الفرق بين قيد التسوية وقيد التعديل في المحاسبة

"احذر من النفقات الصغيرة، فثقب صغير قد يُغرق سفينة عظيمة." — بنجامين فرانكلين. تسلط هذه المقولة الضوء على جوهر المحاسبة وهو أن كل قيد مهما بدا بسيطًا، له تأثير حقيقي، حيث تعتمد دقة القوائم المالية على معرفة متى يتم التعديل ومتى تتم التسوية. يُساعد فهم الفرق بين القيد التسووي والقيد التعديلي المحاسبين على تجنب الأخطاء التي قد تُضعف دقة البيانات دون أن يلاحظها أحد. في هذا المقال، نشرح هذين المفهومين لتقديم رؤية واضحة تسهم في تحسين الرقابة والامتثال.

ما هو قيد التعديل؟

قيد التعديل هو قيد يُسجل في نهاية الفترة المحاسبية لضمان تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة الصحيحة. تُعد هذه القيود ضرورية لتطبيق مبدأ الاستحقاق المحاسبي، والذي يعتمد على تسجيل العمليات عند حدوثها وليس عند دفع أو استلام النقد. تتضمن القيود التعديلية عادةً ما يلي:

• الاستحقاقات: مثل الرواتب المستحقة أو الإيرادات المكتسبة ولم يتم تحصيلها (مثل الفوائد).
• المصروفات والإيرادات المدفوعة أو المحصلة مقدماً: مثل الإيجار المدفوع مقدماً أو الإيرادات المؤجلة.
• التوزيعات المحاسبية: كقسط الإهلاك أو التعديلات على المخزون.

تضمن قيود التعديل أن القوائم المالية تعكس الوضع المالي الحقيقي للمنشأة في نهاية الفترة المالية. وغالبًا يتم تسجيلها قبل إعداد ميزان المراجعة، وذلك استعدادًا للتقارير الخارجية أو الفحص المحاسبي.

ما هو قيد التسوية؟

هو قيد محاسبي يُستخدم لتسوية أو إغلاق الأرصدة المعلقة بعد اكتمال العملية المالية. يُعبر هذا القيد عن التنفيذ الفعلي للمعاملة من خلال الدفع أو الاستلام، وغالبًا ما يُستخدم لتسوية القيود المؤقتة أو التقديرية المسجلة سابقًا. وعلى عكس قيد التعديل الذي يهدف إلى التوفيق بين الفترات المحاسبية، فإن قيد التسوية يُركز على إثبات الواقع المالي النهائي مثل سداد السُلف أو تسوية أرصدة بين الشركات، أو إغلاق حسابات المدينين والدائنين.

تُسهم قيود التسوية في عكس صورة دقيقة للمعاملات المكتملة، مما يعزز من دقة التقارير النقدية والتسويات المحاسبية، ويُسهل عمليات التدقيق من خلال سجلات واضحة ومنظمة.

الاختلافات الرئيسية بين قيد التعديل وقيد التسوية

رغم أن كلاً من قيد التعديل وقيد التسوية يُعدان من أنواع القيود اليومية، إلا أن لكل منهما وظيفة مختلفة داخل العملية المحاسبية. يساعد التمييز بينهما المحاسبين والماليين على تحقيق الدقة والامتثال والثبات في التقارير المالية. إليك مقارنة بين الجانبين:



أخطاء شائعة عند تسجيل هذه القيود

حتى المحاسبين ذوي الخبرة قد يقعون أحيانًا في خطأ الخلط بين قيد التعديل وقيد التسوية، مما يؤدي إلى تشويه السجلات المالية. فيما يلي أبرز الأخطاء الشائعة وكيفية تفاديها:

1. تصنيف القيد بشكل خاطئ من الأخطاء الشائعة تسجيل عملية دفع نقدي كقيد تعديل بدلًا من قيد تسوية. فقيد التعديل غالبًا غير نقدي، بينما قيد التسوية يعكس حركة نقدية فعلية. لذلك اسأل نفسك دائمًا: هل حدثت حركة نقدية؟ إذا كانت الإجابة نعم، فغالبًا هو قيد تسوية.
2. تأخير تسجيل قيود التعديل يؤدي عدم تسجيل قيود التعديل قبل نهاية الفترة إلى تقارير مالية غير دقيقة، مما يُسبب تضخيم الأرباح أو إخفاء الالتزامات أو المبالغة في الأصول. لذلك يجب إضافة خطوات القيود التعديلية إلى قائمة إغلاق الشهر أو السنة.
3. الإفراط في استخدام قيود التعديل تعتمد بعض المنشآت بشكل مفرط على قيود التعديل لتصحيح التأخير أو سوء التنسيق في العمليات، مما يسبب تعقيدًا غير ضروري وفقدان للرؤية الفورية. لذلك يجب استخدم قيود التعديل فقط لعكس توقيت العملية وليس لمعالجة أخطاء التشغيل.
4. نسيان عكس قيد التعديل في الفترة التالية تحتاج بعض القيود مثل المصروفات المستحقة إلى عكسها في بداية الفترة التالية، وقد يؤدي نسيان هذا الإجراء إلى تكرار القيد. لذلك يجب استخدم التنبيهات أو النظام المحاسبي لجدولة قيود العكس تلقائيًا.

متى يُستخدم كل نوع من القيد في الممارسة العملية

يعتمد التمييز بين استخدام قيد التعديل وقيد التسوية على التوقيت وحالة المعاملة، والهدف من التسجيل. قد يؤدي استخدام القيد الخاطئ إلى أخطاء مالية، ومشكلات في التدقيق، وقرارات غير دقيقة.

يُستخدم قيد التعديل في الحالات التالية:

• عند إعداد القوائم المالية وتحتاج إلى عكس الإيرادات والمصروفات ضمن الفترة المحاسبية الصحيحة.
• تم تكبد مصروف ولم يُدفع بعد (مثل فواتير الكهرباء لشهر ديسمبر التي تُستلم في يناير).
• تم تقديم خدمة أو بيع منتج ولم يُحصَّل المبلغ بعد.
• عند توزيع التكلفة على عدة فترات (مثل الإهلاك أو التأمين المدفوع مقدمًا).
• عند تطبيق مبدأ الاستحقاق المحاسبي.

يُستخدم قيد التسوية في الحالات التالية:

• عند تحرك النقد أو الأصول وتنفيذ المعاملة فعليًا.
• عند تسليم الموظف إيصالات سلفة نقدية لتسويتها.
• عند تحصيل دفعة من عميل سبق إصدار فاتورة له.
• عند تسوية أرصدة الموردين أو إصدار إشعارات دائنة.

اقرأ أيضًا: ما هو القيد العكسي في المحاسبة؟ ومتى يتم استخدامه؟

كيف يُسهم وافِق في أتمتة قيود التعديل والتسوية؟

تتسبب القيود اليدوية في تأخير إغلاق الفترة المالية وزيادة خطر الأخطاء. تُسهم أتمتة وافِق في تبسيط تسجيل قيود التعديل والتسوية، مما يُعزز من الالتزام والدقة، والكفاءة.

أتمتة قيود التعديل:

يوفر وافِق أدوات لتسهيل قيود التعديل ويساعد ذلك في تقليل الاعتماد على الجداول، وضمان أن التعديلات تتم في الوقت المناسب وبشكل موثَّق ومنتظم. من أهم المميزات في وافِق:

• إنشاء قيود دورية تلقائية (مثل الإهلاك أو المصروفات المستحقة).
• جدولة القيود للنشر تلقائيًا في تواريخ محددة.
• إعداد قيود عكسية تلقائية في الفترة التالية.
• تصنيف القيود حسب الإدارات أو مراكز التكلفة لتعزيز دقة التقارير.

أتمتة القيود التسوية:

تتكامل منصة وافِق مع الأنظمة البنكية لتسهيل التسويات في الوقت الفعلي، وبالتالي يمكن للفريق المالي إغلاق المعاملات بسرعة، مما يضمن أن السجلات تعكس الواقع المالي بدقة.

• مطابقة تلقائية بين المدفوعات والفواتير أو السُلف.
• تسجيل التسوية فور مزامنة العمليات البنكية.
• تطبيق سير الموافقات قبل تنفيذ الدفع.
• تسوية السُلف عند رفع المستندات الداعمة.

اقرأ أيضًا: أساسيات محاسبة الاستحقاق: شرح المصروفات المقدمة والمستحقة والإيرادات المؤجلة.

يُعد فهم الفرق بين قيد التسوية وقيد التعديل عنصرًا جوهريًا لضمان دقة وامتثال وموثوقية السجلات المالية. تضمن قيود التعديل أن التقارير تعكس النشاط الاقتصادي الحقيقي خلال الفترة، بينما تُوثق قيود التسوية حركة الأموال الفعلية وتنفيذ الالتزامات. بالنسبة للمتخصصين في الشؤون المالية، يُعزز إتقان استخدام كلا النوعين من وضوح ومصداقية وتحكم التقارير المالية. ومع أدوات المحاسبة الحديثة مثل وافِق، يصبح هذا العمل أكثر كفاءة وأقل عرضة للخطأ، حيث تتحول المهام اليدوية إلى عمليات آلية دقيقة. سواء لإغلاق الحسابات الشهرية أو لإعداد التدقيق المالي، فإن الاستخدام الصحيح لهذه القيود يُضمن أن تعكس القوائم المالية القصة الحقيقية للنشاط التجاري.

الأسئلة المتداولة حول قيود التسوية وقيود التعديل

ما هو الفرق بين قيود التسوية وقيود الأقفال؟

قيود التسوية تُسجل حركة الأموال الفعلية، مثل دفع فاتورة أو تسوية سلفة نثرية. وهي قيود تشغيلية تعكس معاملات حقيقية. أما قيود الأقفال، فهي تُستخدم في نهاية الفترة المالية لإقفال الحسابات المؤقتة (مثل الإيرادات والمصروفات) وتحويلها إلى الأرباح المبقاة، والهدف منها هو تصفير الأرصدة استعدادًا للفترة القادمة.

ما الفرق بين قيود اليومية وقيود التسوية؟

قيد اليومية هو مصطلح عام يشير إلى أي قيد يُسجل في دفتر اليومية، سواء كان تعديل أو تسوية أو إقفال أو غيره. أما قيد التسوية فهو نوع محدد من قيود اليومية، ويُستخدم لتوثيق تنفيذ التزام سابق، وغالبًا ما يكون مرتبطًا بحركة نقدية أو عينية.

ما هي قيود تسوية المخزون؟

تُستخدم قيود تسوية المخزون لتعديل حسابات المخزون وتعكس الكمية أو التكلفة الفعلية، وغالبًا تُسجل هذه القيود كتعديلات في نهاية الفترة لمطابقة الجرد الفعلي مع السجلات المحاسبية، وتشمل على سبيل المثال:

• شطب المخزون التالف أو منتهي الصلاحية.
• تعديل قيمة المخزون بناءً على الجرد الفعلي.
• تسجيل العجز أو الزيادة في المخزون.

ما هي الحسابات تحت التسوية؟

تشير الحسابات تحت التسوية إلى الحسابات التي تنتظر مستندات أو تسوية أو سداد. تُعد هذه الحسابات غير مكتملة وتحتاج إلى إجراءات إضافية لإغلاقها، من أمثلتها:

• سُلف الموظفين التي لم تُرفق بإيصالات بعد.
• فواتير الموردين المستلمة ولم تُسدَّد.
• التسويات البنكية المعلقة.