إدارة الأصول الثابتة | دليل شامل



سواء أردت أن تسجل آلة أو جهاز جديد كأصل ثابت، أو أردت استيراد أصولًا قديمة من نظام سابق؛ يساعدك وافق على إدارة دورة حياة الأصول بشكل كامل.

يأخذك هذا الدليل خطوة بخطوة بدءًا من تسجيل بيانات الأصل، مرورًا باحتساب الإهلاكات آليًا، وتتبع القيمة الدفترية، وصولًا إلى تتبع أثر الأصل على قائمة المركز المالي.

ستجد في هذا الدليل:

1. كيفية تسجيل شراء أصل ثابت؟
2. إضافة أصل ثابت.
3. كيفية حساب إهلاك الأصول الثابتة؟
4. كيفية عرض الإهلاك المتراكم في المركز المالي؟

كيف تسجل عملية شراء أصل جديد؟

عند إضافة أصل ثابت من قائمة الأصول في وافِق، لا يتم إنشاء قيود محاسبية تلقائية لتكلفة الشراء أو القيمة المتبقية. بدلًا من ذلك، تحتاج إلى تسجيلها من خلال فاتورة شراء أو فاتورة مبيعات.

لذا إن كنت تسجل أصولًا موجودة مسبقًا على نظام آخر، تأكد من استيراد الفاتورة الأصلية أو تسجيل قيمتها يدويًا لتعكسها بدقة في سجلاتك، إذ لن يغنيك استيراد الأصول عن استيراد فواتير الشراء.

لتسجيل تكلفة أصل ثابت جديد، اضغط على المشتريات من القائمة الرئيسية ثم اضغط على السهم إلى جوار تحميل فاتورة مشتريات ثم اختر أدخل فاتورة مشتريات يدويًا.



أدخل تفاصيل الفاتورة كالمعتاد، اكتب اسم الأصل في حقل الوصف أو اختره من قائمة العناصر إذا كان مسجّلًا كمنتج في وافِق. وتأكد من اختيار أحد حسابات الأصول الثابتة مثل: "أثاث ومعدات" في حقل الحساب، كي يظهر في قائمة المركز المالي.



بعد حفظ الفاتورة، قف بالمؤشر على أيقونة الكتاب الأخضر لمعاينة القيد المحاسبي الناتج عن شراء الأصل، أو انقر عليها لعرض تفاصيل القيد كاملة داخل دفتر الأستاذ.



إضافة أصل ثابت

لبدء تتبع أصل ثابت واحتساب إهلاكه في وافِق، تحتاج إلى إضافة تفاصيله يدويًا من خلال الانتقال إلى الأصول الثابتة في القائمة الرئيسية.



أدخل تفاصيل الحقول كالتالي:

• الحالة: بعد إدخال تفاصيل الأصل، حدّث حالته من "مسودة" إلى "مُسجّل"، هذه الخطوة ضرورية، لأن الإهلاك لا يُحتسب إلا للأصول المسجّلة. بمجرد بدء الإهلاك، تتحول الحالة تلقائيًا إلى "قيد الإهلاك"، ثم لاحقًا إلى "مستهلك كليًا" عندما يصل الأصل إلى "قيمة الخردة".
• رقم الأصل: معرّف فريد لكل أصل يمكن إدخاله يدويًا أو تركه للنظام يولده تلقائيًا.
• الاسم: اكتب اسمًا واضحًا يدل على الأصل، مثل: "طابعة المكتب".
• تاريخ الشراء: أدخل التاريخ الفعلي الذي تم شراء الأصل فيه.
• تكلفة الشراء: أدخل المبلغ الكامل المدفوع لاقتناء الأصل، وفي العادة، يطابق قيمة الفاتورة.
• قيمة الخردة: حدد القيمة التقديرية التي يُتوقع أن يحتفظ بها الأصل في نهاية عمره الإنتاجي، إذ بمجرد الوصول إلى هذا المبلغ، يتوقف احتساب الإهلاك.
• العمر الإنتاجي بالأشهر: أدخل عدد الأشهر المتوقع إهلاك الأصل خلالها.
• شهر بدء الإهلاك: اختر الشهر الذي يجب أن يبدأ فيه النظام باحتساب الإهلاك.
• القيمة الدفترية اليوم: يحسبها النظام تلقائيًا، بناءً على الإهلاك المُسجّل.
• مستهلك لغاية: يمثل آخر شهر تم احتساب الإهلاك له. لتحديث هذا الحقل، يجب بدء عملية الإهلاك كما سيتم الشرح لاحقًا.
• حساب الأصل الثابت: الحساب الذي تُسجَّل فيه قيمة الأصل عند الشراء، مثل حساب "الأثاث والمعدات".
• حساب الإهلاك: الحساب المستخدم لتسجيل مصروف الإهلاك الدوري.
• حساب الإهلاك المتراكم: حساب يُستخدم لتجميع قيمة الإهلاك التراكمية، ويظهر في قائمة المركز المالي.
• الملاحظات: اكتب أي تعليقات داخلية أو معلومات إضافية ترغب في حفظها مع الأصل.
• مركز التكلفة: أدخل مركز التكلفة المرتبط بالأصل، مما يساعدك في الفلترة والتصنيف.
• المشروع: أدخل المشروع المنتمي إليه الأصل إن وجد.
• الفرع: أدخل الفرع المنتمي إليه الأصل.
• تاريخ التعديل: يُظهر متى تم تعديل سجل الأصل آخر مرة.
• تاريخ الإنشاء: يُظهر متى تم إضافة سجل الأصل لأول مرة.



في قائمة الأصول الثابتة، يمكنك التفاعل مع كل أصل بالضغط عليه من خلال زر الفأرة الأيسر لعرض قائمة منسدلة تتيح لك تنفيذ إجراءات سريعة مثل تكراره، أو حذفه، أو الحصول على رابط قابل للمشاركة.

في أعلى القائمة، ستجد أيضًا أدوات مساعدة لإدارة الأصول، مثل:

• البحث: للعثور على الأصل باستخدام الاسم أو الرقم.
• الترتيب: لإعادة ترتيب الصفوف حسب أعمدة مثل تاريخ الشراء أو رقم الأصل.
• الفلترة: لتصفية الأصول بناءً على معايير مثل الحالة أو المعرّف.
• الاستيراد والتصدير: لتحديث البيانات دفعة واحدة أو إنشاء نسخة احتياطية.



كيف تُفعِّل الإهلاك على أحد الأصول؟

لتفعيل الإهلاك، حدّد الأصول الثابتة التي ترغب في إهلاكها عن طريق خانة التحديد في العمود الأول، ثم اضغط على زر صرف الإهلاكات، ولتنفيذ هذه العملية، يجب أن تكون حالة الأصل مسجّل.



اختر آخر شهر ترغب في احتساب الإهلاك له، ثم اضغط على صرف الإهلاكات لتطبيق الإهلاك حتى الفترة المحددة. بعد ذلك، يتم تحديث حقل مستهلك لغاية تلقائيًا في قائمة الأصول ليعكس هذا التاريخ.

نطاق التواريخ المتاح للاختيار في حقل مستهلك لغاية يعتمد على القيم التي أدخلتها مسبقًا في شهر بدء الإهلاك والعمر الإنتاجي بالأشهر، حيث يحسب النظام آخر تاريخ متاح تلقائيًا بناءً على هذين الحقلين.

لمراجعة تفاصيل الإهلاك الخاصة بأي أصل، بما في ذلك القيمة الدفترية والإهلاك الشهري:

• مرّر المؤشر فوق القيمة الحالية في عمود القيمة الدفترية داخل قائمة الأصول الثابتة.
• تظهر أيقونة على شكل مخطط، انقر عليها لعرض لوحة جانبية تتضمن:

1. قائمة بكل قيود الإهلاك المسجلة.
2. التاريخ والمبلغ الخاص بكل شهر.
3. القيد المحاسبي المرتبط بكل إهلاك.
4. مخطط زمني يُظهر كيف تنخفض قيمة الأصل تدريجيًا حتى بلوغ القيمة المتبقية أو نهاية العمر.

• يتيح لك هذا العرض تتبّع الأثر المحاسبي الكامل لإهلاك الأصل بدقة ووضوح.



كيف يتم عرض مجمّع الإهلاك في قائمة المركز المالي؟

لعرض مجمّع الإهلاك في الميزانية العمومية:

• انتقل إلى التقارير من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على قائمة المركز المالي.
• بعد عرض التقرير، مرّر إلى قسم الأصول الثابتة، ستلاحظ أن وافِق يعرض مجمّع الإهلاك تلقائيًا كبند مستقل في التقرير كما يظهر في الصورة.