فهم دورة المشتريات وكيفية إنشاء أمر شراء على وافق

تأخُّر سداد دفعة لأحد الموردين لا يُعدّ مشكلة عابرة، لأنه قد يكشف عن خلل أعمق في دورة المشتريات المحاسبية. تواجه فرق المالية الكثير من المواقف التي يتسبب فيها غياب الموافقات أو عدم مطابقة الفواتير في تعطيل كامل للدورة. تُحدّد دورة المشتريات المحاسبية كيفية بدء العمليات الشرائية وتسجيلها وتسويتها داخل المنشأة، حيث تمنح إدارة كل مرحلة بدقة الشركات حماية من الهدر والأخطاء ومخاطر الامتثال. لا يدرك كثير من المتخصصين حجم الخلل في أنظمتهم الشرائية إلا بعد ظهور المشكلات.

يتناول هذا المقال مراحل الدورة المحاسبية للمشتريات والحسابات المرتبطة بها، وخطوات التدقيق، ودور برامج المحاسبة مثل وافق في تعزيز الرقابة وتبسيط الإجراءات.

ما هي دورة المشتريات المحاسبية؟

تشير الدورة المحاسبية إلى العملية المنظمة التي يتم من خلالها طلب السلع أو الخدمات والموافقة عليها وتسجيلها، ثم سداد قيمتها للمورد. تبدأ هذه الدورة من تحديد الحاجة إلى الشراء وتنتهي بدفع الفاتورة، مما يضمن تتبّع كل عملية شراء والموافقة عليها بشكل صحيح، وتسجيلها بدقة في النظام المحاسبي.

وعلى عكس عمليات الشراء العشوائية، تساهم الدورة المنظمة في تعزيز الانضباط المالي وتحسين العلاقة مع الموردين، ودعم جاهزية المنشأة للتدقيق. توفر هذه الدورة مسارًا واضحًا من التوريد حتى الدفع، مما يساعد في مراقبة التدفقات النقدية وإدارة الالتزامات ومنع المعاملات المكررة أو غير المصرح بها.

تُعدّ دورة المشتريات المحاسبية القوية ضرورية للرقابة الداخلية والامتثال للميزانية، ودقة التقارير المالية. وعند ربطها ببرامج المحاسبة، تقل الحاجة إلى التدخل اليدوي وتتحسّن الشفافية، ويتحقق التناسق بين أقسام المالية والمشتريات.

خطوات الدورة المستندية للمشتريات

تتكوّن دورة المشتريات المحاسبية من خطوات محددة تهدف إلى ضمان أن كل عملية شراء ضرورية ومعتمدة، وموثقة بشكل صحيح. يساعد فهم هذه المراحل في الحد من الأخطاء وتعزيز الامتثال، وتقوية الرقابة المالية.

1. طلب الشراء تبدأ الدورة عند قيام القسم المعني بتحديد الحاجة وتقديم طلب شراء داخلي. يحتوي هذا الطلب على تفاصيل الأصناف والكميات والغرض منها، ويُستخدم كأساس للمراجعة والموافقة.
2. إنشاء أمر الشراء بعد الموافقة، يقوم قسم المشتريات بإنشاء أمر شراء رسمي بناءً على الطلب. يتضمن الأمر وصف المنتجات والأسعار ومواعيد التسليم والشروط المتفق عليها، ويُعدّ بمثابة اتفاق تعاقدي بين المنشأة والمورد.
3. اعتماد أمر الشراء قبل إرسال أمر الشراء إلى المورد، يخضع لعملية اعتماد داخلية حسب صلاحيات محددة مسبقًا. تهدف هذه الخطوة إلى منع الصرف غير المصرّح به وضمان التوافق مع الميزانية.
4. استلام البضاعة أو الخدمة عند تسليم البضاعة أو تقديم الخدمة، يقوم قسم الاستلام بفحص الكمية والجودة، ثم يتم إصدار إشعار استلام للتأكيد.
5. مطابقة الفاتورة والتحقق منها يتم مقارنة فاتورة المورد مع أمر الشراء وإشعار الاستلام (مطابقة ثلاثية) حيث تضمن هذه العملية دفع ما تم طلبه واستلامه فقط.
6. تسجيل عملية الشراء يقوم فريق المالية بتسجيل العملية في النظام المحاسبي، مع تحديث الحسابات المناسبة مثل الدائنين والمخزون، أو المصروفات.
7. تنفيذ الدفع بعد نجاح المطابقة والتسجيل، يتم جدولة الدفع وتنفيذه وفقًا لشروط المورد، مع حفظ المستندات اللازمة للتدقيق والمطابقة لاحقًا.

اقرأ أيضًا: أمر الشراء تعريفه وأهمية مع نموذج للتنزيل مجاناً.

ما هي الحسابات المرتبطة بدورة المشتريات؟

تؤثر دورة المشتريات على عدة حسابات في دفتر الأستاذ العام. ويُعدّ تسجيل هذه الحسابات وتصنيفها بدقة أمرًا ضروريًا لإعداد التقارير المالية وجاهزية التدقيق، وتعزيز الرقابة الداخلية. تقوم هذه الحسابات بدور أساسي في تعزيز دقة البيانات المالية وضمان إمكانية تتبّع العمليات لأغراض التدقيق، لأن أي تصنيف غير صحيح قد يؤدي إلى تشويه النتائج المالية والإخلال بالامتثال. هذه الحسابات هي:

• حساب الدائنين (Accounts Payable) يُعدّ هذا الحساب الأكثر تأثرًا. بعد اعتماد الفاتورة، يتم تسجيل الالتزام في حساب الدائنين، وعند تنفيذ الدفع، يتم تخفيض الرصيد ويجب تسويته دوريًا.
• المخزون عند شراء البضائع، يتم تسجيل قيمة المشتريات في حساب المخزون (مدين) وتُستخدم طرق تقييم المخزون مثل FIFO أو المتوسط المرجّح في إظهار القيمة المحاسبية ضمن القوائم المالية.
• المصروفات إذا كانت المشتريات تتعلق بالخدمات أو الأصناف غير المخزنة (مثل اللوازم المكتبية) تُسجّل مباشرة في حسابات المصروفات، حيث يدعم هذا التصنيف إعداد الميزانية وضبط التكاليف.
• الالتزامات المستحقة في بعض الحالات، يتم استلام البضاعة أو الخدمة قبل وصول الفاتورة، لذلك يتم حينها تسجيل الالتزام في حساب الالتزامات المستحقة إلى أن تصل الفاتورة ويتم إثباتها رسميًا.
• مردودات وخصومات المشتريات تُسجل المرتجعات أو الخصومات في هذا الحساب، مما يساعد في تتبّع التخفيضات بشكل منفصل عن عمليات الشراء العادية.

كيفية تدقيق دورة المشتريات

يهدف تدقيق دورة المشتريات إلى التأكد من أن جميع عمليات الشراء تمت وفق السياسات الداخلية والمعايير المحاسبية، وتم تسجيلها وسدادها بشكل سليم، كما يُسهم التدقيق الجيد في كشف التلاعب ومنع الهدر، وتعزيز الرقابة الداخلية.

أهداف تدقيق دورة المشتريات

• التحقق من أن المشتريات ضرورية ومطابقة للميزانية.
• التأكد من وجود الموافقات المطلوبة في كل مرحلة.
• ضمان التصنيف الصحيح والتسجيل في الوقت المناسب.
• التحقق من دقة مدفوعات الموردين.
• كشف أي مخالفات مثل الفواتير المكررة أو المشتريات غير المعتمدة.

أهم إجراءات التدقيق لدورة المشتريات

• مراجعة المستندات: يقوم المدققون بمراجعة طلبات الشراء وأوامر الشراء وإشعارات الاستلام والفواتير، وسجلات الدفع للتحقق من الاكتمال والدقة.
• التحقّق من مسار الاعتماد: يجب أن تحتوي كل عملية شراء على مسار اعتماد واضح وموثّق.
• اختبار المطابقة الثلاثية: يتم التأكد من تطابق أمر الشراء مع إشعار الاستلام(GRN) والفاتورة قبل السداد.
• مراجعة ملف الموردين: لاكتشاف التكرار أو الموردين غير المعتمدين.
• اختبار الفترة المحاسبية: للتحقّق من تسجيل المشتريات في الفترة المالية الصحيحة.
• التحقق من الالتزام بالسياسات: مراجعة مدى الالتزام بسياسات الشراء والمالية المعتمدة داخليًا.

مؤشرات الخطورة الشائعة في دورة المشتريات

على الرغم من وجود إجراءات واضحة، قد تنشأ في دورة المشتريات مخاطر تؤثر على الكفاءة المالية والرقابة الداخلية. يساعد رصد هذه المؤشرات مبكرًا في اتخاذ إجراءات تصحيحية قبل تفاقم المشكلات.

• تنفيذ مشتريات دون وجود طلب شراء معتمد.
• إجراء مدفوعات دون التحقق من استلام البضاعة أو الخدمة.
• اختيار الموردين دون تقييم موثّق.
• تسجيل المصروفات بشكل غير دقيق أو في وقت متأخر.

كيفية إدارة دور المشتريات بفعالية

تساهم إدارة دورة المشتريات بشكل فعّال في خفض التكاليف وتحسين أداء الموردين، وضمان توافق المشتريات مع أهداف المنشأة. ويتطلب ذلك تنسيقًا بين الأقسام، وتحديدًا واضحًا للصلاحيات، وتطبيقًا موحّدًا للسياسات.

• وضع سياسات شراء واضحة يجب تحديد قواعد طلب الشراء والموافقات واختيار الموردين، والتوثيق اللازم. تساعد هذه السياسات في منع الصرف غير المصرّح به وتعزيز التناسق بين الأقسام.
• تطبيق مسارات اعتماد منظمة يُفضل اعتماد آلية موافقات تستند إلى الصلاحيات، والأقسام وحدود الإنفاق. تساعد الأتمتة في تسريع العمليات وزيادة الشفافية.
• إنشاء قاعدة بيانات مركزية للموردين يساهم توحيد بيانات الموردين في نظام واحد في تقليل التكرار وتسهيل التقييم، وتقليل مخاطر الاحتيال.
• تدريب الموظفين بانتظام يُعدّ تدريب فرق المالية والمشتريات والعمليات على إجراءات الشراء، ومتطلبات الامتثال، واستخدام الأدوات الرقمية أمرًا ضروريًا لتحسين الأداء.
• متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية ينبغي مراقبة مؤشرات مثل متوسط مدة دورة المشتريات، ونسبة المطابقة بين الفواتير وأوامر الشراء، ومدى الالتزام بالسياسات، حيث تكشف هذه المؤشرات عن نقاط الضعف وتوجّه جهود التحسين.
• المراجعة والتدقيق المستمر يساعد التدقيق الدوري في كشف الثغرات واختبار فعالية الضوابط، وتكييف استراتيجيات الشراء حسب تطورات العمل.

كيف تساهم برامج المحاسبة في تحسين دورة المشتريات

تؤدي العمليات اليدوية في المشتريات غالبًا إلى التأخير ووقوع الأخطاء وضعف الرؤية الشاملة. تساهم برامج المحاسبة في إدخال الأتمتة وتوفير التناسق وتعزيز الرقابة، مما يغيّر طريقة إدارة دورة المشتريات في الشركات.

• أتمتة طلبات الشراء والموافقات يمكن للمستخدمين إنشاء طلبات الشراء وتقديمها مباشرة من خلال النظام. تضمن مسارات الموافقة متعددة المستويات الالتزام بالسياسات دون الحاجة للمتابعة اليدوية.
• إنشاء أوامر الشراء بسلاسة يتم تحويل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء تلقائيًا، مما يقلّل من الإدخال اليدوي ويمنع التكرار.
• مطابقة الفواتير والتحقق منها يقوم النظام المحاسبي بمقارنة أمر الشراء وإشعار الاستلام، والفاتورة الواردة من المورد. تضمن هذه المطابقة الثلاثية دقة الدفع وتمنع الفوترة الزائدة.
• عرض فوري للمعلومات توفّر اللوحات والتقارير لحظيًا رؤى حول الإنفاق والموافقات المعلّقة، والتزامات الموردين، مما يساعد الفرق المالية على اتخاذ قرارات دقيقة بسرعة.
• التكامل مع المخزون ودفتر الأستاذ العام تقوم البرامج بتحديث كميات المخزون تلقائيًا وتسجيل القيود المحاسبية المرتبطة، مما يقلل من جهد المطابقة ويُبقي السجلات المالية دقيقة وحديثة.
• سجل تدقيق والامتثال يتم توثيق كل إجراء يتم في النظام مع إمكانية تتبّعه، مما يدعم عمليات التدقيق الداخلي ويعزز الالتزام بسياسات الشراء والمعايير المحاسبية.

كيفية إنشاء أمر شراء على وافق وتحويله إلى فاتورة

تُمكّن وافِق فرق المالية والمشتريات من إعداد أوامر شراء دقيقة واحترافية، وتحويلها لاحقًا إلى فواتير بسهولة وفعالية. فيما يلي دليل مبسّط للخطوات:

1. من القائمة الجانبية اليمنى انتقل إلى قسم المشتريات، ثم اختر أوامر الشراء.
2. اضغط على أنشئ أمر شراء لبدء عملية الإنشاء. ثم أدخل رقم أمر الشراء واسم المورد والعملة وتاريخ المعاملة، وأي تفاصيل أخرى مطلوبة.
3. في وصف المنتج، أدخل البيانات المطلوبة لكل صنف مثل الوصف والحساب المناسب والكمية، والسعر. يمكنك أيضًا تعيين مركز تكلفة أو معدل ضريبة من القائمة المنسدلة أو إدخال معدل ضريبة يدويًا.
4. اختر ما إذا كانت الأسعار تُعرض شاملة الضريبة أو غير شاملة حسب سياسة الفوترة لديك.
5. لإضافة المزيد من المنتجات، اضغط على أضف سطر وأدخل بيانات المنتج التالي.
6. (اختياري) أضف ملاحظات أو تعليمات الدفع في الحقول المخصصة لذلك.
7. يمكن أيضًا إرفاق ختم أو توقيع، بالضغط على أضف طابع أو إمضاء وتحميل ملف الصورة المطلوب.
8. لحفظ أمر الشراء كمسودة، اضغط على حفظ في الزاوية العلوية اليسرى.
9. لإرسال الأمر، اضغط على احفظ ثم أرسل واختر الإرسال عبر البريد الإلكتروني أو الواتساب.

تحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات

بعد إنشاء أمر الشراء، يمكن تحويله إلى فاتورة مشتريات مباشرة من داخل النظام:

• اضغط على خيار تحويل إلى فاتورة ستظهر شاشة تحتوي على تفاصيل الفاتورة، مع تعبئة تلقائية استنادًا إلى البيانات المدخلة في أمر الشراء.
• فقط أدخل رقم الفاتورة الخاصة بالمورد، وسيقوم النظام بإكمال باقي البيانات تلقائيًا.

يساعد هذا الإجراء على تقليل التكرار وضمان الدقة، وتسريع عملية الانتقال من الشراء إلى الدفع.

تعرف بالخطوات على كيفية إنشاء أمر الشراء على وافِق من خلال هذا الفيديو

اقرأ أيضًا: الدورة المستندية في المحاسبة: كيف تعزز الرقابة المالية وإعداد التقارير.

تُعدّ دورة المشتريات المستندية والمحاسبية عنصرًا أساسيًا في دقة البيانات المالية، وكفاءة العمليات وضبط التكاليف. تبدأ من طلب الشراء وتنتهي بالدفع، وتتطلب كل مرحلة توثيقًا واعتمادًا وتوافقًا مع السياسات الداخلية. المنشآت التي تنظم هذه الدورة تقلل من المخاطر المالية، وتعزز علاقاتها مع الموردين وتقوي ضوابطها الداخلية.

الأسئلة المتداولة حول دورة المشتريات

ما العلاقة بين دورة مستندات المشتريات والدورة المحاسبية؟

تُعدّ دورة مستندات المشتريات جزءًا أساسيًا من الدورة المحاسبية. فهي تشمل تسجيل واعتماد العمليات الشرائية التي تُترجم لاحقًا إلى قيود محاسبية. كل أمر شراء، أو استلام بضاعة أو فاتورة مورد، يؤثر مباشرةً على حسابات مثل الدائنين أو المصروفات أو المخزون.

ما الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء؟

• طلب الشراء هو مستند داخلي يُستخدم لطلب الموافقة على شراء سلعة أو خدمة، ويُصدر عادةً من قِبل أحد الأقسام داخل المنشأة إلى قسم المشتريات. يُعدّ خطوة تمهيدية ولا يُرسل إلى المورد.
• أما أمر الشراء، فهو مستند رسمي يصدر من قسم المشتريات إلى المورد بعد الموافقة على طلب الشراء. يحتوي على تفاصيل المشتريات مثل الكمية والسعر والشروط، وتاريخ التسليم، ويُعتبر التزامًا تعاقديًا بين المنشأة والمورد.

اقرأ أيضًا: ما الفرق بين أوامر المبيعات وأوامر الشراء؟

ما العوامل التي تؤثر على دورة مستندات المشتريات؟

تشمل العوامل المؤثرة وضوح سياسات الشراء وتسلسل الموافقات ودرجة الأتمتة، ومصداقية الموردين، وفعالية الرقابة الداخلية. غالبًا تحدث التأخيرات نتيجة غياب الإجراءات الموحّدة أو الاعتماد على المعاملات اليدوية.

ما هي المستندات الرئيسية في دورة المشتريات؟

تشمل المستندات الأساسية: طلب الشراء وأمر الشراء وإشعار استلام البضاعة وفاتورة المورد، ومستند الدفع، حيث تساعد هذه المستندات في توثيق المعاملات وضمان الامتثال أثناء التدقيق.

ما هو متوسط مدة دورة المشتريات؟

تختلف المدة حسب طبيعة المنشأة والصناعة، لكن الدورة المنظمة قد تستغرق من بضع ساعات إلى عدة أيام عمل. وتساعد الأتمتة في تقليص هذه المدة بشكل كبير.