إصدار فاتورة بيع وإرسالها



إنشاء الفواتير وإرسالها عبر وافق عملية سهلة وفعالة، ومتوافقة بالكامل مع لوائح الفوترة المحلية في العديد من الدول، بما في ذلك متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (ZATCA)، والهيئة الاتحادية للضرائب في الإمارات (FTA)، ومنظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر، وغيرها من الدول.

يأخذك هذا الدليل خطوة بخطوة، بدءًا من فتح شاشة الفاتورة وصولًا إلى حفظها وإرسالها.

شاهد الفيديو لتتعرف على كيفية إنشاء وإرسال فاتورة لعميلك بكل سهولة ويمكنك الرجوع إلى التفاصيل أدناه أيضاً.

إرشادات إنشاء الفاتورة خطوة بخطوة

لإنشاء فاتورة جديدة، انقر على المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم انتقل إلى فواتير بيع، و اضغط على زر إنشاء.



أدخل بيانات الفاتورة كما يلي:

• العميل: اختر العميل المراد إصدار الفاتورة له. يمكنك تحديد جهة اتصال موجودة مسبقًا من القائمة، أو إضافة عميل جديد مباشرة من نفس الحقل.
• رقم الفاتورة: يقوم وافق بإنشاء رقم متسلسل تلقائيًا، ولكن يمكنك تعديله ليتوافق مع تنسيق آخر أو ليطابق ترقيم نظامك المحاسبي السابق.
• العملة: اختر العملة التي ترغب في إصدار الفاتورة بها.

• التاريخ: حدد تاريخ إصدار الفاتورة.
• تاريخ الاستحقاق: الموعد النهائي للسداد. يمكنك تحديده يدويًا أو بناءً على شروط الدفع المحددة مسبقًا.
• أمر الشراء: اربط الفاتورة برقم أمر الشراء الصادر من العميل إن أردت، للتوافق مع سجلاتهم الشرائية.
• المرجع: اكتب مرجع تميز به الفاتورة ويعينك على سرعة الوصول لها من خلال البحث.
• المشروع: أدخل اسم المشروع المرتبط بهذه الفاتورة، مما يساعد في التصنيف، التصفية، ودقة التقارير.

• المستودع: اختر المستودع ليتم خصم الأصناف المباعة في الفاتورة منه.

يظهر اسم شركتك وشعارها ومعلومات الاتصال تلقائيًا في الفاتورة، وذلك استنادًا إلى الإعدادات المسبقة، ومع ذلك، يمكنك النقر على أي من هذه الحقول وتعديلها مباشرة عند الحاجة.



في هذا القسم، تقوم بتحديد ما الذي تصدر الفاتورة من أجله؛ سواء كان منتجًا أو خدمة، أو كليهما، كما يتيح لك كل سطر إدخال وصف تفصيلي من الكمية والسعر، والضرائب المطبّقة على كل منتج/ خدمة على حِدة.

هناك طريقتان لإدخال بنود الفاتورة (كما هو موضّح في الصورة المتحركة):

في وافِق، يمكنك تعبئة بنود الفاتورة بإحدى طريقتين؛ كل واحدة تخدم سيناريو مختلف:

الطريقة الأولى: اختيار أحد بنود المخزون

(كما يظهر في السطر الأول من الصورة المتحركة)

اضغط على +منتج وابدأ بكتابة اسم المنتج أو الخدمة، ليعرض لك النظام المنتجات المطابقة من قائمتك.

بمجرد اختيار المنتج:

• تتم تعبئة السعر والضريبة، والحساب المحاسبي، ومعدل الضريبة تلقائيًا.
• يمكنك تعديل أي حقل حسب الحاجة.

💡 متى تستخدمها؟ عندما تتضمن الفاتورة منتج أو خدمة تبيعهم بانتظام، خصوصًا إذا كانت منتجات متتبعة.

الطريقة الثانية: إدخال وصف مخصص يدويًا

(كما يظهر في السطر الثاني من الصورة المتحركة)

إذا لم يكن المنتج محفوظًا، يمكنك كتابة وصف حر/ اسم للمنتج أو الخدمة مباشرة في خانة الوصف. ثم أدخل بنفسك: السعر والضريبة والحساب المحاسبي، وأي تفاصيل إضافية.

💡 متى تستخدمها؟ عند التعامل مع منتج/ خدمة لمرة واحدة، أو طلب مخصص لهذا العميل، ولا تريد حفظه ضمن المنتجات في المخزون.

هل يمكن الجمع بين الطريقتين؟ بالتأكيد.

في نفس الفاتورة، يمكنك:

• اختيار منتجات محفوظة لبعض البنود (مثل "طابعة ليزر").
• وكتابة وصف مخصص لبنود أخرى (مثل "تغليف خاص").

هذا يمنحك مرونة عالية للفوترة في الحالات المركّبة أو الخاصة.

الحقول الخاصة ببنود المنتج/ الخدمة، وكيفية استخدامها بشكل صحيح:

• الكمية: أدخل عدد وحدات المنتج المتضمنة في الفاتورة؛ سواء كانت وحدات منتج، أو ساعات/جلسات لخدمة.
• سعر الوحدة: حدد السعر لكل وحدة أو لكل ساعة.
• الخصم: إن أردت أدخل نسبة خصم تُطبّق على هذا السطر فقط.
• خصم على الإجمالي: أدخل مبلغًا ثابتًا لتقليل القيمة الإجمالية للفاتورة. يُطبّق هذا الخصم بعد جمع كل البنود، وقبل احتساب ضريبة القيمة المضافة.
• نسبة الضريبة: اختر نسبة الضريبة المطبّقة على هذا البند حيث يقوم النظام بتحديد النسبة تلقائيًا بناءً على إعدادات المنتج، ولكن يمكنك تعديلها عند الحاجة.
• الحساب: يحدد هذا الحقل حساب الإيراد الذي يتم تسجيل الدخل فيه.
• مركز التكلفة: أدخل مركز التكلفة المرتبط، مما يساعد في التصنيف، التصفية، وإعداد تقارير دقيقة.



كيف تضيف أو تزيل سطرًا في الفاتورة؟

إن كنت تتعامل مع عدة منتجات أو خدمات، ستحتاج إلى إضافة وإدارة بنود متعددة داخل الفاتورة.

• لإضافة سطر جديد، انقر على + إضافة سطر.
• لإزالة سطر معيّن، انقر على النقاط :: في يسار السطر، ثم اختر إزالة.
• لإزالة جميع الأسطر الأخرى والإبقاء على هذا السطر فقط، اختر إزالة كل البنود الأخرى.



المعدل الضريبي لضريبة القيمة المضافة (VAT): هل الأسعار شاملة الضريبة؟

تحتاج إلى اختيار كيفية التعامل مع ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة: هل الأسعار التي أدخلتها تشمل الضريبة بالفعل، أم يجب إضافتها فوق السعر؟

للتحكم في كيفية التعامل مع الضريبة، وتحديد إذا ما كانت الأسعار التي أدخلتها تشمل الضريبة أم لا، يمكنك ذلك من القائمة المنسدلة أعلى قسم بنود الفاتورة، اضغط على السعر شامل الضريبة أو السعر خال من الضريبة للتبديل بين الخيارين.







الملاحظات والتوقيع

يتيح لك هذا القسم تخصيص بعض تفاصيل الفاتورة.

1. الملاحظات:

اكتب أي رسالة إضافية أو تعليمات ترغب في عرضها أسفل الفاتورة، قد تشمل هذه الرسالة سياسة الاسترجاع، معلومات الضمان، وتعليمات الدفع، أو تذكيرات ودّية.

2. التوقيع:

وهو التوقيع الذي يظهر في أسفل ملف الفاتورة. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن كيفية تكامل وافق مع Stripe، يمكنك الرجوع إلى هذا الدليل.



بمجرد إدخال تفاصيل الفاتورة، إليك أهم الخيارات المتاحة لإنهائها وحفظ الفاتورة:

• اعتماد: استخدم هذا الخيار لحفظ الفاتورة وتسجيلها كمعاملة محاسبية بدفتر الأستاذ، أو لإرسالها إلى هيئة الزكاة. للمزيد عن حالات الاعتماد ونتائجها، راجع هذا الدليل.
• حفظ كمسودة: استخدمه إذا لم تكن مستعدًا لاعتماد الفاتورة بعد. ويمكنك العودة وتحريرها لاحقًا.
• طباعة / تنزيل: اضغط هنا لمعاينة الفاتورة بصيغة PDF أو طباعة نسخة ورقية.
• النموذج: يمكنك التبديل إلى تصميم مختلف للفاتورة، مما يغيّر فقط الشكل دون التأثير على بيانات الفاتورة.
• English: اضغط هنا لعرض الفاتورة باللغة الإنجليزية. إن كنت أنت أو عميلك تفضلون ذلك.
• مرفقات: لإرفاق ملفات بالفاتورة مثل الإيصالات أو الصور أو العقود. ليتم إرفاق هذه الملفات مع الفاتورة عند إرسالها. علماً بأن المرفقات تظهر فقط في حالة إرسال الفاتورة للعميل عبر خاصية أرسل عبر الايميل.





قائمة الفواتير

تعرض لك قائمة الفواتير نظرة شاملة على جميع الفواتير التي أصدرتها. ومن هنا يمكنك بسهولة مراجعة الفواتير، تصفيتها، واتخاذ إجراءات مباشرة عليها:

• شريط البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (رقم الفاتورة، اسم العميل، إلخ) لتصفية الفواتير والعثور على ما تبحث عنه.
• الترتيب: اضغط لترتيب الفواتير حسب التاريخ، اسم العميل، المبلغ، وغيرها.
• التصفية: استخدم الفلاتر لتضييق نطاق النتائج حسب الحالة (مثل: مسودة، تم الإرسال)، أو الفترة الزمنية، أو العميل، أو المشروع.
• الاستيراد: ارفع فواتيرك دفعة واحدة.
• التصدير: حمّل قائمة الفواتير بالصيغة المفضلة.
• القيد: اضغط على زر الكتاب الأخضر للتوجه إلى قيد الفاتورة المرادة.



الإجراءات المجمّعة على فواتير البيع

بعد إنشاء وإصدار عدة فواتير، قد تحتاج إلى تنفيذ إجراءات على مجموعة من الفواتير معًا بدلًا من فتح كل فاتورة على حدة؛ لذا يتيح وافِق تحديد عدة فواتير من قائمة الفواتير والقيام ببعض الإجراءات عليهم دفعة واحدة، وذلك بالضغط على فواتير البيع المنسدلة عن المبيعات بالقائمة الرئيسية، وتحديد الفواتير المطلوبة باستخدام المربّعات في العمود الأيمن من الجدول؛ ليظهر شريط الإجراءات المجمّعة أعلى الصفحة.

ما هي الإجراءات المجمّعة المتاحة؟

• إلغاء: يُستخدم لإلغاء مجموعة الفواتير المحددة دفعة واحدة، عند صدورها بالخطأ أو الرغبة في تعديلها. بعد الإلغاء، تظل الفواتير ظاهرة في النظام لأغراض التتبع والامتثال الضريبي.
• حذف: يُستخدم لحذف مجموعة من الفواتير المحددة بشرط أن تكون في حالة مسودة فقط. يفيد هذا الإجراء عند إزالة فواتير تجريبية أو مُنشأة بالخطأ قبل اعتمادها، بحيث تُحذف نهائيًا من النظام دون أن تترك أي أثر محاسبي أو ضريبي.
• تنزيل PDF: يُستخدم لتنزيل مجموعة الفواتير المحددة بصيغة PDF دفعة واحدة، بحيث تجدهم بعد التحميل داخل ملف مضغوط (ZIP) على جهازك.
• تغيير الحالة إلى مسودة: يُستخدم لإعادة الفواتير المحددة من الحالة المعتمدة إلى حالة المسودة، حتى تتمكني من تعديل بياناتها أو تصحيح أي أخطاء قبل إعادة اعتمادها.
• إرسال لعميلك: يُستخدم لإرسال مجموعة الفواتير المحددة إلى أصحابها عبر البريد الإلكتروني أو واتساب دفعة واحدة، وهوا ما يفيد عند متابعة التحصيل أو إرسال فواتير شهرية لعدة عملاء في وقت واحد.
• اعتماد: يُستخدم لاعتماد مجموعة الفواتير المحددة دفعة واحدة وتحويلها من حالة المسودة إلى الحالة المعتمدة.



كيف تغير حالة الفاتورة؟

من قائمة الفواتير، تأكّد أن العرض بتنسيق الجدول، ثم اضغط على الفاتورة التي ترغب في تحديث حالتها.



اضغط على تغيير الحالة إلى مسودة الموجودة في أعلى الفاتورة إن أردت تحويلها من معتمدة إلى مسودة.



اضغط على اعتماد إن أردت تحويلها من مسودة إلى معتمدة.



معلومات إضافية

باتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير بكفاءة باستخدام وافِق، مما يضمن عملية فوترة سلسة واحترافية.