ما هي إدارة المخزون؟ وما أنواعها وتقنياتها الأساسية؟

على الرغم من أن إدارة المخزون تبدو للوهلة الأولى أمراً سهلاً وبسيطاً، إلا إنها مهمة معقدة تتطلب الكثير من التركيز والمهارات، وفي هذا المقال قمنا بشرح كل ما يلزم معرفته عنها، من التقنيات والأساليب المتبعة لإدارة المخزون إلى الأمثلة عليها، والمزيد، فتابع القراءة.

ما هي إدارة المخزون؟

تُعرف عملية إدارة المخزون بأنها تنظيم وتنسيق وترتيب المخزون ووضعه في المستودعات، بحيث تُساعد العملية على تحديد نوع البضائع المطلوبة من الموردين، وكميتها، ووقت تسليمها.

وتتضمن إدارة المخزون تتبع المنتج من لحظة الحصول عليه حتى بيعه إلى المستهلك، وخلال تلك الدورة فإن هنالك العديد من الإجراءات الإدارية التي يجب القيام بها لضمان تحقيق النجاح، ومن أهمها تحديد التقنية السليمة لإدارة المخزون بحيث تتناسب ورغبات العملاء وحاجاتهم وأنماطهم الاعتيادية..

نقاط رئيسية هامة

• يتحول المخزون إلى إيراد فقط بعد بيعه.
• يُقيد المخزون كنوع من الأصول في الميزانية العمومية قبل بيعه وتحوله إلى نقد.
• ونتيجة لذلك فإن وجود كمية كبيرة من المخزون يعد أمراً مُكلفاً يقلل من التدفق النقدي.
• معدل دوران المخزون هو أحد المقاييس الفعالة المستخدمة لإدارة المخازن، ويعني تحديد عدد المرات التي قامت الشركة خلالها ببيع واستبدال المخزون خلال فترة زمنية معينة.
• يجب على الشركات جعل مبيعاتها أكبر من مخزونها.
• يمكن أن يؤدي انخفاض معدل دوران المخزون إلى إنتاج ما يُعرف بالمخزون الراكد، أو المخزون غير المباع.

إقرأ المزيد عن عملية تقييم المخزون.

أهمية إدارة المخزون

تُعد إدارة المخزون ضروريةً جداً لضمان السلامة المالية للشركة، وذلك لأنها تضمن موازنة كمية المنتجات الموجودة في المستودعات، فلا تكون كثيرة يصعب بيعها وتخزينها ولا تكون قليلة بحيث تعجز عن تغطية حاجة السوق، كما أن إدارة المخزون تقلل من خطر النفاذ المفاجىء وكذلك نسبة الأخطاء في سجلات الشركة.

ويجب على الشركات العامة تتبع مخزونها من أجل اعتبارات الامتثال، وتوثيق الإجراءات الإدارية أيضاً.

مزايا إدارة المخزون

تُعد القدرة على تلبية طلبات الموردين وزيادة الأرباح ميزتين رئيسيتين لإدارة المخزون، إلى جانب توفير المال. ويساعد فهمك لمحتويات المستودع على إدارة المخزون بشكل أفضل، بحيث ستعرف كم تملك من البضائع، وما قيمتها، وأين يتم تخزينها، وبالتالي ستتجنب تكديس البضائع وتقليل كميتها وهو ما يُقلل من النفقات بالطبع، كما يُمكِنك ذلك من الاحتفاظ بمخزون أقل في كل موقع بحيث تستطيع سحب البضائع من أي مكان تريده لتلبية الطلبات.

• يعزز التدفق النقدي: تضمن الإدارة الفعالة للمخزون تدفق المال في الشركة بشكلٍ دائم، حيث يتم إنفاقه على المخزون الذي يشتريه العملاء.
• إرضاء العملاء: ضمان حصول العملاء على المنتجات التي يرغبون فيها على الفور هو أحد الطرق لكسب إخلاصهم.

تحديات إدارة المخزون

على الجانب الآخر فإن هناك عدداً من التحديات التي تواجه عملية إدارة المخزون وأهمها: وجود الكثير من المخزون، أو عدم وجود مخزون كافٍ، أو عدم معرفة البضائع الموجودة في المخزون ومكان وضعها، بينما تشمل التحديات الأخرى ما يلي:

• الحصول على معلومات دقيقة عن المخزون: بدون معرفة معلومات دقيقة عن البضائع، فلن تستطيع تحديد الوقت المناسب لإعادة شراء المزيد منها وتعويض ما تم بيعه.
• العمليات والأساليب غير الفعالة: الإجراءات التقليدية القديمة أو اليدوية يمكن أن تبطئ عملية إدارة المخزون وتجعلها أكثر عرضة للخطأ.
• تغير طلبات العملاء وتوجهاتهم: وهو أمر طبيعي ودائم الحدوث، فإن لم تكن قادراً على مواكبة تفضيلات العملاء وتحديد اتجاه السوق كيف ستستطيع تحديد متى ولماذا تتغير رغباتهم.
• عدم استغلال المستودعات بشكل جيد: وهو ما يضيع الكثير من الوقت والجهد.

المستودع والمخزون

يُعد كلٍ من المصطلحين "المستودع والمخزون" مرادفاً للآخر في الكثير من الحالات على الرغم من وجود فروقٍ بينهما، إلا أن المستودع هو اللفظ الدارج والأكثر استخداماً من قِبل محلات ومتاجر البيع بالتجزئة لوصف العديد من السلع مثل الملابس والأدوات المنزلية.

بينما يُعتبر لفظ المخزون مفهوماً أدق ويُشير غالباً إلى العناصر التي يتم الاحتفاظ بها للبيع لاحقاً، كالمواد الخام والأجزاء المتعلقة بالإنتاج.

أنواع المخزون

هناك 12 نوعاً مختلفاً من المخزون، منها: المواد الخام ، ومنتجات تحت التصنيع، ومنتجات جاهزة للبيع، وفصل المخزون، ومخزون الأمان، والتعبئة والتغليف، ومخزون الخدمة، المخزون الدوري، ومخزون العبور ، والمخزون النظري، والمخزون الفائض، والصيانة والتشغيل (التي لا تُعد في الكثير من الأحيان نوعاً من أنواع المخزون).

عملية إدارة المخزون

تختلف طريقة إدارة المخزون من شركة إلى أخرى، فهناك من يبدأ بتحضير المنتجات عند الطلب ومن ثم إرساله إلى المورد، وهناك من يبدأ بتحضير المنتجات بناءً على توقعاته المسبقة لحركة السوق فيسارع بتحضير المواد الخام والمكونات الضرورية ليكون جاهزاً.

ولعل ذلك ما يُبين أهمية تحليل أنماط المبيعات وتفضيلات المستهلكين ورغباتهم في إدارة المخزون وضمان سير العملية بالشكل الأمثل، إذ إننا لا نبالغ بالقول بأنها واحدةٌ من أهم العمليات التي يجب على الشركة الالتزام بها فهي تهدف إلى معرفة الوقت المناسب لشراء وإنتاج البضاعة الجديدة، والكمية المناسبة منها، والسعر الذي يترتب على الشركة دفعه، والفترة الأنسب للبيع كذلك.

ويتم تتبع حركة البضائع خلال عملية التصنيع بدءًا من المورد وصولاً إلى المستهلك عن طريق برامج إدارة المخزون المتقدمة مثل وافِق، بينما يتم متابعة استلام المخزون وتغليفه وتعبئته وشحنه عن طريق إدارة المخزون في المستودع.

مصطلحات وتقنيات إدارة المخزون

تستخدم العديد من الصِيغ والتحليلات والتقنيات في مختلف استراتيجيات إدارة المخزون، وتَهدف كل منها إلى زيادة الدقة والكفاءة في العمل، وتختار الشركة التقنية الأنسب لها بناءً على متطلباتها ومخزونها، فلا يُمكننا القول أن أحدها أفضل من الآخر بشكل قطعي.

وإليكَ أبرز التقنيات والاستراتيجيات المُتبعة في إدارة المخزون:

• تحليل ABC (حسب الأهمية): هو تحليل يوفر آلية أو طريقة لتصنيف المنتجات داخل المخازن حسب قيمتها المادية أو حسب فئتها.
• الشحن عبر طرف ثالث: يتلقى التاجر طلباته في هذه الطريقة بشكلٍ مباشر من المورد.
• تتبع الدُفعات: تجمع هذه التقنية البضائع المتماثلة لتتبع تواريخ انتهاء صلاحيتها وتحديد المنتجات التالفة.
• البضائع السائبة: وتعني البضائع التي يقوم الموردون بتحميلها مباشرة على الشاحنات أو السفن قبل أن تجهز، وغالباً ما تكون كميتها كبيرة لتوفير طلبات المورد.
• الإرساء المتقاطع: تتضمن هذه التقنية توزيع البضائع من المورد إلى العملاء بشكل مباشر، وذلك مع وقت تخزين هامشي قصير أو بدون أي تخزين على الإطلاق.
• الوارد أولاً يصرف أولاً: وتُشير إلى التخلص من المخزون الأقدم أولاً، وهي أكثر شيوعاً من الطريقة التالية.
• الوارد أولاً يصرف أخيراً: وتُشير إلى التخلص من المخزون الأحدث، بسبب ارتفاع الأسعار مما يعني أن المخزون الذي تم الحصول عليه مؤخراً هو الأكثر تكلفة وبالتالي يجب بيعه أولاً.
• كمية الطلب الاقتصادية: تحدد هذه الطريقة الكمية الدقيقة للمخزون التي يجب أن تطلبها الشركة، مع أخذ معدل الطلب والتكلفة بعين الاعتبار.
• نظام الجرد في الوقت المناسب: تَستخدم الشركات هذه التقنية للحفاظ على مستويات طلبات المواد الخام من الموردين بما يتناسب وجدول الإنتاج لتقليل الهدر والتكاليف.
• التصنيع المرن: تُركز هذه الطريقة على الحد من الهدر في عملية الإنتاج، عن طريق إزالة أو التخلص تماماً من كل شيء لا يضيف قيمة للإنتاج.
• نقطة إعادة الطلب: تستخدم الشركات هذه الطريقة لتحديد الحد الأدنى من المخزون الذي يجب أن يكون متوافراً قبل طلب غيره.
• تخطيط الاحتياجات المادية: يُستخدم هذا النظام لإدارة تخطيط التصنيع والجدولة وإدارة المخزون من أجل تعزيز الكفاءة.
• شحنة برسم البيع: وتعني عملية تسليم البضائع من المرسل إلى طرف ثاني، ليقوم ببيعها مقابل حصوله على نسبة من الإيراد يحصل عليها عند البيع، وتبقى ملكيتها للطرف الأول إلى أن تتم عملية البيع.
• الحد الأدنى من الكمية: وتعني أقل كمية يسعى المزود لبيعها من منتج ما بحيث إذا قلت الكمية المطلوبة عن الحد الأدنى فلن يلبي المزود الطلب، وذلك للحفاظ على انخفاض الأسعار.
• إدارة المخزون الدائم: تتضمن هذه التقنية التتبع المستمر لمبيعات المخزون ومعدل استهلاكه.
• مخزون الأمان: هي طريقة تقوم الشركة من خلالها بالاحتفاظ بكميات إضافية من المخزون من أجل مواجهة بعض الأحداث كارتفاع أسعار المواد الخام أو ندرتها، أو ارتفاع حجم الطلب والمبيعات،
• معايير Six Sigma: هي تقنية تعتمد على البيانات والتركيز على الجودة لتقليل هدر المخزون في الشركات.
• معايير Lean Six Sigma: هي تقنية تعتمد على سرعة الإنجاز وتقليل الوقت المستهلك بين الخطوات لتقليل هدر المخزون في الشركات.

تعرف على أهم مصطلحات المحاسبة لغير المحاسبين.

ختاماً

لإدارة المخزون تأثير كبير على نجاح عملك، وخاصة إذا أحسنتَ اختيار الطريقة والتقنية التي تتناسب وطبيعة وحجم أعمالك في الشركة، كما أن عليكَ إعادة تقييم خياراتك باستمرار، إذ قد تفرض عليكَ المعطيات الجديدة تغيير التقنية المستخدمة في التعامل مع المخزون.