كيفية تسجيل دَفعة مُقدمة للعميل

آخر تحديث الأحد، ٧ ديسمبر ٢٠٢٥

﻿
تُستخدم الدفعة المقدمة عندما يستلم نشاطك التجاري مبلغًا من العميل قبل تقديم الخدمة أو تسليم المنتج، وهي ممارسة شائعة في كثير من القطاعات مثل التصميم، والمقاولات، والاستشارات، وتخضع أحيانًا لمتطلبات محاسبية وضريبية خاصة.
نستعرض في هذا الدليل كيفية تسجيل الدفعة المقدمة، والسيناريوهات المتعلقة بها بالخطوات.
تسجيل دفعة مقدمة من العميل عبر سند قبضعند استلام دفعة من العميل قبل إصدار فاتورة، نستخدم "سند قبض" لتوثيق العملية.
لتسجيل دفعة مقدمة اضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم اضغط على سندات العملاء، واضغط على السهم بجوار زر تسجيل سند قبض واختر دفعة فواتير / دفعة مقدمة من القائمة المنسدلة.
﻿
يظهر لك نموذج سند قبض جديد، أدخل بياناته كالتالي:
العميل: اختر اسم العميل
تم الدفع من خلال: حدّد الحساب البنكي أو الخزنة التيم تم الدفع إليها
المبلغ المستلم: قيمة الدفعة (مثلًا: 1,000)
التاريخ: تاريخ استلام الدفعة
نوع الدفعة: تأكد من اختيار دفعة مقدمة
بعد الإنتهاء اضغط على زر حفظ. ليقوم وافِق تلقائيًا بإنشاء إشعار دائن مرتبط بهذه الدفعة، نستخدمه لاحقًا لتسوية فواتير العميل.
عندما تقوم بإنشاء سند قبض دفعة مُقدمة، يقوم وافِق تلقائياً بإنشاء إشعار دائن للعميل والذي ستتمكن من تطبيقه في المستقبل على فواتير العملاء القادمة.
عندما تقوم بإنشاء سند قبض دفعة مُقدمة، يقوم وافِق تلقائياً بإنشاء إشعار دائن للعميل والذي ستتمكن من تطبيقه في المستقبل على فواتير العملاء القادمة.
﻿
تطبيق الدفعة المقدمة على فاتورة بيعلدفع الفاتورة عن طريق الإشعار الدائن الناتج عن الدفعة المقدمة؛ اضغط على المبيعات بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على فواتير بيع، وتأكد أن تعرضها بطريقة عرض الجدول، واضغط على الفاتورة المراد دفعها، مع ضرورة أن تكون الفاتورة لنفس العميل.
ومن شاشة الفاتورة اضغط على دفع بإشعار دائن.
﻿
لتظهر لك شاشة عائمة بها تفاصيل الرصيد المتاح.
تأكد من صحة المبلغ المطلوب خصمه من الإشعار لدفع الفاتورة جزئيًا أو كليًا، (مثلاً: 500)
ثم اضغط على زر تطبيق.
ليتم تطبيق الإشعار مباشرة على الفاتورة.
﻿
ليُحدث النظام حالة الفاتورة والمبالغ المتبقية تلقائيًا.
﻿
تسجيل دفعة مقدمة من خلال فاتورة نقدية (عند تضمينها الضريبة)في بعض الحالات، تحتاج الشركات لإصدار فاتورة رسمية بدلاً من سند القبض عند استلام دفعة مقدمة، خاصة إذا كانت هناك متطلبات ضريبية مثل:
رغبة العميل في الحصول على فاتورة ضريبية بالمبلغ المدفوع مقدمًا.
أو إلزام قانوني بإصدار فاتورة عند تحصيل أي مبالغ حتى قبل تقديم الخدمة.
في هذه الحالة، نُسجل دفعة العميل من خلال فاتورة مبيعات، نربط بها البند بحساب خاص اسمه الدفعات المقدمة للعملاء.
الخطوة الأولى: التأكد من وجود حساب الدفعات المقدمةقبل تسجيل الفاتورة، تأكد أن لديك حسابًا في شجرة الحسابات باسم الدفعات المقدمة للعملاء، ويكون ضمن الالتزامات.
للتحقق من ذلك:
اضغط على  للمحاسب بالقائمة الرئيسية، ثم اضغط على شجرة الحسابات.
تحت قسم "الالتزامات"، ابحث عن حساب باسم الدفعات المقدمة للعملاء.
تأكد أن الحساب موجود وجاهز للاستخدام.
إذا لم يكن الحساب موجودًا، يمكنك إضافته بالضغط على زر أضف + إلى جوار الالتزامات المتداولة، واختيار إضافة حساب فرعي.
للمزيد عن كيفية إضافة الحساب الفرعي، راجع هذا الدليل.
﻿
الخطوة الثانية: إنشاء فاتورة نقدية للدفعة المقدمةلتسجيل الفاتورة النقدية التي توثق استلام الدفعة مع احتساب ضريبة القيمة المضافة عليها.
اضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم اختر فواتير نقدية، ثم اضغط على زر إنشاء.
﻿
لتظهر لك فاتورة نقدية جديدة، أدخل بياناتها كالتالي:
تم الدفع من خلال: حدّد الحساب البنكي أو الخزنة التي تم استلام الدفعة عبرها.
العميل: اختر العميل الذي سدد الدفعة.
التاريخ: أدخل تاريخ الفاتورة.
الوصف: مثال: دفعة مقدمة.
الحساب: اختر حساب "الدفعات المقدمة للعملاء".
الكمية: إن ارتبطت الدفعة بمنتج معين وأردت تحديد كميته أدخلها هنا، أو اتركها بـ 1.
السعر: أدخل مبلغ الدفعة.
الضريبة: اختر نسبة الضريبة.
السعر خال/ شامل للضريبة: اضغط عليها لتحديد إذا ما كانت الضريبة متضمنة ضمن مبلغ الفاتورة أم لا.
بعد إدخال جميع البيانات، اضغط على زر اعتماد في أعلى الشاشة لحفظ الفاتورة واعتمادها.
﻿
عكس الدفعة المقدمة في فاتورة البيع النهائية لتسوية المبلغ المستحقبعد تقديم الخدمة أو تسليم المنتج، نحتاج إلى إصدار فاتورة البيع النهائية التي تعكس القيمة الكاملة للمنتج أو الخدمة، مع الانتباه إلى أن العميل قد دفع جزءًا من المبلغ على شكل دفعة مقدمة، مما يعني وجوب خصم هذه الدفعة من الفاتورة النهائية لكي يظهر فقط المبلغ المتبقي المستحق على العميل.
اضغط على المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم اختر فواتير بيع، ثم اضغط على زر إنشاء.
﻿
نُدرج في الفاتورة البندين التاليين :
البند الأول يمثل قيمة الخدمة أو المنتج ويُربط بحساب "المبيعات".
البند الثاني بقيمة سالبة ويُربط بحساب "الدفعات المقدمة للعملاء"، كي يعكس الدفعة السابقة.
مع مراعاة احتساب الضريبة على كلا البندين.
﻿
معالجة فروقات التحصيل البنكي (رسوم التحويل)في بعض الحالات، يخصم البنك رسوم تحويل عند استلام دفعة العميل، فيظهر في كشف الحساب مبلغ أقل من المسجل في سند القبض أو الفاتورة.
لضمان دقة التسويات البنكية ومطابقة الأرصدة، يجب تسجيل هذا الفرق كرسوم مصرفية أثناء التسوية البنكية.
مثال:
مثال:
إذا كان سند القبض 1,000 ريال، ووصل منها للبنك 990 ريال، فإن الـ 10 ريال تُسجل كرسوم مصرفية.
لمعرفة كيفية تسجيل هذه الرسوم أثناء التسوية، راجع دليل: 
﻿تسجيل الرسوم المصرفية أثناء التسوية البنكية﻿