كيف تضاعف كفاءة مكتبك المحاسبي؟من وافِق نكست الرياض



في فعالية وافِق نكست التي عُقدت مؤخرًا في الرياض، اجتمع عدد من رواد المكاتب المحاسبية والمختصين الماليين في السعودية، لاستكشاف مستقبل مهنة المحاسبة في ظل التحول الرقمي السريع. قدّم الجلسة الأستاذ حسام الشهري، مدير الشركات في وافِق، الذي تناول واحدًا من أهم التحديات التي تواجه المكاتب المحاسبية اليوم:

• كيفية مضاعفة إنتاجية كل محاسب في المكتب؟
• وكيفية رفع كفاءة العمل المحاسبي ككل؟

شرح مفهوم الكفاءة المحاسبية

بدأ الشهري حديثه بتعريف مفهوم الكفاءة، موضحًا أن الوصول إلى الهدف باستخدام موارد أقل هو جوهر الكفاءة في أي عمل، لكن من منظور محاسبي، فإن الكفاءة تقاس بمدى القيمة التي يضيفها كل محاسب، أي كم عميل يخدم وكم من المهام ينجز بدقة وفي وقت قياسي. أيضًا، أشار إلى أن التحدي الأكبر الذي يواجه المكاتب اليوم ليس المال، بل الوقت والجهد، وهما الموردان اللذان يسعى وافِق إلى تحسين استخدامهما عبر الأتمتة والذكاء الاصطناعي.

شاهد الجلسة كاملة لتتعرف على كيفية مضاعفة إنتاجية كل محاسب في مكتبك:

تحدي الكفاءة

من خلال دراسات ميدانية ونقاشات مع مكاتب محاسبية في مختلف أنحاء المملكة، حدد فريق وافِق مجموعة من أبرز التحديات اليومية، منها:

• ملاحقة العملاء لجمع المستندات والفواتير.
• الإدخال اليدوي للبيانات والفواتير.
• مطابقة كشوفات البنوك يدويًا بندًا ببند.
• الأخطاء في الإقرارات الضريبية وتأخر اكتشافها.

تستهلك هذه التحديات من وقت المحاسب وجهده الكثير، وتحد من قدرته على تقديم قيمة مضافة للعملاء.

حلول وافِق: أدوات ذكية لرفع الكفاءة المحاسبية وتمكين المحاسب

خلال الجلسة تم استعراض مجموعة من الأدوات الذكية التي طوّرتها منصة وافِق خصيصًا للمكاتب المحاسبية، بهدف تسهيل العمل اليومي ورفع مستوى الكفاءة التشغيلية وتقليل الأخطاء:

كل أداة صُممت لحل تحدٍ واقعي يواجه المحاسب يوميًا في مكتبه:

1. صندوق البريد الوارد أداة مخصصة لجمع المستندات من العملاء في مكان واحد ومنظَّم بدلا من ملاحقة المستندات وتشتتها عبر البريد أو الواتساب، مما يحافظ على التنظيم والدقة وسهولة الوصول إلى البيانات.
2. التعرّف الضوئي على المستندات (OCR) تقنية مدعومة بالذكاء الصناعي لقراءة الفواتير تلقائيًا واستخلاص بياناتها وإدخالها في النظام دون تدخل يدوي، ومع مرور الوقت، يتعلّم النظام من الاستخدام ليصبح أكثر دقة وسرعة في معالجة البيانات.
3. الاستيراد المجمع للبيانات (Bulk Upload) خاصية تسمح برفع عدد كبير من الفواتير دفعة واحدة، لتوفير ساعات من الإدخال اليدوي وتحقيق دقة أعلى، حيث يقوم النظام بالتعرّف عليها باستخدام الـ OCR واستخلاص البيانات تلقائيًا، مما يوفر ساعات من العمل ويقلل من احتمالية الخطأ اليدوي.
4. عرض الورقة (Sheet View) تجربة عمل مشابهة لبرنامج Excel، تتيح للمحاسب التعديل والنسخ والتحليل بسهولة داخل النظام نفسه. يمكن التعديل والنسخ واللصق، وإجراء الحسابات بسهولة، مع الحفاظ على دقة البيانات وسرعتها، وبهذا، يحصل المحاسب على تجربة مألوفة وسلسة دون الحاجة إلى التبديل بين البرامج.
5. رفع كشف الحساب البنكي خاصية مطابقة تلقائية للمعاملات البنكية من خلال رفع كشف الحساب، مما يوفر وقت التسوية الشهرية. يتعرف النظام تلقائيًا على الحركات البنكية ويطابق البنود المسجلة، ويضيف البنود غير الموجودة فورًا. بهذه الطريقة، يمكن تسوية عشرات العمليات خلال دقائق بدل ساعات.
6. قائمة المراجعة الضريبية والتقارير أداة ذكية تكتشف الأخطاء في الإقرار الضريبي قبل تقديمه، من خلال تحليل بيانات الإقرار قبل رفعه وتعرض الأخطاء المكتشفة مع تصنيفها بحسب تنبيهات بسيطة أو أخطاء حرجة تحتاج تدخلاً مباشرًا، مما يضمن دقة الالتزام الضريبي وتقليل المخاطر.
7. الاختصارات الذكية (Shortcuts) إمكانية الوصول السريع لأي تقرير أو صفحة في النظام عبر أمر بسيط، مثل "Ctrl + B" خلال ثواني، لتوفير الوقت أثناء العمل مما يسهل على المحاسب العمل أثناء الاجتماعات أو المكالمات مع العملاء.
8. التقارير المالية الموحدة ميزة تتيح جمع بيانات عدة منشآت تابعة لعميل واحد في تقرير موحد، لتقديم رؤية شاملة عن الأداء المالي. تتيح خاصية التقارير المالية الموحدة في وافِق إنشاء تقرير واحد يدمج جميع الشركات المرتبطة بالعميل، سواء تقرير دخل أو مركز مالي، لتقديم نظرة دقيقة وشاملة في ثواني دون دمج يدوي مرهق.
9. إدارة عدة عملاء في الوقت نفسه خاصية تتيح العمل على حسابات أكثر من عميل دون تعارض أو تحديث تلقائي، عن طريق فتح عدة تبويبات في الوقت نفسه بشكل مستقل تمامًا دون أي تعارض، مما يسهل إدارة المهام المتزامنة.

رؤية وافِق: نمو مشترك

تقدّم شركة وافِق رؤية واضحة تهدف إلى أن تنمو المكاتب المحاسبية معها، لا من خلالها فقط. لا تسعى منصة وافِق المحاسبية لتقديم أدوات فحسب، بل لبناء شراكة طويلة الأمد مع كل مكتب محاسبي، ليصبح النظام ركيزة في رحلته نحو الكفاءة والنمو.

يختتم الشهري حديثه بدعوة كل مكتب محاسبي إلى:

• استخدام ميزات وافِق المتقدمة في أتمتة المهام اليومية.
• تدريب الفرق المحاسبية على الاستفادة الكاملة من الأدوات الذكية.
• التواصل مع مديري الحسابات في وافِق الذين يقدمون دعمًا مباشرًا ومخصصًا لكل مكتب.