الفرق بين القيود المحاسبية في البيع والشراء وكيفية تسجيلها باستخدام وافِق

سُجلت فاتورتان لشركة؛ إحدهما من مورد والأخرى لعميل، لكن ميزان المراجعة لا يتوازن. إدخال محاسبي واحد في غير موضعه عطّل إغلاق الشهر، وبدأ الفريق سباقاً مع الوقت لاكتشاف الخطأ. هل هذا مألوف؟ بالنسبة للعديد من المحاسبين والماليين، هذه ليست حادثة نادرة بل تحدٍ يومي، حيث يمكن لقيد واحد فقط أن يربك النظام المالي بأكمله.

لهذا السبب، فإن فهم قيود المحاسبة وإتقانها ليس مجرد مهارة تقنية، بل هو أساس الاستقرار المالي والامتثال واتخاذ القرار داخل أي شركة. في هذا الدليل الشامل، نأخذك خطوة بخطوة لتعلم كيفية تسجيل قيود البيع والشراء بدقة، وكيف يمكن لأنظمة مثل وافِق أن تجعل هذه المهمة أكثر سهولة ودقة.

ما هو القيد المحاسبي؟ وكيف يعمل؟

قبل الدخول في تفاصيل قيود البيع والشراء، من الضروري فهم الأساسيات ولنبدأ بـ ما هو القيد المحاسبي؟

القيد المحاسبي أو ما يُعرف بقيد اليومية هو سجل رسمي يُستخدم لتوثيق كل معاملة مالية تقوم بها الشركة. وهو يُعد الوسيلة الأساسية لضمان دقة السجلات المالية وتوازنها وامتثالها للمعايير المحاسبية المعتمدة. ويعتمد على نظام القيد المزدوج، والذي ينص على أن كل معاملة مالية تؤثر على حسابين على الأقل: أحدهما مدين والآخر دائن.

• المدين (Dr): يُستخدم لزيادة الأصول أو المصروفات أو لنقص في الالتزامات أو حقوق الملكية.
• الدائن (Cr): يُستخدم لنقص في الأصول أو المصروفات أو لزيادة في الالتزامات أو حقوق الملكية. على سبيل المثال، إذا قامت الشركة بشراء مستلزمات مكتبية نقداً: مدين: المستلزمات المكتبية (مصروف) دائن: النقدية (أصل)

يجب أن يحتوي القيد المحاسبي الجيد على تاريخ واضح ووصف مختصر، والحسابات المتأثرة، وأحياناً مستندات داعمة كالفاتورة أو الإيصال.

كيفية تسجيل قيد الشراء خطوة بخطوة

كل عملية شراء تقوم بها الشركة، سواء كانت مستلزمات مكتبية أو مواد خام أو خدمات، يجب تسجيلها بدقة في السجلات المحاسبية. ويعتمد نوع القيد المحاسبي في عملية الشراء على عاملين رئيسيين:

• طريقة الدفع (نقداً أو آجلاً).
• نوع المشتريات؛ مصروف أو مخزون، أو أصل ثابت.
• كما يجب أخذ ضريبة القيمة المضافة بعين الاعتبار، خصوصاً في المملكة العربية السعودية.

مكونات القيد المحاسبي للشراء

• حساب المصروف أو المخزون (مدين) يمثل ما تحصل عليه الشركة.
• حساب ضريبة المدخلات (مدين) ويمثل الضريبة القابلة للاسترداد.
• النقدية أو حساب الدائنين (دائن) ويمثل المبلغ المدفوع أو المستحق على الشركة.



كيفية تسجيل قيد البيع – خطوة بخطوة

يُعد تسجيل البيع بدقة أمر بالغ الأهمية لفهم الإيرادات والضرائب وهوامش الربح، وكما في الشراء، تختلف قيود البيع حسب ما إذا كانت العملية نقدية أو آجلة، وما إذا كانت تخضع للضريبة. في المملكة العربية السعودية، تُطبق ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15% على معظم المبيعات بين الشركات (B2B) ومع الأفراد (B2C).

مكونات قيد البيع النموذجي

• النقدية أو حساب العملاء (مدين) ويمثل المبلغ المحصل أو المستحق من العميل.
• إيرادات المبيعات (دائن) ويمثل الدخل الناتج عن البيع.
• حساب ضريبة المخرجات (دائن) ويمثل الضريبة المحصلة لصالح هيئة الزكاة.

قيد المبيعات في نظام الجرد المستمر

في الشركات التي تستخدم نظام الجرد المستمر، تؤثر كل عملية بيع ليس فقط على الإيرادات بل أيضاً على تكلفة البضاعة المباعة (COGS) ورصيد المخزون. بخلاف نظام الجرد الدوري، حيث يتم تحديث المخزون في نهاية الفترة، فإن الجرد المستمر يعكس حركة المخزون فوراً مع كل عملية. في الجرد المستمر، يتم تسجيل قيدين لكل عملية بيع أي تسجيل مزدوج لكل عملية بيع، وذلك ليتيح معرفة الربح الإجمالي الفوري ويعزز دقة تقرير المخزون ويدعم الامتثال لمتطلبات التدقيق والمعايير الدولية.





أفضل الممارسات في تسجيل قيود البيع

• إصدار فاتورة ضريبية لكل عملية بيع بين شركات.
• تسجيل ضريبة المخرجات بدقة لتقديم إقرار ضريبي صحيح.
• تصنيف الإيرادات بين منتجات وخدمات لتقارير أفضل.
• تسجيل الإيراد بناءً على تاريخ التسليم أو الإنجاز في المحاسبة على أساس الاستحقاق.

كيف يسهّل وافِق قيود المبيعات والمشتريات للشركات في السعودية

القيود اليدوية غالبًا تكون معرضة للأخطاء، خاصة مع وجود ضريبة القيمة المضافة، وتتبع المخزون ومتطلبات الإبلاغ اللحظي. يحوّل وافِق هذه العملية إلى تجربة سلسة وآلية بالكامل، مع المحافظة على التحكم والوضوح.

1. قيود آلية عند إصدار الفاتورة عند إصدار فاتورة بيع أو شراء في وافِق، يتم إنشاء القيد المحاسبي تلقائيًا وفقًا للمبادئ المحاسبية.
2. دعم كامل لضريبة القيمة المضافة وافِق متوافق تمامًا مع تشريعات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك حيث يحتسب الضريبة آليًا بنسبة 15٪ ويفصل الضريبة عن قيمة السلعة في كل قيد ويدعم الضريبة العكسية على المشتريات من الخارج، كما يظهر الضريبة في التقارير لتسهيل الإقرار الضريبي.
3. تكامل مباشر مع منظومة الفوترة الإلكترونية (فاتورة) يرتبط وافِق بمنصة هيئة الزكاة والفوترة الإلكترونية مباشرة من خلال إصدار الفواتير وتوثيقها لحظيًا والتوقيع الإلكتروني وإنشاء رمز QR والأرشفة القانونية المتوافقة مع الأنظمة، مما يجعل القيود المحاسبية شرعية وقابلة للتتبع رقميًا.
4. حركة مخزون وتكلفة مبيعات لحظية عند استخدام نظام الجرد المستمر في وافِق، فإن إصدار الفاتورة يؤدي إلى خصم الكمية من المخزون فورًا وتسجيل تكلفة البضاعة المباعة تلقائيًا وتحديث بيانات الربح الإجمالي لحظيًا بدون الحاجة لتسجيل قيود إضافية يدويًا.
5. دليل حسابات مرن وإعدادات مخصصة مع وافِق يمكن استخدام دليل حسابات جاهز أو تخصيصه حسب نشاط المنشأة، وربط كل منتج أو مورد بحساب مخصص وتحديد حسابات افتراضية للإيرادات والمصروفات والخصومات، وتفعيل مراحل الموافقة على القيود حسب المبلغ.
6. معالجة ذكية لفواتير الشراء عند تسجيل فاتورة شراء أو مصروف، يقوم وافِق بتسجيل القيد تلقائيًا على حساب المصروف أو المخزون واحتساب ضريبة المدخلات تلقائيًا بنسبة 15٪ وربط المردودات بالفاتورة الأصلية، ودعم المصروفات المتكررة والمدفوعة مقدمًا.
7. تقارير دقيقة تعتمد على القيود المحاسبية ينعكس كل قيد في وافِق تلقائيًا في تقارير ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ العام والإقرارات الضريبية وقائمة الدخل والميزانية العمومية.

سواء كنت تسجّل عملية بيع مباشرة أو تتعامل مع مردودات أو خصومات، فإن كل قيد محاسبي يُمثل جزءًا من القصة المالية لشركتك. أي خطأ في تسجيل هذه القيود قد يؤدي إلى تقارير غير دقيقة أو تعارض مع الأنظمة، أو حتى قرارات مالية خاطئة. لذلك فإن فهم طريقة تسجيل القيود أمر جوهري لكل مختص مالي.

اقرأ أيضًا: كل ما تحتاج لمعرفته عن القيود المحاسبية والقيد المزدوج.

الأسئلة المتداولة حول القيود المحاسبية

ما هو الفرق بين قيود اليومية وقيود التسوية؟

قيود اليومية هي القيود التي تُسجَّل يوميًا عند حدوث العمليات المالية، مثل المبيعات أو المشتريات أو المصروفات أو المقبوضات، وهي الأساس في دفتر الأستاذ العام. أما قيود التسوية، فهي تُسجَّل في نهاية الفترة المحاسبية لتعديل الأرصدة قبل إعداد القوائم المالية. تشمل هذه القيود؛ المصروفات المستحقة والإيرادات المستحقة، والمصروفات المدفوعة مقدمًا، والإهلاك وغيرها من التعديلات الدورية.

ما الفرق بين قيود التسوية وقيود الإقفال؟

قيود التسوية تُستخدم لتحديث الأرصدة في نهاية الفترة المالية وضمان تسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة الصحيحة. أما قيود الإقفال، فهي تُسجّل بعد الانتهاء من إعداد القوائم المالية، وهدفها إقفال الحسابات المؤقتة مثل الإيرادات والمصروفات والمُسحوبات، وتحويل أرصدتها إلى حساب الأرباح المحتجزة أو رأس المال.