7 أخطاء محاسبية شائعة يقع فيها أصحاب الأعمال الصغيرة



يحاول العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة إدارة حساباتهم بمفردهم بدلاً من تعيين محاسب أو ماسك دفاتر، إلا إن قلة الخبرة قد توقعهم بالعديد من الأخطاء، التي سنتحدث عنها إلى جانب مجموعة من النصائح التي تمكننا من تجنبها.

أخطاء محاسبية شائعة يقع بها أصحاب الأعمال الصغيرة

يُمكن أن يكون لبعض الأخطاء المحاسبية البسيطة تأثير سلبي كبير على شركتك، وفيما يلي أبرز تلك الأخطاء:

المبالغة في تقدير التدفق النقدي: يُعد التدفق النقدي أحد أهم الركائز الأساسية التي يقوم عليها العمل، فهي تعكس قدرة الشركة على دفع نفقاتها ومصاريفها، إلا إن العديد من الشركات تبالغ في تقدير دخلها واحتياطاتها المالية، مما يجعل من الصعب عليها ضبط الميزانية لاحقاً، وخاصة مع زيادة الالتزامات المالية كرواتب الموظفين ومدفوعات الموردين وتمويل عمليات الاستحواذ وغيرها.

تسجيل الإيرادات بشكل غير دقيق: إذا لم تستطع قياس إيرادات شركتك بشكل صحيح، فذلك يعني أن قيمة الدخل غير صحيحة أيضاً سواء أكانت أكثر من القيمة الفعلية أو أقل منها، وسيكون لذلك أثر سلبي على حساب الرسوم الضريبية المستحقة في المستقبل.

إقرأ أيضاً: ما الفرق بين الإيرادات والدخل؟

تسجيل النفقات بشكل غير صحيح: يعد الفشل في تتبع نفقات الشركة خطأ شائعاً آخر، وستتفاجئ مع نهاية العام بارتفاع قيمة الضريبة المطلوبة بأكثر مما توقعت.

عدم دفع الفواتير في الوقت المحدد: غالباً ما يُمنح البائعون الذين يقدمون الخدمات للشركات تاريخ استحقاق يتراوح بين 30 و 60 يوماً عند إرسال الفواتير لدفع ما عليهم، إلا إن العديد من الشركات تنسى ذلك الموعد ولا تتابعه، وهو ما يؤدي إلى تراكم غرامات متأخرة وعلاقات متوترة مع الموردين والعملاء.

تولي جميع المهام المحاسبية: بينما يقوم بعض أصحاب الأعمال بالاستعانة بمصادر خارجية، فإن البعض الآخر يقومون بكل المهام والمسؤوليات المحاسبية بأنفسهم، إلا إن ذلك مؤشر سلبي على الإدارة إذ من المستحيل أن يتمتع شخص واحد بالمعرفة والخبرة الكافية للقيام بكل شيء.

وكصاحب عمل يجب أن تتابع تفاصيل العمل وأن تكون على علم ودراية بكل ما يحدث في شركتك، إذ سيُمكنك ذلك من إدارة المخاطر بشكل أفضل وتجنب التلاعب والاحتيال.

7 أخطاء محاسبية شائعة

إليكَ بعض الأخطاء المحاسبية المتكررة التي يرتكبها رواد الأعمال، إلى جانب بعض النصائح حول كيفية التعامل معها ومنع حدوثها:

1. الاستعانة بخبير مالي غير جيد

إدارة الشؤون المالية مهمة معقدة تتطلب معرفة وخبرة متخصصة، ولذلك فإن من الضروري الاستعانة بخبيرٍ ماليٍ مؤهل قادر على التعامل مع المعاملات المالية وتقليل مخاطر الأخطاء قدر الإمكان، وعلى الرغم من أن حتى الخبراء من المحاسبين قد يرتكبون بعض الأخطاء أحياناً إلا إنهم أقدر على حل المشكلات ومعالجتها بوقتٍ أسرع من صاحب الشركة وإن كان معتاداً على إجراء تلك الحسابات.

إذ يستطيع الخبير المالي تتبع النفقات وضبط دفعات الموردين وموازنة الحسابات المصرفية ومعالجة كشوف المرتبات بكفاءة وسرعة عالية، لكن احرص على توظيف الشخص المناسب.

2. إهمال تتبع نفقات الشركات

يُساعد تتبع نفقات الشركة على معرفة ما على الشركة وما لها، والموازنة بين الدخل والتكاليف، إلا إن إهمال ذلك وعدم تسجيل النفقات أولاً بأول سيجعل الشركة عرضة للخسارة المالية، وعدم القدرة على تحصيل مدفوعات الفواتير عند استحقاقها، وهو ما يؤدي إلى مشكلات حقيقية في موسم الضرائب مما يعرقل نمو العمل وتوسعه.

3. عدم الفصل بين الحسابات الشخصية والمهنية

يعتمد معظم أصحاب الأعمال حساباً مصرفياً واحداً يجمع بين الحساب المهني للشركة والحساب الشخصي، وعلى الرغم من أن ذلك يبدو منطقياً في البداية بسبب قلة التمويل، إلا أن آثاره السلبية ستظهر لاحقاً.

فوفقاً لشركة Clutch فإن 25% من أصحاب الأعمال الصغيرة ليس لديهم حساب خاص بأعمالهم، وقد يؤدي الخلط بينهما إلى مشاكل خطيرة في موسم الضرائب، إذ سيكون من الصعب تحديد النفقات الخاصة بعملك والخاصة بحياتك الشخصية، ولتجنب ذلك من المهم أن يكون لديك حساب مصرفي منفصل يمكنك بسهولة من تتبع نفقات عملك والمطالبة بجميع الخصومات التي يحق لك الحصول عليها عندما يحين وقت تقديم ضرائبك.

4. الإدارة غير الفعالة للفواتير

يُعد التدفق النقدي أمراً بالغ الأهمية بالنسبة للشركة لمواصلة العمل واستمراريته، وتُعتبر الفواتير المستحقة من البائعين والموردين مصدراً أساسياً لذلك التدفق، وعندما يتأخر دفعها تعاني الشركة من نقص في المال وبالتالي سيكون عليها العمل لوقتٍ إضافي لتغطية ذلك العجز.

بينما تساعد الإدارة الفعالة للفواتير على ضمان وصول دخلك في الوقت المحدد حتى تتمكن من استخدامه لدفع الالتزامات المالية وكشوف المرتبات وغيرها.

إقرأ أيضاً: مميزات أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة. فوائد الفوترة الإلكترونية لأصحاب الأعمال والمحاسبين.

5. عدم الاستعداد بشكل كافٍ للموسم الضريبي

إذا كنت صاحب شركة صغيرة وتريد توفير المال فإنه يُمكنكَ إعداد الإقرار الضريبي بنفسك وبالاستعانة بأحد البرامج المحاسبية المتخصصة، ولكي تكون قادراً على القيام بذلك بالشكل الصحيح يجب أن تحرص على تسجيل كافة المعاملات المالية والاحتفاظ بها طوال السنة المالية، من الإيصالات والفواتير وكشوف الحسابات المصرفية وغيرها.

فإذا لم يكن لديك جميع المعلومات الضرورية، فقد يكون من الصعب تقديم ضرائبك بدقة وفي الوقت المحدد، وقد يؤدي هذا إلى فرض عقوبات أو غرامات باهظة من الحكومة، ولتجنب هذه المشكلات استعد بشكل صحيح لموسم الضرائب عن طريق الاحتفاظ بسجلات منظمة وموثقة.

إقرأ أيضاً: ما هي أنواع الضرائب في السعودية؟

6. إساءة تصنيف الموظفين

تعتمد الشركات الصغيرة على الموظفين والمقاولين المستقلين، والعاملين لحسابهم الخاص لأوقات جزئية غالباً، وإذا أساءت الشركة تصنيف الموظفين فذلك قد يوقعها في مشاكل قانونية بسبب عدم دفع ضرائب الرواتب.

ولذلك فإن من المهم للشركات أن تصنف موظفيها بشكل صحيح من البداية، وأن تفهم التعريفات القانونية لطبيعة وظائفهم وتتأكد من تصنيفها بدقة في سجلات العمل.

7. عدم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من السجلات المالية

يُهمل الكثير من أصحاب العمل في الشركات الصغيرة تسجيل المعاملات الورقية الصغيرة، مما يجعلها تتراكم مع الوقت لدرجة تصعب معها تتبعها من الصفر، وعندما يحين موعد التدقيق الضريبي يجد صاحب الشركة نفسه في موقف لا يحسد عليه.

ومع انتشار الوسائل والتقنيات التكنولوجية فإن معظم الشركات أصبحت تتجه للاحتفاظ بنسخٍ احتياطية لسجلاتها المالية على البرامج والتطبيقات السحابية، إلا إن من المهم الاحتفاظ بكافة الأوراق لمدة لا تقل عن 7 سنوات على الأقل.

وإليكَ أهم السجلات المالية التي يجب الاحتفاظ بها لمدة 7 سنوات على الأقل:

• استرداد ضرائب العمل
• السجلات الضريبية لكشوف المرتبات
• بيانات الموظفين المحدثة
• سجلات ملكية الشركة
• السجلات المالية
• معلومات حول العمليات التشغيلية في الشركة

إقرأ أيضاً: 8 خطوات لإنشاء ميزانية للشركات الصغيرة.

ختاماً

كما ترى فإن هناك العديد من الأمور التي يجب أن يراعيها أصحاب الأعمال والمشاريع الصغيرة لتجنب الوقوع في المشكلات المالية، كما أن استخدام البرامج والتطبيقات المتقدمة قد يساعد بقوة على ضبط أمورك المالية وإدارتها بصورة أفضل.