دليل تفصيلي معمق حول إعداد وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق للشركات السعودية

منذ إطلاق المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية "فاتورة" في ديسمبر 2021، ثم المرحلة الثانية في 2023، أصبحت الفوترة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من الامتثال الضريبي في المملكة. توفرمنصة وافق تكاملًا سلسًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، مما يسهل على الشركات إصدار فواتير إلكترونية متوافقة. في هذا الدليل، سنشرح خطوة بخطوة كيفية إعداد نظام الفوترة الإلكترونية في وافق، بدءًا من تفعيل الوحدة، وصولاً إلى إرسال الفواتير مباشرة إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

نظرة عامة على الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

تخضع الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة العربية السعودية لللوائح الصادرة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بموجب تشريعات ضريبة القيمة المضافة. تنص هذه اللوائح على أنه يجب على جميع المنشآت الخاضعة للضريبة:

1. إصدار الفواتير الضريبية إلكترونياً باستخدام أنظمة متوافقة.
2. تخزين الفواتير رقمياً بتنسيقات محددة.
3. إرسال بيانات الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في الوقت الفعلي.
4. تضمين رموز الاستجابة السريعة (QR) المحددة على الفواتير الضريبية المبسطة.
5. تطبيق الختم التشفيري على الفواتير الضريبية القياسية.

يخدم نظام الفوترة الإلكترونية السعودي أغراضاً متعددة مثل؛ تقليل التهرب الضريبي والاقتصاد الخفي وتبسيط المعاملات التجارية وتقليل استخدام الورق وتعزيز الشفافية في المعاملات التجارية، وتوحيد تنسيقات الفواتير لتحليل البيانات بشكل أفضل، وأخيرًا تمكين إعداد التقارير والمراقبة في الوقت الفعلي للأنشطة الاقتصادية.

يمكن أن يؤدي عدم الامتثال للوائح الفوترة الإلكترونية إلى عقوبات كبيرة، بما في ذلك غرامات تصل إلى 100,000 ريال سعودي وتعليق الخدمات الحكومية، وغيرها من الاضطرابات التجارية. لذلك، يعد اختيار حل موثوق للفوترة الإلكترونية مثل وافق أمراً بالغ الأهمية للشركات السعودية للحفاظ على الامتثال مع تحسين عملياتها المالية.

لماذا تستخدم وافِق للفوترة الإلكترونية؟

تبرز منصة وافِق كحل مثالي للشركات السعودية التي تنفذ الفوترة الإلكترونية لعدة أسباب:

• الامتثال المحلي تم تصميم وافق خصيصاً مع مراعاة اللوائح السعودية، مما يضمن الامتثال الكامل لمتطلبات الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بما في ذلك الختم التشفيري، وإنشاء رمز الاستجابة السريعة، وتنسيق XML المناسب لكل من الفواتير الضريبية المبسطة والقياسية.
• التكامل السلس تتكامل المنصة بسلاسة مع العمليات التجارية الحالية، مما يسمح بإنشاء الفواتير آلياً من أوامر المبيعات وأوامر الشراء وغيرها من المستندات التجارية دون تعطيل سير العمل المعتاد.
• دعم اللغة العربية على عكس العديد من الحلول الدولية، توفر وافق دعماً شاملاً للغة العربية، مما يمكّن الشركات من إنشاء فواتير ثنائية اللغة تلبي المتطلبات المحلية مع خدمة العملاء الدوليين.
• حل قائم على السحابة كمنصة قائمة على السحابة، تلغي وافق الحاجة إلى بنية تحتية معقدة في الموقع، مما يقلل من تكاليف التنفيذ مع ضمان إمكانية الوصول من أي مكان يتوفر فيه اتصال بالإنترنت.
• إدارة مالية شاملة بالإضافة إلى الفوترة الإلكترونية، تقدم وافق قدرات إدارة مالية كاملة، بما في ذلك المحاسبة وإدارة المخزون وإعداد التقارير المالية، مما يوفر منصة موحدة للعمليات التجارية.
• دعم متخصص تقدم وافِق دعماً متخصصاً للشركات السعودية، مع خبرة محلية في اللوائح الضريبية وممثلي خدمة العملاء الناطقين باللغة العربية الذين يفهمون التحديات الفريدة للسوق السعودي.

الجزء الأول: المتطلبات المسبقة قبل الإعداد

قبل البدء في عملية إعداد الفوترة الإلكترونية في وافق، تأكد من أن شركتك قد استوفت المتطلبات الأساسية التالية:

1. سجل تجاري ساري المفعول مع وزارة التجارة.
2. تسجيل نشط لضريبة القيمة المضافة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (رقم تعريف ضريبي مكون من 15 رقماً)
3. التسجيل في بوابة الفوترة الإلكترونية (فاتورة) على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

الجزء الثاني: تفعيل وحدة الفوترة الإلكترونية في وافِق

اتبع هذه الخطوات المفصلة لتنفيذ الفوترة الإلكترونية في وافِق:

1. اضغط على اسم المنشأة من القائمة على الجهة اليمنى.
2. اختر إعدادات المنشأة.
3. بالتمرير إلى أسفل ستصل إلى قسم إعدادات منصة فاتورة من هيئة الزكاة والضريبة والدخل، ثم اضغط اربط.



الجزء الثالث: إعداد الحقول والمتطلبات الفنية

تحقق من تفاصيل منشأتك وأكمل جميع الحقول المطلوبة قبل الربط بمنصة فاتورة، والتي تضم تفاصيل كاملة لملف الشركة بما في ذلك؛

• اسم الشركة الرسمي باللغتين العربية والإنجليزية.
• نوع الترخيص ورقمه.
• مجال المنشأة
• العنوان الفعلي مع الرمز البريدي.
• تاريخ التسجيل الفعلي وتاريخ استحقاق أول إقرار ضريبي.
• معلومات الاتصال بما في ذلك البريد الإلكتروني الرسمي ورقم الهاتف.
• تفاصيل الحساب المصرفي لتحصيل المدفوعات.



اقرأ أيضًا: كيفية ربط حسابك على وافِق ببوابة فاتورة.

الجزء الرابع: إصدار الفواتير الإلكترونية الضريبية من وافق

• تأكد من إدخال رقم التسجيل الضريبي والرقم المميز (TIN) من إعدادات المنشأة للتمكن من إصدار فاتورة ضريبية معتمدة من الهيئة مباشرة.



• بالتمرير للأسفل في نفس القائمة على الجهة اليمني حتي الوصول إلى قسم المبيعات، اضغط على فواتير البيع.
• ثم اضغط على إنشاء أعلى يسار الصفحة، لإنشاء فاتورة بيع ضريبية معتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• يمكنك الآن عمل فاتورة ضريبية متكاملة ومعتمدة من الهيئة من خلال ملئ كل حقول الفاتورة المطلوبة، ثم الضغط على اعتماد على منصة فاتورة وإرسال.





الجزء الخامس: التحقق والامتثال المستمر

يتطلب الحفاظ على الامتثال المستمر اهتمامًا منتظمًا بضبط التحديثات التلقائية للنظام، ومع مراجعة أي فواتير على الفور ومراقبة حالة الإرسال لجميع الفواتير. أيضًا تحتاج إلى عمل نسخة احتياطية من بيانات الفاتورة بانتظام وإنشاء تقارير امتثال شهرية.

• اضغط على زر قائمة المراجعة بأعلى يسار التقرير، للحصول على إشعارات لأي أخطاء في الفواتير، وللتأكد من تطبيق الضريبة على جميع الفواتيرالمستحقة قبل الإرسال للهيئة.





• من قسم التقارير بالقائمة على الجهة اليمنى، توجه إلى تقارير ضريبة القيمة المضافة.



• يمكنك اختيار نطاق زمني مخصص لإنشاء تقرير ضريبة القيمة المضافة الخاص بفترة زمنية محددة.



معرفة المزيد عن: كيف تصدر إقرار ضريبة القيمة المضافة؟

يوفر تنفيذ الفوترة الإلكترونية من خلال وافِق للشركات السعودية حلاً شاملاً لتلبية المتطلبات التنظيمية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك مع تبسيط العمليات المالية. باتباع هذا الدليل، يمكن للشركات ضمان التبني السلس للفوترة الإلكترونية، وتجنب غرامات عدم الامتثال، والاستفادة من التحول الرقمي لتعزيز كفاءة الأعمال.

يمثل التحول إلى الفوترة الإلكترونية أكثر من مجرد الامتثال التنظيمي، إنها فرصة لتحديث عمليات الأعمال وتحسين دقة البيانات، والحصول على رؤى مالية أفضل. مع نظام وافِق المتخصص، يمكن للشركات السعودية التنقل بثقة في هذا الانتقال مع وضع نفسها للنمو المستقبلي في الاقتصاد الرقمي المتطور للمملكة.

تذكر أن لوائح الفوترة الإلكترونية تستمر في التطور، ويعد البقاء على إطلاع بالتحديثات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أمراً ضرورياً. تساعد تحديثات النظام المنتظمة وإشعارات الامتثال من وافِق في ضمان بقاء عملك متوافقاً مع أحدث المتطلبات، مما يتيح لك التركيز على عملياتك الأساسية مع الحفاظ على امتثال ضريبي سلس.