كيفية استخدام نماذج الوثائق

تعتبر الوثائق المحاسبية من أهم أدوات الأعمال التي لا غنى عنها لتسجيل المعاملات واستخدامها الرئيسي في إثبات المعاملة وتفاصيلها وقيمتها سواء كانت فاتورة أو أمر شراء أو غيرها، ولهذا تهتم الشركات وأصحاب الأعمال بإنشاء نماذج تعكس روح الشركة من خطوط وألوان وشعارات وما إلى ذلك.

ولدينا في وافِق نماذج جاهزة لكل المستندات المحاسبية والتي يمكنك استخدامها مباشرة دون تخصيص، ولكن إذا أردت إضافة طابع شركتك وهويتها البصرية على الوثائق، هنا تأتي أهمية استخدام "نماذج الوثائق".



كيفية الوصول إلى نماذج الوثائق؟

- من القائمة الرئيسية على اليمين مرر لأسفل حتى تصل إلى نماذج الوثائق. - اضغط عليها، ستظهر لك في الشاشة الرئيسية كل النماذج التي لديك. - لإنشاء نموذج جديد، اضغط على إنشاء نموذج وستظهر لك قائمة منسدلة تحتوي على: فاتورة - عرض سعر - إشعار دائن - أمر شراء - اختر نوع النموذج الذي تريد إنشاؤه، لتظهر لك صفحة تعديل نموذج الوثيقة.

تعديل نموذج الوثيقة

العنوان والاسم والشكل الافتراضي وتعديله

الجزء الأول من إعدادات تعديل النموذج، خاص بالاسم حيث يمكنك تعديل اسم الملف وكذلك الشكل سواء كنت تريد الشكل الافتراضي أو جداول.



رأس الصفحة

يحتوي الجزء الخاص برأس الصفحة على خيارات تغيير العناصر التالية:

عنوان الوثيقة: ويعرض العنوان باللغة العربية والإنجليزية مع إمكانية تعدليهما.

حجم خط العنوان: يمكنك تعديله بالحجم المناسب الذي تريده.

حجم الشعار مع خيار إظهاره: يمكنك التحكم في حجم الشعار أو حتى إخفاؤه.

رقم الفاتورة: إذا كنت تريد تغيير المسمى إلى ما يناسب شركتك، فمثلا يمكنك تسميته الرقم المسلسل وما إلى ذلك.

المرجع، رقم الأمر والمشروع: يمكنك تعديل هذه الخانات وتغيير التسميات سواء اللغة العربية أو الإنجليزية.

هناك خيار لعرض تاريخ الاستحقاق، إذا كنت تريده موجوداً في الملف ويمكنك عدم إظهاره في حالة عدم رغبتك في ذلك.

العناصر

يعرض هذا القسم الخانات الخاصة بالمنتجات أو الخدمات التي تُضمنها في الوثيقة ومنها:

• المنتج
• الوصف
• الكمية
• السعر
• الخصم

وكل هذه الخانات قابلة للتعديل والتغيير باللغتين، ويمكنك إخفاء أو إظهار أياً منها.

الهوامش

هذا الجزء الخاص بترك مسافات أعلى وأسفل ويمين ويسار الصفحة وذلك يمكن تخصيصه حسب الشكل الذي تريده.

النسق

الشكل العام للوثيقة من ناحية لون النص وحجم خط النص في العناوين ولون العناوين ويمكن تعديلها بالاختيار حسب اللون والحجم الذي تفضله.

تذييل الصفحة

أخر جزء من التعديلات على الوثائق هو تذييل الصفحة ويعرض حجم الختم ويمكنك تعديله لاختيار الحجم المناسب لك. مكان الختم: هل تريد الختم في مكانه الافتراضي أم بعد الملاحظات مثلاً، يمكنك التحديد من قائمة منسدلة لذلك.

شاهد كيفية استخدام نماذج الوثائق في الفيديو

حفظ واستخدام النموذج

بعد الانتهاء من التعديل واختيار الشكل المناسب للنموذج (الفاتورة مثلاً) يمكنك الضغط على عرض مسبق لمشاهدة التعديلات. بعد اعتماد نموذج الوثيقة يمكنك الضغط على حفظ، لتتمكن من استخدامها لاحقاً.

لاستخدام النموذج انتقل إلى الفواتير على سبيل المثال، وافتح أي فاتورة. ثم اضغط على نموذج الوثيقة الموجودة أسفل عنوان الفاتورة، ثم اختر النموذج الذي تريد تطبيقه على الفاتورة. اضغط على احفظ ثم ارسل لتطبيق النموذج على الفاتورة وعند تنزيله كملف PDF ستشاهد التنسيق مُطبق على النموذج.