تقديم مطالبات المصروفات كموظف





في بعض الحالات، قد تحتاج إلى دفع مبلغ من حسابك الشخصي لتغطية مصاريف تُلزم شركتك بدفعها، مثل شراء تذكرة سفر لاجتماع عمل، أو دفع رسوم أدوات تستخدمها لإتمام مهامك، أو شراء أدوات لازمة لفريقك. بعد الدفع، من حقك استرداد المبلغ. وهنا تأتي ميزة مطالبات المصروفات. يمكنك تقديم مطالبة بالمصروف الذي دفعته، مع إرفاق الإيصال، ليقوم فريق المحاسبة/ الموارد البشرية بمراجعته وتعويضك في أقرب دورة رواتب.

في هذا الدليل، نشرح كيف تُسجِّل مطالبة خطوة بخطوة، من المسودة وحتى إضافتها في الراتب.

كيفية إنشاء مطالبة مصروف

لتقديم مطالبة مصروف، اضغط على الرواتب والموظفين من القائمة الرئيسية ثم اضغط على مطالباتي، ثم أدخل المصروف في صف جديد في الجدول.

أدخل تفاصيل المطالبة (المصروف) كالتالي:

• الحالة: اختر "مسودة" مؤقتًا ثم حولها إلى "قدم" بعد الإنتهاء من إدخال باقي البيانات.
• المرفقات: أرفق إيصال المصروف بالضغط على أيقونة + داخل هذا العمود. يمكنك رفع صورة من جهازك أو اختيار ملف مرفوع مسبقًا من "تحميلات المنشأة".
• التاريخ: أدخل تاريخ العملية، وهو التاريخ الذي قمت فيه بدفع المبلغ فعليًا. يساعد هذا على ظهور المصروف في الفترة المحاسبية الصحيحة.
• الفئة: اختر الحساب المراد ترصيد المصروف داخله، مثل "تكاليف السفر" أو "مصاريف مكتبية".
• الوصف: أدخل شرحًا مختصرًا يوضّح طبيعة المصروف، مثل "مصاريف سفر إلى الرياض" أو "تجديد اشتراك أدوات التسويق".
• المبلغ: أدخل قيمة المصروف الإجمالية التي دفعتها من حسابك الشخصي.
• العملة: تظهر عملة النظام الافتراضية تلقائيًا. يمكنك تغييرها إذا كان المصروف بعملة مختلفة.
• المعدل الضريبي: اختر معدل ضريبة القيمة المضافة المناسب إن كان المصروف خاضعًا للضريبة.
• مستند الهوية: يُظهر رقم تعريف المستند الداخلي الذي يتم إنشاؤه تلقائيًا عند صرف المطالبة أو إدراجها في كشف الرواتب. هذا الحقل يُستخدم لتتبع الصرف لاحقًا، ولا يحتاج إلى تعبئة يدوية.

بعد الإنتهاء، غير الحالة إلى قدّم، وبهذا تنتظر موافقة المسئول على المصروف أو رفضه.



إضافة تعليق على المطالبة

لإضافة تعليق على أحد المطالبات، ثم اضغط على أيقونة المربع إلى جوار المطالبة.



اكتب التعليق ثم اضغط على زر تعليق.

ويمكنك إعادة عرض التعليقات السابقة بالضغط على نفس الزر بجوار المطالبة.



الإجراءات على قائمة المطالبات

من خلال قائمة "مطالباتي"، يمكنك مراجعة كل العمليات المسجّلة، والتحكم بها من مكان واحد. وتحتوي القائمة على أهم المعلومات مثل التاريخ، والفئة، والمبلغ، ومن الإجراءات المتاحة:

• البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (جزء من الوصف، المبلغ) لتصفية المطالبات والعثور على ما تبحث عنه.
• التصفية: استخدم أداة التصفية لحصر النتائج حسب معايير محددة مثل الحالة، مبلغ المطالبة مما يساعد على تصنيف المطالبات.
• الترتيب: يمكنك ترتيب المصروفات من حيث الأقدم أو الأحدث حسب أي عمود، مثل التاريخ، أو المبلغ، لتنظيم العرض بحسب الأولوية المرادة.
• التصدير: اضغط على التصدير لتنزيل بيانات المطالبات الحالية كملف pdf أو إكسيل.