى الصفحة.

ما هي الإجراءات المجمّعة المتاحة؟

• حذف: يُستخدم لحذف مجموعة من الفواتير المحددة بشرط أن تكون في حالة مسودة فقط، ويفيد هذا الإجراء عند إزالة فواتير تجريبية أو مُنشأة بالخطأ قبل اعتمادها، بحيث تُحذف نهائيًا من النظام دون أن تترك أي أثر محاسبي أو ضريبي.
• تغيير الحالة إلى مسودة: يُستخدم لإعادة الفواتير المحددة من الحالة المعتمدة إلى حالة المسودة، حتى تتمكني من تعديل بياناتها أو تصحيح أي أخطاء قبل إعادة اعتمادها.
• انسخ: يُستخدم لتنزيل مجموعة الفواتير المحددة بصيغة PDF دفعة واحدة، بحيث تجدهم بعد التحميل داخل ملف مضغوط (ZIP) على جهازك.
• اعتماد: يُستخدم لاعتماد مجموعة الفواتير المحددة دفعة واحدة وتحويلها من حالة المسودة إلى الحالة المعتمدة.



متى يتم تسجيل فاتورة مشتريات في الحسابات؟

يجب أن تكون حالة فاتورة المشتريات موافق عليه ليتم تسجيل مصروف في تقرير قائمة الدخل و رصيد للحسابات مستحقة الدفع في الميزانية العمومية.

اقرأ أيضاً: كيفية تسجيل دفع فاتورة شراء؟