التعرف الضوئي التلقائي في وافِق - OCR الحل الذكي لتسجيل الفواتير والمصروفات



يظل إدخال بيانات الفواتير والمصروفات يدويًا واحدًا من أكثر المهام استهلاكًا للوقت داخل أي فريق مالي. بين مراجعة المستندات ونقل الأرقام وتصحيح الأخطاء، تضيع ساعات يمكن استثمارها في عمل أكثر قيمة.

في هذا المقال، نوضح كيف تُغيّر تقنية التعرف الضوئي التلقائي في وافِق هذه المعادلة بالكامل. ستتعرّف على كيفية قراءة المستندات تلقائيًا، وإنشاء مسودات جاهزة للمراجعة، والتعامل مع الفواتير الفردية أو المجمّعة بثقة وسرعة، مع تحكم كامل قبل الترحيل.

ما هي ميزة OCR في وافِق؟ وكيف تعمل فعليًا؟

ببساطة، صُممت ميزة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في وافِق لحل مشكلة محاسبية محددة، وهي؛ إدخال البيانات اليدوي من الفواتير والمستندات المالية.

بدلًا من إدخال بيانات الفاتورة سطرًا بسطر، يقوم OCR في وافِق بقراءة المستندات المالية واستخراج البيانات الأساسية وتحويلها إلى مسودات قيود محاسبية داخل النظام.

عمليًا، تسير العملية كالتالي:

• رفع مستند واحد أو عدة مستندات دفعة واحدة.
• استخراج البيانات تلقائيًا من كل مستند بمساعدة الذكاء الاصطناعي.
• إنشاء مسودة قيد منفصلة لكل فاتورة.
• مراجعة المسودات واعتمادها قبل الترحيل.

وعلى عكس أدوات OCR العامة، فإن OCR في وافِق مُهيأ للمحاسب، حيث يفهم طبيعة المستندات المالية ويربط البيانات مباشرة بالحقول الصحيحة، مع بقاء قرار الترحيل النهائي بيد المستخدم.

OCR في وافِق مقارنة بالإدخال اليدوي: ما الذي يتغير؟

في المحاسبة، لا تقتصر تكلفة الإدخال اليدوي على الوقت فقط، بل تشمل أيضًا؛ التركيز والدقة، وسير العمل بالكامل. في الإدخال اليدوي، يتم رفع المستندات واحدة تلو الأخرى وإدخال كل البيانات يدويًا مع مراجعة مستمرة والتنقل المستمر بين الفاتورة والنظام، أما مع المسح التلقائي للبيانات (OCR) في وافِق، فيتغير سير العمل بالكامل؛ من الإدخال إلى المراجعة.

ما أنواع المستندات التي يدعمها تقنية التعرف الضوئي ـ OCR في وافِق؟

ميزة OCR في وافِق ليست مخصصة لأي مستند بشكل عام، بل صُممت خصيصًا للمستندات التي يتعامل معها المحاسبون يوميًا، وهذا التخصص هو ما يجعلها أكثر دقة وأسهل في الاستخدام، يدعم OCR في وافِق معالجة:

• فواتير المشتريات من الموردين.
• إيصالات المصروفات (سفر، وجبات، اشتراكات، خدمات)
• فواتير الخدمات والمطالبات المالية.
• الفواتير الضريبية المتوافقة مع ضريبة القيمة المضافة.
• ملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا.

كما تمتد نفس الإمكانيات إلى الملفات المالية المنظمة مثل:

• كشوفات الحساب البنكي.
• ملفات CSV.
• ملفات Excel.

نظرًا لأن هذه المستندات تتبع أنماطًا محاسبية واضحة؛ مثل الإجماليات والضرائب، وبيانات المورد— يقوم تقنية التعرف الضوئي (OCR) في وافِق المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتقاط البيانات بالتعرف التلقائي على الأعمدة المهمة، واقتراح ربط الحقول والتحقق من البيانات قبل الاستيراد.

وتزداد أهمية هذه الميزة في الشركات التي تتعامل مع:

• موردين متعددين.
• تنسيقات فواتير مختلفة.
• لغات وتصاميم متنوعة.

بدل أن يضطر المحاسب للتأقلم مع كل مستند، يتأقلم وافِق مع المستندات نفسها. والنتيجة؟ معالجة أسرع وتدخل يدوي أقل، وتجربة أكثر سلاسة في إدارة المستندات.

كيفية استخدام OCR في وافق لتسجيل المصروفات وإنشاء الفواتير؟

إحدى أكثر استخدامات OCR في وافِق عمليةً هي تسجيل المصروفات اليومية وإنشاء فواتير الشراء دون إدخال يدوي مرهق. كل ما عليك فعله هو رفع المستند، ووافِق يتولى الباقي.

تعبئة بيانات المصروف تلقائيًا من الإيصال

عند تسجيل مصروف نقدي أو باستخدام البطاقة، يمكنك إرفاق الإيصال ليقوم OCR في وافِق بتعبئة البيانات تلقائيًا. طريقة الاستخدام كالتالي:

1. اضغط على + إرفاق إيصالات أو اسحب الملف أو اضغط للتحميل.
2. اختر ملف PDF أو صورة من جهازك، أو من الملفات التي سبق رفعها.



3. يقوم OCR باستخراج البيانات الأساسية مثل:

• اسم التاجر
• المرجع
• التاريخ
• العملة
• المبلغ

بعد ذلك، يمكنك إكمال أي حقول لم يتم التعرف عليها تلقائيًا.



تعبئة بيانات الفواتير تلقائيًا باستخدام OCR

يساعدك OCR في وافِق أيضًا عند إنشاء فواتير الشراء، ويمكن استخدامه بطريقتين:

1. تعبئة فاتورة واحدة تلقائيًا

لإنشاء فاتورة واحدة:

1. انتقل إلى قائمة فواتير المشتريات.
2. اضغط على إنشاء فاتورة مشتريات.
3. اختر ملف الفاتورة.



أو إذا كنت قد بدأت بإدخال الفاتورة يدويًا: أرفق المستند عبر + المرفقات أو اسحب الملف مباشرة.



سيقوم النظام باستخراج البيانات مثل:

• اسم المورد
• رقم الفاتورة
• التاريخ
• العملة
• المبلغ



ثم تقوم بمراجعة البيانات واستكمال أي معلومات ناقصة.

2. تعبئة عدة فواتير دفعة واحدة (تحميل مُجمع)

عند التعامل مع عدد كبير من الفواتير، توفر ميزة التحميل المُجمع وقتًا كبيرًا. الخطوات:

1. انتقل إلى قسم فواتير المشتريات من القائمة الرئيسية.
2. اضغط على إنشاء فاتورة مشتريات.
3. افتح المجلد الذي يحتوي على ملفات الفواتير.
4. حدد عدة ملفات واسحبها إلى النظام دُفعة واحدة.





5. تتم معالجة كل فاتورة بشكل مستقل وإنشاء سجل منفصل لها.



بعد ذلك يمكنك:

• معاينة الفاتورة وتعديلها من خلال الضغط على عرض الفاتورة.
• أو مراجعتها لاحقًا ضمن سير العمل المعتاد.

لماذا تُعد ميزة OCR في وافِق مهمة لفرق المالية؟

قد تبدو ميزة OCR وكأنها أداة أتمتة بسيطة، لكن تأثيرها الحقيقي يظهر في طريقة عمل فرق المالية يوميًا. عندما يتم إدخال المصروفات والفواتير تلقائيًا، يتوقف الفريق عن العمل في وضع “اللحاق بالوقت” فيقل الوقت الضائع في الإدخال والتصحيح، ويزداد التركيز على المراجعة والاعتماد وتحليل الأرقام.

المقارنة التالية توضح الفرق العملي بين الإدخال اليدوي وبين OCR وافِق في العمل اليومي:



يقوم المسح الضوئي - OCR في وافِق بالاستخراج والتجهيز أولًا، ثم يعود القرار النهائي للمحاسب، حيث يصبح هذا التوازن بالغ الأهمية خلال فترات الضغط مثل إقفال نهاية الشهر أو إعداد الإقرارات الضريبية. وأيضًا يظهر تأثيره بوضوح في ثلاث نقاط رئيسية:

1. تسريع العمليات اليومية رفع الفواتير دفعة واحدة وإنشاء مسودات تلقائية يقلل وقت المعالجة بشكل كبير، خاصة في فترات الضغط.
2. تقليل الأخطاء وتحسين الاتساق الاستخراج التلقائي للبيانات يقلل الأخطاء الشائعة مثل الأخطاء الإملائية أو القيم الناقصة قبل بدء المراجعة.
3. تحكم أفضل دون تعطيل العمل لا يقوم OCR في وافِق بالترحيل التلقائي دون مراجعة، لكن تبقى جميع القيود كمسودات حتى يتم اعتمادها، مما يحافظ على الدقة والامتثال.

لا تهدف ميزة OCR في وافِق إلى استبدال المحاسبين، بل إلى التخلص من أكثر المهام استهلاكًا للوقت من عملهم اليومي. من خلال تحويل الإيصالات والفواتير إلى قيود منظمة وجاهزة للمراجعة، تساعد وافِق فرق المالية على العمل بسرعة أكبر دون التفريط في الدقة أو التحكم. يتم إدخال البيانات تلقائيًا، ومراجعتها بوعي، وترحيلها بثقة.

إذا كان فريقك لا يزال يقضي ساعات في إدخال البيانات يدويًا، فإنه الوقت المناسب لطريقة أذكى للعمل.