تسجيل مصروفات النقدية



يساعد تسجيل المصروفات النقدية على تتبّع أي مبالغ تسددها مباشرة دون فواتير، سواء كانت لمشتريات صغيرة، أو خدمات عاجلة، أو مصروفات تشغيل يومية. يمكنك إدخال تفاصيل المصروف يدويًا، أو رفع صورة الإيصال أو ملف PDF، ليقوم وافق باستخلاص البيانات تلقائيًا وتعبئة الحقول نيابةً عنك.

في هذا الدليل، نستعرض خطوات تسجيل المصروفات خطوة بخطوة.

يمكنك تسجيل أي مصروف عندما تقوم بدفعه حين الشراء بدون فواتير، وذلك بمشاهدة الخطوات التالية في الفيديو أو إكمال القراءة أدناه

إضافة مصروف نقدي جديد

لإضافة مصروف جديد، اضغط على المشتريات من القائمة الرئيسية ثم اضغط على مصروفات نقدية، ثم اضغط على زر تسجيل.



أدخل بيانات المصروف كالتالي:

• حساب: اختر الحساب المراد تحميل المصروف عليه وغالبًا ما يعبر عن نوع المصروف، مثل "مصاريف مكتبية" أو "صيانة معدات"، وقد يندرج هذا الحساب تحت حسابات قائمة الدخل أو المركز المالي.
• تم الدفع من خلال: حدّد الحساب النقدي أو البنكي الذي خرج منه المصروف، مثل "المصروفات النثرية" أو "بنك الراجحي".
• المورد: اختر اسم المورد المراد الدفع له، إن أردت ربط المصروف بمورد محدد.
• المرجع: أدخل رقم مرجعي داخلي أو خارجي، مما ييسر تتبّع المصروف لاحقًا.
• التاريخ: أدخل تاريخ العملية كي يظهر المصروف في الفترة المحاسبية الصحيحة.
• المبلغ: أدخل مبلغ المصروف.
• العملة: تظهر عملة النظام الافتراضية تلقائيًا، ويمكنك تبديلها إلى أي عملة أجنبية تريد دفع المصروف بها.
• المعدل الضريبي: إذا كانت المنشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة، اختر المعدل الضريبي المطبق على المصروف.
• المشروع: إن كان المصروف متعلقًا بمشروع محدد، اختر المشروع من القائمة المنسدلة، أو أضف مشروع جديد بالضغط على زر أضف مشروع، واكتب اسمه واضغط على زر حفظ.
• الفرع: إن كانت لديك فروع، وأردت ربط المصروف بأحد هذه الفروع، اختر الفرع المراد من القائمة المنسدلة، أو أضف فرع جديد بالضغط على زر أضف فرع، واكتب اسمه وبياناته واضغط على زر "حفظ".
• مركز التكلفة: إن كان مركز التكلفة متعلقًا بمركز تكلفة محدد، اختر مركز التكلفة من القائمة المنسدلة، أو أضف مركز تكلفة جديد بالضغط على زر أضف مركز تكلفة، واكتب اسمه واضغط على زر حفظ.



• الوصف: أدخل شرحًا مختصرًا يوضّح سبب المصروف أو محتواه، مثل "أدوات مكتبية للموظفين".



إذا كنت بحاجة إلى تحميل نسخة، اضغط على زر تنزيل PDF سند صرف لتنزيل مستند المصروف على جهازك.

ثم بعد إدخال جميع البيانات، اضغط على زر "حفظ".



تعبئة معلومات المصروف تلقائيًا من الإيصال المرفق

لتوفير الوقت وتقليل الإدخال اليدوي، يمكنك رفع إيصال المصروف ليقوم النظام بقراءة محتواه تلقائيًا وتعبئة الحقول نيابةً عنك.

لإرفاق إيصال مع المصروف، اضغط على زر "+ إرفاق إيصال"، أو اضغط على "اسحب الملف أو اضغط للتحميل" واختر ملف PDF أو صورة من جهازك/ أو من الملفات والصور التي قمت برفعها إلى النظام مسبقًا.



لاحظ تعرف النظام على البيانات الموجودة في الملف/ الصورة تلقائيًا، مثل المورد، والمرجع، والتاريخ، والعملة، والمبلغ، وبعدها عليك إدخال باقي البيانات غير الموجودة في الملف بنفسك.



قائمة المصروفات النقدية والإجراءات عليها

من خلال قائمة "المصروفات النقدية"، يمكنك مراجعة كل العمليات المسجّلة، والتحكم بها من مكان واحد. وتحتوي القائمة على أهم المعلومات مثل التاريخ، الحساب، الجهة التي تم الدفع من خلالها، المورد، والمبلغ، ومن الإجراءات المتاحة:

• البحث: اكتب كلمة مفتاحية مثل (اسم المورد، المبلغ، الرقم المرجعي) لتصفية المصروفات والعثور على ما تبحث عنه.
• التصفية: استخدم أداة التصفية لحصر النتائج حسب معايير محددة مثل التاريخ، الحساب، أو اسم المورد، مبلغ المصروف مما يساعد على تصنيف المصروفات.
• الترتيب: يمكنك ترتيب المصروفات من حيث الأقدم أو الأحدث حسب أي عمود، مثل التاريخ، أو المبلغ، لتنظيم العرض بحسب الأولوية المرادة.
• الاستيراد: اضغط على "الاستيراد" لتحميل ملف يحتوي على مجموعة من المصروفات دفعة واحدة، بدلًا من إدخالها يدويًا.
• التصدير: اضغط على "التصدير" لتنزيل بيانات المصروفات الحالية كملف pdf أو إكسيل.
• الورقة / الجدول: لاختيار طريقة عرض البيانات حسب تفضيلك.



عرض تفاصيل المصروف وتحريره أو حذفه

من خلال عرض المصروفات بطريقة عرض "الجدول" اضغط على المصروف المراد.



تظهر لك تفاصيل المصروف، ويمكنك تعديل الحقل المراد ثم الحفظ أو حذفه بالضغط على زر حذف.



حذف أكثر من مصروف معًا: يمكنك اختيار أكثر من مصروف من خلال تفعيل الصندوق إلى جوار المصروف، ثم الضغط على زر حذف لحذفهم بشكل جماعي.



لإضافة تعليق على أحد المصروفات، تأكد من عرض المصروفات بطريقة عرض "الورقة"، ثم اضغط على أيقونة المربع إلى جوار المصروف.



اكتب التعليق ثم اضغط على زر تعليق.

ويمكنك إعادة عرض التعليقات السابقة بالضغط على نفس الزر بجوار المصروف.



تظهر أيقونة الملف الخضراء بجوار المصروفات الناتجة عن مطالبات الموظفين وتشير إلى أن المصروف قد جاء من مطالبة مصروفات أنشأها أحد الموظفين عبر النظام، ويمكنك الانتقال إلى مطالبة الموظف بالضغط عليها.



تظهر علامة تسوية ✔️ بجانب المصروف الذي لم يتم ربطه بعد بحركة بنكية (مثل سحب فعلي من البنك أو دفع نقدي مسجل في كشف الحساب البنكي) ويشير ذلك إلى أن المصروف بحاجة إلى تسوية.

عند الضغط على العلامة، يتم توجيهك إلى كشف الحساب، حيث يمكنك مطابقة هذا المصروف مع الحركة المقابلة له، بهدف التأكد من أن المصروف تم دفعه فعليًا.

تُعرف هذه العملية بتسوية المصروف، وهي خطوة مهمة لضمان تطابق سجلات المصروفات مع الحسابات البنكية بدقة.