إصدار فاتورة بيع متكررة أو مجدولة



لا تختلف الفواتير المجدولة عن فواتير البيع التقليدية كثيرًا، ويعتبر الفارق الجوهري؛ تكرارها دوريًا في تواريخ محددة، دون الحاجة لإعادة إنشائها يدويًا في كل مرة. وتعد الفواتير المجدولة مثالية في الكثير من الحالات مثل: الاشتراكات أو العقود طويلة الأجل، أو أي خدمات تُقدَّم بشكل منتظم وثابت، إذ توفّر الكثير من الوقت وتقلّل الأخطاء اليدوية.

نتناول في هذا الدليل كيفية إنشاء وإدارة الفواتير المجدولة بالتفصيل.

كيفية إنشاء فاتورة مجدولة جديدة

اضغط على المبيعات بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على فواتير مجدولة واضغط على زر إنشاء.



أدخل تفاصيل الفاتورة، والتي تعد نفسها تفاصيل فواتير البيع الاعتيادية، ثم اضغط على زر حفظ.

بالإضافة إلى الحقول المطلوبة المعتادة عند إصدار فاتورة، تحتوي الفواتير المتكررة على الحقول التالية:



للمزيد عن بنود الفاتورة وكيفية إضافتها، أكمل هذا الدليل.



بعد حفظ الفاتورة أو بالتوجه إلى قائمة الفواتير المجدولة تستطيع ضبط آلية التكرار، وذلك بالضغط على حقل الجدول ضمن الصف الخاص بالفاتورة المرادة، لتظهر لك شاشة عائمة بها الحقول التالية:

• ابتداءً من: اختر تاريخ إرسال أول فاتورة مجدولة.
• يتكرر كل: حدد الفترة الزمنية المراد تكرار إرسال الفاتورة خلالها، مثلًا كل شهر أو كل أسبوعين.
• في الساعة: حدد الساعة المراد إرسال الفواتير بها.

• تاريخ الاستحقاق: حدد تاريخ استحقاق الفاتورة، وهو التاريخ الذي ينبغي دفع مبلغ الفاتورة فيه أو قبله.
• ينتهي: اختر لا ينتهي إن أردت استمرار تكرار إصدار هذه الفاتورة إلى أجل غير مسمى، أو اختر بعد ثم حدد عدد مرات التكرار إن أردت إصدارها فقط لعدد مرات محددة.

بعد ضبط هذه الحقول اضغط على زر حفظ.



نموذج الايميل

يتم إرسال ايميل متضمن الفاتورة المصدرة مع كل تكرار تلقائيًا إلى العميل، ويمكنك ضبط واختيار قالب البريد الإلكتروني المراد من خلال حقل نموذج الإيميل.

اضغط على حقل نموذج الايميل، واختر أحد القوالب من القائمة المنسدلة أو اضغط على أضف نموذج الإيميل في حالة أردت إنشاء نموذج جديد واختياره.



في حالة إضافة النموذج الجديد، اختر اسمًا للنموذج والموضوع (عنوان البريد الإلكتروني كما يصل للعميل) ثم اضبط رسالة الايميل كما تريد واضغط على زر حفظ.

• بالضغط على أضف عنصر تستطيع تخصيص تجربة البريد الإلكتروني بإضافة بعض المتغيرات مثل اسم المؤسسة أو رقم الفاتورة.



إن أردت تجربة شكل البريد الإلكتروني قبل إرساله للعميل، قم بتحديد الفاتورة الدورية المرادة بتحديد المربع إلى جوارها، ثم اضغط على زر أرسل ايميل تجريبي لنفسك.



يصلك البريد الإلكتروني على الايميل الذي سجلت به حسابك على وافِق كالنموذج التالي.



• الحالة: يعبر هذا الحقل عن حالة الفواتير الصادرة عن الفواتير الدورية؛ اختر مسودة لإنشاء الفواتير بالحالة مسودة، أو مرسل لإنشاء الفواتير بالحالة مرسلة.
• مفعل: اختر من القائمة المنسدلة نعم إن أردت تفعيل الفاتورة الدورية ومباشرة إنشاء الفواتير عنها، أو اختر كلا إن أردت إيقافها أو تأجيل التفعيل.



عرض وتعديل الفاتورة المجدولة

إن أردت الإطلاع على أحد فواتيرك المجدولة أو تغيير بعض تفاصيلها، يمكنك ذلك بسهولة بالضغط على أيقونة اضغط لعرض الاستمارة بجوار الفاتورة لاستعراضها، وتعديل عناصر الفاتورة إن أردت ثم الضغط على زر حفظ.



قائمة الفواتير المجدولة

تصل إلى قائمة الفواتير المجدولة بالضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية ثم الضغط على فواتير مجدولة، لتجد بعض الإجراءات التي يمكنك القيام بها على الفواتير المجدولة مثل:

1. شريط البحث استخدمه للعثور على فاتورة مجدولة معينة بكتابة اسم العميل أو جزء منه.
2. أزرار الإجراءات

• ترتيب: اضغط عليه للتحكم في الفواتير المجدولة وفق بعض المحددات مثل تاريخ الإنشاء أو التعديل.
• تصفية: اضغط عليه لحصر النتائج ضمن بعض المحددات مثل الحالة أو المنتج.
• الاستيراد: اضغط على زر الاستيراد إن أردت رفع الفواتير الدورية دفعة واحدة من ملف خارجي.
• التصدير: اضغط على زر التصدير لتحميل نسخة من قائمة فواتيرك المجدولة في وافق وحفظها في ملف/ مكان خارجي.