الاستعداد للمجموعات الجديدة للفوترة الإلكترونية في السعودية

تخيّل صاحب منشأة صغيرة في الرياض حصل للتو على عميل كبير، سرعان ما يتحول الحماس إلى قلق عندما يكتشف أن نظام الفواتير الورقية القديم لديه لا يستطيع مواكبة متطلبات الامتثال الجديدة. المواعيد النهائية تقترب، والغرامات مكلفة، والكفاءة أصبحت ضرورة قصوى. يتكرر هذا المشهد بشكل متزايد مع توسع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في إعلان مجموعات جديدة ضمن الفوترة الإلكترونية، مما يدفع المنشآت من مختلف الأحجام إلى التكيف.

ما هي الفوترة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية، أو ما يُعرف بالفوترة الرقمية، هي عملية إصدار ونقل وحفظ الفواتير بصيغة إلكترونية متوافقة مع اللوائح الحكومية. وعلى عكس الفواتير الورقية التقليدية التي تتطلب المعالجة اليدوية، يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية عبر أنظمة المحاسبة أو الـ ERP وإرسالها إلكترونيًا إلى العملاء والجهات الضريبية.

في المملكة العربية السعودية، فرضت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا) اعتماد الفوترة الإلكترونية على جميع المنشآت بمختلف أحجامها، ويهدف هذا القرار إلى توحيد شكل الفواتير وضمان شفافيتها وحمايتها، إضافة إلى تقليل التلاعب وتحسين عمليات حفظ السجلات، وتبسيط متطلبات الامتثال. ولا يقتصر مفهوم الفوترة الإلكترونية على استبدال الورق بملفات رقمية فقط، بل يتطلب استخدام صيغ بيانات مُهيكلة مثل XML أو PDF/A-3 المرفق بالبيانات، مما يسمح بالتحقق التلقائي من الفواتير ومعالجتها عبر الأنظمة، مما يعزز كفاءة العمليات المالية ويُقلل من الأخطاء بشكل كبير.

المجموعات الجديدة التي أعلنتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

لتنفيذ التحول إلى الفوترة الإلكترونية على مستوى المملكة بشكل تدريجي ومنظم، تقوم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتطبيق الفوترة الإلكترونية عبر مراحل. وتشمل كل مرحلة مجموعة محددة من المكلفين، يتم اختيارهم بناءً على حجم الإيرادات السنوية أو القطاع الذي ينتمون إليه. وبهذا الأسلوب، يتم إدخال المنشآت تدريجيًا ضمن منظومة الامتثال مع جداول زمنية ومتطلبات تقنية واضحة.

من تشمل المجموعات الجديدة؟

استهدفت المراحل الأولى الشركات الكبرى التي تتجاوز إيراداتها 3 مليارات ريال، ثم الشركات التي تحقق 500 مليون ريال، ثم 250 مليون ريال، وهكذا. ومع كل إعلان جديد، يتم إدخال منشآت صغيرة ومتوسطة ضمن نطاق الامتثال. المجموعات السارية حاليًا:

• الموجة 19 (المجموعة 19) المعايير: المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 1.75 مليون ريال خلال 2022 أو 2023. الموعد النهائي: يتوجب الربط مع منصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك بحلول 30 سبتمبر 2025.
• الموجة 20 (المجموعة 20) المعايير: المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 15 مليون ريال خلال 2022 أو 2023. الموعد النهائي: الربط والتكامل يجب أن يتم قبل 11 أكتوبر 2025.
• الموجة 21 (المجموعة 21) المعايير: تشمل هذه الموجة المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 1.25 مليون ريال خلال أحد الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024. الموعد النهائي: يجب على هذه المنشآت الربط الكامل بمنصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك بحلول 30 نوفمبر 2025.
• الموجة 22 (المجموعة 22) المعايير: المكلفون الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 1 مليون ريال خلال 2022، 2023، أو 2024. الموعد النهائي: يجب إتمام الربط بحلول 31 ديسمبر 2025.
• الموجة 23 (المجموعة 23) المعايير: المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 750,000 ريال في 2022، 2023، أو 2024. الموعد النهائي: يجب الدمج بين 1 يناير و31 مارس 2026.

اقرأ أيضًا: المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في السعودية.

لماذا تعتبر الفوترة الإلكترونية مهمة للمنشآت؟

الفوترة الإلكترونية ليست مجرد متطلب تنظيمي، بل هي تحول جذري في طريقة إدارة المنشآت لعملياتها المالية. وتمتد فوائدها لتتجاوز الامتثال إلى تعزيز الكفاءة والشفافية والقدرة التنافسية للمنشآت.

• الامتثال وتجنب الغرامات مع إلزام زاتكا جميع المجموعات بالفوترة الإلكترونية، أصبح الامتثال ضرورة لتجنب العقوبات وتعطيل الأعمال، فالالتزام يضمن استمرارية العمليات دون مخاطر النزاعات الضريبية أو الغرامات المالية.
• رفع الكفاءة التشغيلية تقضي الفوترة الإلكترونية على الأعمال الورقية اليدوية وتقلل من أخطاء الإدخال وتُسرع من إصدار الفواتير، ويسمح الأتمتة لفرق المالية بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة مثل التحليل والتخطيط بدلاً من المهام الإدارية الروتينية.
• تقليل التكاليف الانتقال من الفواتير الورقية يوفر تكاليف الطباعة والحفظ والإرسال، والأهم أنه يقلل من التكاليف الخفية الناتجة عن ضعف الكفاءة، مثل تأخر التحصيل بسبب الفواتير المفقودة أو الخاطئة.
• تحسين إدارة التدفقات النقدية تسهل الفوترة الإلكترونية متابعة الذمم المدينة بشكل لحظي، فالمعالجة السريعة والتحقق الفوري يعززان من سرعة التحصيل، مما يحسن إدارة رأس المال العامل واستقرار الوضع المالي.
• تعزيز الشفافية ومنع التلاعب نظرًا لأن الفواتير تُصدر بصيغ موحدة وتُنقل عبر قنوات رقمية آمنة، تقل فرص التلاعب أو الاحتيال، كما تستفيد الجهات الضريبية من زيادة وضوح المعاملات، مما يضمن بيئة أعمال أكثر عدلاً.
• الجاهزية المستقبلية تشكل الفوترة الإلكترونية قاعدة أساسية للتحول الرقمي الأوسع، والمنشآت التي تعتمدها تكون أكثر استعدادًا للاندماج مع أدوات متقدمة مثل التحليلات المعتمدة على الذكاء الاصطناعي والتقارير المؤتمتة، وأنظمة المحاسبة السحابية.

اقرأ أيضًا: الفواتير الإلكترونية: مفهومها، أهميتها، وكيفية الاستفادة منها.

أبرز تحديات الفوترة الإلكترونية وكيفية التغلب عليها

رغم أن الفوترة الإلكترونية تقدم مزايا كبيرة، إلا أن الانتقال إليها لا يخلو من التحديات. فالمنشآت—وخاصة الصغيرة والمتوسطة—تواجه عقبات عند التحول من العمليات اليدوية أو شبه المؤتمتة إلى الفوترة الرقمية الكاملة. ومن المهم التعرف على هذه التحديات والاستعداد لحلولها مسبقًا لضمان الامتثال بسلاسة.

• صعوبات تكامل الأنظمة تستخدم العديد من الشركات بالفعل أنظمة ERP أو برامج محاسبة قد لا تكون متوافقة كليًا مع متطلبات "فاتورة"، وقد يكون التحديث أو الاستبدال مكلفًا ويستغرق وقتًا. اختيار منصات محاسبية معتمدة من زاتكا، مثل وافِق، والتي تتميز بربط مسبق مع منصة فاتورة، يقلل من المخاطر ويوفر الوقت. اقرأ أيضًا: كيفية ربط حسابك على وافِق ببوابة فاتورة.
• التعقيد التقني تتطلب الفوترة الإلكترونية إصدار الفواتير بصيغ مهيكلة (XML، PDF/A-3)، وربطًا آمنًا عبر واجهات برمجية، واتصالًا لحظيًا مع زاتكا، بالنسبة للمنشآت التي تفتقر للخبرة التقنية، قد يبدو الأمر معقدًا. يضمن التعاون مع مزودي التقنية الذين يتكفلون بالجانب الفني الامتثال بسلاسة دون تحميل فرق العمل أعباء إضافية.
• تدريب الموظفين وإدارة التغيير الموظفون الذين اعتادوا على الفوترة اليدوية قد يبدون مقاومة أو صعوبة في التكيف مع النظام الجديد. تنظيم برامج تدريبية لتعريف الموظفين بالعملية الجديدة وإبراز الفوائد طويلة المدى مثل تخفيف عبء العمل وزيادة الكفاءة يساعد على تيسير عملية التغيير.
• دقة البيانات ومخاطر عدم الامتثال الأخطاء في بيانات الفواتير قد تؤدي إلى رفضها من نظام زاتكا أو حتى فرض غرامات. تطبيق آليات تحقق داخل النظام المحاسبي لاكتشاف الأخطاء قبل الإرسال، والاعتماد على الأنظمة المؤتمتة، يقلل من احتمالية الخطأ البشري.
• تكاليف الامتثال على المنشآت الصغيرة قد تقلق المنشآت الصغيرة من تكاليف الامتثال، مثل تحديث الأنظمة أو تدريب الموظفين. اختيار حلول محاسبية سحابية بنظام اشتراكات مرن يتناسب مع حجم الأعمال يضمن الكفاءة والامتثال بتكلفة معقولة.
• جداول التنفيذ الزمنية نظرًا للمواعيد النهائية الصارمة لكل مجموعة، فإن التأخر في الاستعداد قد يؤدي إلى تطبيق متعجل ومليء بالأخطاء. يتيح البدء في التحضيرات فور استلام إشعار زاتكا وقتًا كافيًا للاختبار والتدريب قبل الموعد النهائي.

اقرأ أيضًا: دليلك الشامل لإصدار الفاتورة الإلكترونية مع وافق.

كيف يساعد وافِق المنشآت في الفوترة الإلكترونية؟

تم تصميم نظام وافِق لتسهيل الانتقال إلى الفوترة الإلكترونية للمنشآت من جميع الأحجام. من خلال الجمع بين ميزات الامتثال والأتمتة البديهية، يساعد النظام الشركات على الامتثال لمتطلبات زاتكا مع تعزيز الكفاءة التشغيلية.

• تكامل سلس مع زاتكا وافِق متوافق بالكامل مع منصة فاتورة التابعة لزاتكا، مما يتيح إصدار الفواتير تلقائيًا بالصيغ المطلوبة (XML، PDF/A-3) وإرسالها في الوقت الفعلي. هذا يلغي العقبات التقنية ويضمن تجنب العقوبات.
• واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تتميز المنصة بسهولة الاستخدام، مما يسمح لفرق المالية بإصدار ومتابعة وإدارة الفواتير دون معرفة تقنية واسعة، كما توفر الإشعارات ولوحات التحكم رؤية واضحة لحالة الفواتير والمواعيد النهائية والأخطاء المحتملة.
• الأتمتة وتقليل الأخطاء يقوم وافِق تلقائيًا بتعبئة الحقول الإلزامية في الفاتورة والتحقق من البيانات، وإنشاء رموز الاستجابة السريعة (QR)، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويضمن الامتثال للمعايير التنظيمية الحديثة لجميع المجموعات الجديدة، بما في ذلك الموجات من 19 إلى 23.
• حل قابل للتوسع للشركات الصغيرة والكبيرة سواء كانت المنشأة صغيرة ضمن الموجة 23 أو شركة كبيرة ضمن الموجة 20، فإن وافِق يتوسع ليتناسب مع حجم الفواتير وتعقيد العمليات، مقدمًا مرونة سحابية وتكلفة مناسبة.
• التدريب والدعم الفني يوفر وافِق برامج تدريبية ودعمًا مخصصًا لتوجيه الشركات خلال الإعداد والربط والاستخدام المستمر، مما يقلل من صعوبات الانتقال ويضمن قدرة الفرق على إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة بثقة.
• تحليلات مالية متقدمة بخلاف الامتثال، يوفر وافِق تقارير وتحليلات لحظية، مما يساعد الشركات على إدارة التدفقات النقدية وتتبع الإيرادات، واتخاذ قرارات مالية قائمة على البيانات.

تعرّف أيضًا على: أفضل برنامج محاسبي في السعودية.

لم تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا، بل أصبحت متطلبًا أساسيًا للمنشآت في المملكة العربية السعودية. من الامتثال التنظيمي إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التكاليف، الفوائد واضحة. ومع دخول الموجات الجديدة حيز التنفيذ تدريجيًا، يجب على المنشآت التحرك بسرعة لضمان الربط السلس وتجنب الغرامات. تسهل منصات مثل وافِق هذا الانتقال من خلال حلول متكاملة مسبقًا، وعمليات مؤتمتة، ورؤى مالية لحظية. من خلال اعتماد الفوترة الإلكترونية الآن، لا تمتثل المنشآت لمتطلبات زاتكا فحسب، بل تضع نفسها أيضًا على مسار النمو والتحول الرقمي المستقبلي.

الأسئلة المتداولة حول مجموعات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية

من هم المكلفون بتنفيذ الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟

جميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة والمدرجة ضمن الموجات 1–23، وفقًا لعتبات الإيرادات الخاصة بها، يجب أن تمتثل لمتطلبات زاتكا للفوترة الإلكترونية، بما في ذلك منشآت الموجة 21 التي تتجاوز إيراداتها 1.25 مليون ريال.

ما هو الموعد النهائي لمنشآت الموجة 21؟

يجب على منشآت الموجة 21 الربط الكامل مع منصة فاتورة التابعة لزاتكا بحلول 30 نوفمبر 2025. يوصى بالاستعداد المبكر لتجنب الغرامات.

هل يمكن للمنشآت إصدار الفواتير بصيغة PDF فقط؟

لا. للامتثال الكامل، يجب إصدار الفواتير بصيغ مهيكلة (XML أو PDF/A-3 مع تضمين البيانات) وإدراج جميع الحقول الإلزامية مثل رمز الاستجابة السريعة (QR).

كيف يمكن للمنشآت الصغيرة والمتوسطة تقليل تكاليف الامتثال؟

يوفر استخدام حلول محاسبية سحابية مثل وافِق امتثالًا مرنًا وميسور التكلفة، ويؤتمت إصدار الفواتير، ويقلل من الأخطاء اليدوية، مما يخفض التكاليف التشغيلية الخفية.

كيف يساعد وافِق في التكامل التقني؟

وافِق متكامل مسبقًا مع منصة فاتورة التابعة لزاتكا، مما يتيح إرسال الفواتير في الوقت الفعلي، والتحقق التلقائي من البيانات، وإنشاء فواتير متوافقة دون الحاجة إلى خبرة تقنية واسعة.