ندوة عبر الإنترنت: المراحل المختلفة للفوترة الإلكترونية في السعودية وكيف تستعد منشأتك للامتثال



التحول إلى الفوترة الإلكترونية في السعودية ليس مجرد التزام نظامي، بل هو إعادة صياغة لآلية الامتثال والدقة في التقارير المالية. مع إلزام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتطبيق الفوترة الإلكترونية على مراحل، لم يعد استخدام الإكسل أو الوورد في إصدار الفواتير مقبولًا. تحتاج المنشآت اليوم إلى أنظمة مُهيكلة ومُعتمدة ترتبط مباشرة بالهيئة. لكن بالنسبة للمنشآت الصغيرة والمتوسطة، تبرز أسئلة عملية: كيف نُعد الفوترة الإلكترونية بشكل صحيح؟ وما هي الأخطاء التي يجب تجنبها؟ وكيف نضمن الامتثال دون تعقيد إضافي؟

في هذا المقال سنستعرض متطلبات الفوترة الإلكترونية في السعودية، ونوضح لماذا يُعتبر دور المحاسبين والخبراء الماليين محوريًا في التطبيق، كما سنقدّم دليلًا خطوة بخطوة لإعداد وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق، بالاستناد إلى خبرات المشاركات في الندوة؛ أستاذة رحاب صالح الرياعي، المدير التنفيذي لشركة إثبات لخدمات المحاسبة والأستاذة ريما داوود، مديرة نجاح الشراكات في وافِق. وسنتعرف أيضًا على الأخطاء الشائعة لدى المنشآت وأفضل الممارسات للامتثال، وكيف يُسهل وافِق هذه الرحلة.

المحور الأول: الفوترة الإلكترونية في السعودية: المراحل المختلفة

السؤال الأول: ما هي المرحلة الأولى؟ وما الذي تغير في المرحلة الثانية؟

تم إطلاق الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بهدف تعزيز الشفافية، مكافحة التهرب الضريبي، وتحديث آليات التقارير المالية في جميع القطاعات. ويجري تنفيذ المبادرة على مرحلتين أساسيتين:

• المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ): على المنشآت إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا بصيغة مُهيكلة بدلًا من الورقية أو الملفات غير المنظمة مثل الإكسل والوورد.
• المرحلة الثانية (الربط والتكامل): على المنشآت ربط أنظمتها مباشرة بمنصة "فاتورة" التابعة للهيئة، بحيث يتم التحقق من كل فاتورة بشكل فوري.

لا يتطلب هذا التحول اعتماد برنامج متوافق فقط، بل يستلزم أيضًا تعديل الإجراءات المالية الداخلية. كما أشارت الأستاذة رحاب صالح الرياعي خلال الندوة:

الموضوع لا يتعلق فقط بإصدار فاتورة رقمية، بل بضمان الدقة والتنظيم والامتثال لمتطلبات الهيئة منذ أول قيد محاسبي.

أما الأستاذة ريما داوود فقد أوضحت بُعدًا آخر للتحدي بقولها:

غالبًا ما تستهين المنشآت بهذا التحول. الفوترة الإلكترونية ليست مجرد رقمنة، بل هي تكامل مع الهيئة، وهذا يتطلب استعدادًا وتدريبًا ونظامًا مناسبًا.

شاهد الندوة كاملة من خلال هذا الفيديو:

السؤال الثاني: ما الذي يُتوقّع في الفترة القادمة؟

ستشهد المرحلة القادمة من الفوترة الإلكترونية في المملكة انتقال المزيد من الشرائح من الشركات إلى مرحلة الربط والتكامل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. الآن بدأت الهيئة تحدد مجموعات من المكلفين، كل فترة تعلن عن شريحة جديدة. مثلاً في الفترات السابقة أعداد مثل 500 مليون، بعدها 250 مليون، بعدها 40 مليون، واليوم نتكلم عن شريحة 30 مليون ريال فأكثر. هذا يعني إن الشركات التي تتجاوز إيراداتها هذا الرقم لازم تكون جاهزة للربط في التاريخ المحدد من الهيئة.

وأضافت الأستاذة رحاب الرياعي؛ حتى لو الشركة مازالت لم تدخل في الشرائح المعلنة، من الأفضل تبدأ من الآن بالاستعداد، لأن المتطلبات واحدة. وكلما استعدت منشأتك مبكرًا كان ذلك أفضل.

اقرأ أيضًا: الاستعداد للمجموعات الجديدة للفوترة الإلكترونية في السعودية.

المحور الثاني: كيف تستعد منشأتك للربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

المتطلبات التقنية والفنية

وضعت الهيئة متطلبات تقنية كثيرة التي يجب على الشركات الالتزام بها للربط في الفوترة الإلكترونية، أهمها:

• وجود نظام محاسبي مؤهل يتوافق مع مواصفات الهيئة، ويربط بشكل مباشر بتطبيق مرحلتي الفوترة الإلكترونية.
• إتصال إنترنت قائم لإرسال الفواتير بشكل لحظي.

المستندات والبيانات المطلوبة

يتطلب إعداد وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق تحضير مستندات وبيانات دقيقة لضمان التكامل السلس والامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. تشمل العناصر الرئيسية:

• معلومات الشركة: مثل تفاصيل الكيان القانوني، ورقم ضريبة القيمة المضافة، ومعلومات الاتصال.
• بيانات العملاء: أسماء العملاء الصحيحة، وأرقام ضريبة القيمة المضافة، ومعلومات الاتصال.
• بيانات المبيعات: يجب تسجيل جميع معاملات المبيعات بدقة، بما في ذلك الفواتير وحالة الدفع، وتفاصيل المنتجات/الخدمات. قد تؤدي البيانات المفقودة أو غير الصحيحة إلى رفض الفواتير أثناء التحقق.
• كتالوج المنتجات/الخدمات: تفاصيل العناصر أو الخدمات المباعة، والأسعار، ونسب ضريبة القيمة المضافة.

المحور الثالث: الأخطاء الشائعة أثناء تطبيق الفوترة الإلكترونية

أمثلة من السوق السعودي وكيف تتجنب الملاحظات والعقوبات؟

عند بدء الشركات في المملكة العربية السعودية بإعداد وحدة الفوترة الإلكترونية، تظهر بعض التحديات المتكررة، يساعد معرفة هذه التحديات مسبقًا في تجنب المخاطر وتعطّل العمليات. من أبرزها:

• التعقيد التقني في إنشاء ملف CSR (طلب شهادة التوقيع) من أبرز العقبات التي يواجهها العملاء أثناء إعداد الفوترة الإلكترونية هي خطوة إنشاء ملف CSR، والتي تتطلب معرفة تقنية متخصصة يجدها الكثير من المحاسبين معقدة، وقد يؤدي أي خطأ في بيانات الشركة أو اختلاف في التفاصيل إلى رفض الطلب من قِبل الهيئة. يقلل تدفق CSR الموجّه في وافِق من احتمالية الأخطاء، كما يجب دائمًا مراجعة أرقام ضريبة القيمة المضافة وأسماء الشركات والإملاء باللغتين العربية والإنجليزية قبل رفع الملف لهيئة الزكاة والضريبة.
• انتهاء صلاحية الشهادة وتجديدها تمتلك شهادة الإنتاج الصادرة من الهيئة تاريخ انتهاء، وعدم تجديدها في الوقت المناسب قد يؤدي إلى توقف تصديق الفواتير. يوفّر وافِق إشعارات قبل انتهاء صلاحية الشهادة، وعلى فرق المالية تعيين مسؤول لمتابعة هذه الإشعارات والتصرف بناءً عليها
• عدم تطابق البيانات بين الفواتير ومتطلبات الهيئة قد يتم رفض الفاتورة إذا كانت بعض الحقول المطلوبة (مثل الرقم الضريبي للمشتري أو الرمز المربع QR) مفقودة أو غير صحيحة، لذلك استخدم فحوصات التحقق التلقائية في وافِق لضمان احتواء كل فاتورة على التفاصيل الإلزامية، كما يُستحسن إجراء مراجعات دورية داخلية لضمان الدقة.
• محدودية الاختبار قبل التشغيل الفعلي تتجاوز بعض الشركات خطوة الاختبار وتنتقل مباشرة إلى وضع الإنتاج، مما يزيد خطر إصدار فواتير غير متوافقة. استخدم دائمًا وضع الاختبار (Sandbox) في وافِق لمحاكاة سيناريوهات مختلفة قبل الإطلاق المباشر.
• غياب المتابعة المستمرة الامتثال ليس حدثًا لمرة واحدة. تواجه الشركات التي لا تراقب تصديق الفواتير بشكل دوري خطر العقوبات أثناء التدقيق. يوفّر وافِق لوحة تحكم للامتثال تمنح رؤية فورية، كما يساعد إصدار تقارير دورية في اكتشاف المشكلات مبكرًا.

المحور الرابع: كيف يساعدك برنامج وافِق على الامتثال بسهولة؟

إعداد وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق خطوة بخطوة

تطبيق وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق هو عملية منظمة تضمن بقاء شركتك متوافقة تمامًا مع لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (زاتكا)، مع الاستفادة من الأتمتة والكفاءة. فيما يلي شرح عملي للخطوات:

1. الدخول إلى إعدادات الشركة سجّل الدخول إلى حسابك في وافِق وانتقل إلى إعدادات الشركة. تحت تبويب "الامتثال" أو "الفوترة الإلكترونية"، ستجد الوحدة المخصصة للربط مع الهيئة.
2. تسجيل والتحقق من طلب توقيع الشهادة (CSR) يوفّر وافِق تدفقًا مدمجًا لإنشاء طلب توقيع الشهادة (CSR) المطلوب للتسجيل لدى زاتكا. قم بتحميل ملف الـ CSR ورفعه على بوابة "فاتورة" للحصول على شهادة الإنتاج.
3. دمج شهادة الإنتاج في وافِق بعد إصدار الشهادة، ارجع إلى وافِق وارفعها في إعدادات الفوترة الإلكترونية. تُنشئ هذه الخطوة الاتصال الآمن مع نظام التصديق والتبليغ الخاص بالهيئة.
4. إعدادات ضريبة القيمة المضافة والفواتير تأكّد من إدخال الرقم الضريبي (VAT) وتفاصيل الشركة وتنسيق الفاتورة بما يتوافق مع متطلبات المرحلة الثانية. يتيح لك وافِق إعداد ترويسات الفواتير، والرموز المربعة (QR)، والحقول الإلزامية.
5. اختبار الربط قبل بدء التشغيل الفعلي، استخدم وضع الاختبار (Sandbox) في وافِق لإنشاء وإرسال فواتير تجريبية. تضمن هذه الخطوة أن تتم عملية تصديق أو تبليغ الفواتير إلى هيئة الزكاة والدخل بشكل صحيح ودون أخطاء.
6. التشغيل الفعلي ومتابعة الامتثال بعد نجاح الاختبارات، انتقل إلى وضع الإنتاج. يقوم وافِق تلقائيًا بضمان أن كل فاتورة صادرة يتم التحقق منها، وأنها متوافقة، وتُنقل بأمان إلى الهيئة. يمكن أيضًا توليد تقارير امتثال دورية لاستخدامها في التدقيق الداخلي.

من أبرز التحديات التي تواجه الشركات هو التعامل مع طلب CSR. وافِق سهّل هذه الخطوة، لكن لا بد من التحقق الدقيق من البيانات. — الأستاذة ريما داوود

كيف يساعدك برنامج وافِق على الامتثال بسهولة؟

تم تصميم وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق لمساعدة الشركات على الالتزام بلوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وفي الوقت نفسه تبسيط عملياتها المحاسبية. من خلال أتمتة الخطوات الأساسية، يقوم النظام بالقضاء على الأعمال اليدوية المتكررة، وتقليل الأخطاء، ومنح فرق المالية ثقة أكبر في تقاريرها.

• التوافق المضمون مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك – يتم إنشاء الفواتير وإرسالها تلقائياً وفق اللوائح السعودية.
• توفير الوقت – تقليل الساعات المهدورة في الإرسال اليدوي من خلال أتمتة المهام المتكررة.
• تقليل الأخطاء – تضمن الأتمتة الدقة والاتساق في بيانات الفواتير.
• التقارير والتحليلات بسهولة – إمكانية تتبع حالة الفواتير وتحديثات المدفوعات وإنشاء التقارير المالية بسهولة.
• الاستعداد للمراجعة – حفظ السجلات بطريقة آمنة ومتوافقة يسهل مراجعات هيئة الزكاة ويقلل من القلق.
• تعزيز الكفاءة التشغيلية – تمكين المحاسبين من التركيز على التحليل والتخطيط المالي بدلاً من إدخال البيانات.

أضافت الأستاذة رحاب صالح الرياعي، الرئيس التنفيذي لشركة إثبات للخدمات المحاسبية: عندما يعرف العملاء أن فواتيرهم يتم إنشاؤها وإرسالها عبر نظام متوافق، فإن ذلك يمنحهم شعوراً بالاطمئنان.

أسئلة الحضور وإجابات الأستاذة رحاب الرياعي

1. ما هو المبلغ الذي يمكنني خصمه من رسوم التخليص الجمركي؟

• في حال وجود رقم ضريبي مسجّل في البيان الجمركي: يظهر البيان الجمركي بقيمة ضريبة صفر. في هذه الحالة يتم التعامل معها وفق آلية الاحتساب العكسي (Reverse Charge).
• في حال عدم وجود بيانات ضريبية مسجّلة: تصل الشركة فاتورة ضريبية عادية أو يتم دفع الضريبة عند الجمارك. في هذه الحالة يتم التعامل معها كمشتريات ويُخصم منها الضريبة المدفوعة.

2. وزارة السياحة تطلب إضافة رقم الرخصة السياحية في الفاتورة بجانب رقم السجل التجاري والرقم الضريبي. هل يمكن ذلك في نظام وافِق؟

يمكن استخدام المعرّف الإضافي (Additional Identifier)، حيث تتيح الخاصية إدخال بيانات إضافية مثل؛ رقم الرخصة السياحية، أو أي تفاصيل أخرى مطلوبة من الجهة الحكومية.

3. كيف نقدر نربط الفواتير مع هيئة الضريبة بدون برنامج محاسبة؟

في هذه الحالة لا يمكن الربط إلا إذا كان لديك برنامج محاسبة داخلي قمت بتطويره بنفسك، ثم طلبت من الهيئة أن تراجع البرنامج وتتأكد من توفر جميع الخصائص التقنية المطلوبة فيه. فالهيئة تفرّق بين الفواتير مثل: الفاتورة بين منشأتين (B2B) ولفاتورة بين منشأة ومستهلك (B2C)، كل نوع له تفاصيل تقنية خاصة، مثل؛ ما هو الملف الذي يجب أن يُرسل للهيئة؟ وما هو الملف الذي يُظهر لك كمنشأة؟ لهذا السبب، دائمًا الأفضل والأضمن أن يتم الربط عبر برنامج محاسبة جاهز ومعتمد، والتأكد أن البرنامج موصول بشكل سليم ومعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

4.عميلي يستخدم البرنامج ووجدت أنه مسجل فواتير بيع وشراء مكررة، ما هو الإجراء الصحيح لإلغاء هذه الفواتير؟ وهل التصفير كافٍ؟

• بالنسبة لفواتير المبيعات: يتم عمل إشعار دائن (Credit Note) لإلغاء أثر الفاتورة أو لتسجيل مردود المبيعات.
• بالنسبة لفواتير الشراء: يمكن عمل قيد عكسي (Reversing Entry) بما أنها مكررة، لكن لا يتم استرجاعها. ويتيح نظام وافق زر إلغاء مباشر لفواتير المبيعات، حيث يقوم تلقائيًا بإنشاء إشعار دائن لإلغاء أثر الفاتورة بشكل سليم.

5. كيف أستطيع أن أطابق الإقرار الضريبي الخاص بي مع هيئة الزكاة والضريبة؟

إذا كان الحديث عن إقرار سابق تم تقديمه للهيئة، فالمفترض أن هذا الإقرار يحتوي على تفاصيل كاملة مثل؛ الفواتير الداخلة في كل بند، وتواريخ الفواتير، والموردين المرتبطين بها. باستخدام هذه التفاصيل، يمكن مقارنتها مع الإقرار الضريبي في وافق، والتحقق من:

• الفواتير المسجلة في وافِق ولكن غير موجودة في الإقرار.
• الفواتير الموجودة في الإقرار ولكن غير مدخلة في وافِق.

عند ظهور هذه الاختلافات، يمكن حصرها بدقة للتأكد من أسبابها، مثل؛ فاتورة أُدخلت بشكل خاطئ في إقرار الهيئة، أو فاتورة لم تدخل في وافِق بسبب نقص بيانات. بهذه الطريقة، تصبح الأمور واضحة، ويمكن مطابقة الإقرار مع بيانات وافِق بشكل سليم.

6. هل المنشأة الصغيرة تحتاج إلى محاسب؟

نعم، بشكل عام وجود محاسب و مسوّق عنصران أساسيان لأي منشأة، لكن في حالة المنشآت الصغيرة، يمكن الاستغناء عن المحاسب إذا كان المالك، أو أحد الشركاء، أو المدير، أو أحد العاملين في المنشأة يمتلك المهارات المحاسبية الكافية. يجب أن تغطي هذه المهارات :

• اختيار البرنامج المحاسبي المناسب.
• تسجيل البيانات بشكل صحيح.
• تصنيف العمليات المالية.
• إعداد التقارير المالية بشكل كامل. في هذه الحالة يمكن القول إن المنشأة لا تحتاج لمحاسب خارجي.